RFID技术在高校实验设备资产管理中的应用

2013-08-02王声革郭建宏

实验技术与管理 2013年1期

王声革，郭建宏

（1.泉州师范学院资产管理处，福建泉州 362000；2.泉州师范学院陈守仁工商信息学院，福建泉州 362000）

近年来，我国高等教育事业迅猛发展，高校招生规模迅速扩大，教学模式由“精英教育”向“大众化教育”转变，人才培养目标更加重视应用型人才和创新人才的培养。创新来源于实验和实践，而实验需要以实验室的教学科研仪器为基础。各高校投入大量经费购置教学科研仪器设备，使得设备资产的种类、数量大幅增加，质量水平得到迅速提高。管理好实验室的教学科研仪器设备固定资产并使其发挥最大效益，是各高校资产管理工作的重要任务[1]。加强仪器设备生命周期的管理，可以提高使用效率和设备完好率。本文根据实验设备固定资产管理的实际需要，提出引入RFID技术，实现固定资产信息化管理的思路。

1 高校实验室设备固定资产管理现状

实验室仪器设备固定资产具有专业性强、技术含量高、价格昂贵、使用年限长、分散存放在多个实验室而难以管理等特点。每台套仪器设备购置后建账入库，就形成一个唯一的资产编号，这个编号相当于资产的“身份证”号。很多高校是采用粘贴纸制条形码标签和制作卡片的方式对实验室教学科研仪器设备固定资产进行管理，这种管理方式效率很低。尽管有资料显示，很多高校都在探索尝试采用新的资产信息管理手段，但效果都不理想，仍存在一些问题。

1.1 实验设备固定资产日常管理效率低

高校实验教学科研设备固定资产管理普遍存在“重购买、轻使用”或“重使用、轻管理”的现象。日常管理主要是资产设备的验收入库、建账管理、调剂调拨和报废处置等，这些工作都要根据相关的规定进行。目前这些工作仍然存在手工填写表格和逐级审批签字等传统的手工作业方式，这种数据处理方式已难以适应资产管理快速、准确的要求，并且管理人员的工作量较大，浪费人力资源，严重影响设备管理部门工作效率的提升。各学校虽然也进行计算机管理，但往往局限于资产信息的电子化，实现信息的存储和查询功能，管理的内容和手段不能适应现代化管理的需求，缺乏强大的分析功能及提供决策依据的数据统计系统，无法实现信息共享。

1.2 固定资产清查工作难度大

高校实验教学科研设备固定资产清查工作是复杂的管理工程的一部分，每学年都要开展资产清查工作，摸清固定资产的存量与使用情况，提高资产的使用效率，以加强资产和预算管理，确保固定资产的安全、完整、保值、增值，防止资产流失[2]，在教学科研设备等资产配置方面为学校领导的决策提供科学依据。

固定资产清查的做法大都是：管理部门从数据库中打印出资产账本，然后调动各部门较多的人员组成多个清查小组，在全校范围内开展账对物、物对账的工作，然后将账物核对情况进行汇总。资产清查时，需要花费大量的时间对设备的资产编号、设备型号规格等项目逐一进行人工查找、核对。这种固定资产清查过程繁琐、需要细致工作，既耗用较长的时间，花费较多的人力、物力和财力，又难以保证账、物相符，清查工作往往会出现重查、错查、漏查的问题，或出现前清后乱的现象，给资产清查工作增加了难度，难以提高实验教学科研设备固定资产清查工作的效率。

1.3 设备固定资产的调剂和变动难以监控

高校专业实验室较多，为适应实验教学和科研的需要，往往需要进行实验室的重组和整合。不同实验室对仪器设备档次的要求不同：有些实验室仪器设备在各专业之间可以互相通用，可以进行调剂使用；但有些实验室为了做大、做强，当实验设备不能满足实验要求时就需要更新，而一些被替换下来的实验设备对其他实验室来说仍可使用并且是急需的。但由于传统管理习惯的影响和条块分割、部门所有的管理体制和复杂的操作程序，实验室不愿意将已拥有的仪器设备调剂给其他实验室，造成这些并不算落后、仍可继续使用的仪器设备闲置或半闲置，造成资源的浪费。

另一种情况是实验室自行调剂或经过设备管理部门的协调进行了调剂，但没有及时办理固定资产转移手续，一旦资产使用单位变更，必然导致固定资产账与实物不符的现象。如果发生机构调整、管理人员岗位调整、实验室整合或拆分并随之出现实验设备调整和流动的情况，而没有及时办理移交手续和有关账务处理，时间久了就会造成账－物管理的混乱，甚至造成资产闲置或丢失，难以做到账－物、账－账相符的管理目标。

1.4 公用教室设备存在丢失的现象

高校公用教室多，几乎每幢教学楼都有分布。公用多媒体教室安装有投影机、展示台、电脑等现代教学设备，这些设备具有体积小、重量轻、便于携带、适用生活等特点。由于多媒体教室分散、专职管理人员少并且缺少安全防范等监控手段，加上人员流动性强的原因，难以避免电脑、投影机等设备的丢失。这说明在多媒教室仪器设备的管理和使用过程中，存在着管理的问题，亟待从管理的技术手段上予以解决。

2 RFID系统构成与工作原理

无线射频识别（radio frequency identification，RFID）是一种非接触式的自动识别技术，该技术起源于第二次世界大战，最早用于使用射频电波识别敌机和友机[3]。RFID是由电子标签、阅读器、天线和终端数据处理系统组成。

（1）电子标签。电子标签也称射频卡，由电子耦合元件及电子芯片组成，标签分为有源和无源2类，能完成与主系统中的射频天线间的数据交换，在实验设备资产管理系统中，可写入或修改资产的信息。

（2）阅读器。阅读器是RFID系统的主要组成部分，分为Reader（只读）和Interrogator（能读能写），主要通过射频天线实现应用系统与电子标签的数据交换，完成电子标签的信息录入与修改。

（3）天线。即射频天线，集成于电子标签和阅读器中，主要在电子标签和阅读器间发射射频信号来完成信息交换。

（4）终端数据处理系统。即计算机处理系统，通过编程实现对固定资产实行全程管理，对资产管理常规工作进行实时监控和记录。

RFID系统的基本工作原理是：阅读器接收计算机处理系统的指令后，按照通信协议，通过天线发出的射频信号，电子标签进入天线工作区域后，凭借感应电流所获得的能量通过标签内置的天线发送出存储在芯片中的信息，阅读器接受电子标签发出的信息并进行解码后，送到终端处理系统进行相关数据的分析处理（见图1）。

RFID系统利用无线射频方式进行非接触式双向通信交换数据，自动识别目标对象并获取标签储存的相关数据，达到自动识别目标的目的。RFID技术无需人工干预，可同时识别多个标签，可以识别运动标签，而且具有使用寿命长、读取距离远、标签上的数据可以加密、存储信息可以随意修改、可以在恶劣环境下工作等优点[4]，突出优点是具有防水、防磁、耐高温、环境适应性强、可穿透非金属材料、储存大量数据、有较强的抗干扰能力[5]。随着RFID技术的不断发展和完善，使用该技术可大幅度提高管理效率、降低成本，被广泛应用于商品防伪、商品零售、高速智能收费、国防军事、电子门票、物流控制系统、定位系统、图书管理、大型仪器设备管理、电子护照和一卡通等领域，在生产生活中的应用范围不断扩大[6]。

图1 RFID系统工作原理示意图

3 RFID技术在设备固定资产管理中的应用

利用RFID技术、网络技术、数据库技术，构建高校教学科研设备固定资产物联网管理平台。将RFID技术应用到实验室仪器设备资产管理中，实现基于RFID技术的教学科研设备固定资产动态管理已成为可能。它将有效地提高固定资产的使用效率，给资产管理带来巨大的变革，大幅降低管理成本、提高工作效率。

3.1 使用资产电子标签可大幅提高管理效率

购置的仪器设备到货验收后，资产管理人员将仪器设备的型号、规格、单价、购买日期、设备编号、使用单位、使用地点、生产厂家、经费来源、保修期限等多种信息录入管理系统，由系统生成唯一的标志码。该标志码储存于电子标签的芯片中，电子标签被粘贴在每一台仪器设备上。当仪器设备资产因变更、借出、调剂、维修维护、报废等管理信息发生改变时，管理部门通过应用系统对阅读器发出指令，阅读器对电子标签芯片中的内容进行修改，完成仪器电子标签的更新，同时完成管理信息系统服务器的刷新，使管理系统与设备资产的状态信息相符，实现对仪器设备的动态全生命周期管理[7]。资产电子标签改变了以往采用手工建卡的管理方式，能有效保证信息的正确性和完整性，同时减轻了手工识别、填写统计的工作量，提高了工作效率[8]。

3.2 对教学科研仪器设备进行有效监管

RFID系统能对贴有电子标签的仪器设备资产进行有效监控，防止仪器设备的擅自移动和被盗。在每个教学楼的进出口安装读写器，读写器通过校园网络与设备资产管理系统建立联系。若由于管理的需要对设备资产进行移动时，管理者要在系统服务器上进行相关授权，读写器才会对变动的设备资产进行识别。若设备资产未得到授权被非法带出管理区域时会发出报警，同时读写器可将该异动的设备包括设备名称、编号、存放地点、异动的时间等信息向系统传递，如果后台服务器同资产管理人员的手机短信建立了联系，还可在第一时间向资产管理人员发送短信，做到实时报警，实现对资产的有效监控，防止资产丢失[9]。

3.3 对实验室设备的实时统计查询

设备建账并将有关信息录入系统后，与资产相关的信息存储在数据库中，管理部门可以对实验设备资产按照设备名称、型号、规格、技术指标、使用频次、维修情况、购买时间等特定条件进行查询和统计，可以对设备的库存情况、使用状态等进行实时查询，特别是在进行实验室建设规划时可以提供决策参考，避免重复购置[10]。

3.4 提高资产清查效率，避免“前清后乱”

每年对实验设备固定资产进行资产清查时，资产管理人员通过手持阅读器在一定距离内对多个相同或不同类的贴有电子标签的资产同时进行查找，可批量完成，不必移动实验设备来核对其相关信息，也不必动用大量人员、花费大量时间进行核对盘点，工作效率大幅度提高。

通过手持机，把采集到的数据传输到终端应用系统，经分析与处理后形成资产清查数据统计，对新增、调拨、闲置、报废等资产状态及盘盈、盘亏资产进行快速统计分析，形成资产盘赢、盘亏明细表。

RFID技术提高了资产清查的效率，提高了资产清查的准确性和完整性，可快速完成资产清查工作，避免长时间的资产清查及数据分析而造成“前清后乱”的现象。定期或不定期开展资产清查可成为可快速完成的日常工作内容[11－12]。

4 结束语

RFID技术是目前自动识别数据速度最快的技术之一，运用于实验室教学科研设备固定资产的管理，对设备生命周期内从采购新增入库、部门使用、调剂使用、维修维护、直至报废全过程进行动态的跟踪管理，定期和不定期地进行盘查和核查，可有效解决资产管理中出现的闲置浪费、账－物不符、资产流失等问题，能快速、准确地进行盘点操作，为高效管理提供了技术条件。使用RFID技术能明显提高工作效率，快速实现设备资产清查管理目标，使高校实验设备固定资产管理良性发展，提高资产使用效益、降低管理运营成本、减少人力资源的投入，同时为学校资产管理工作提供真实可靠的动态数据与决策依据。

但是，现阶段应用RFID技术存在使用成本高、需要与原有的资产管理系统的融合问题，随着该技术应用的普及和RFID技术的应用研究，其成本必大幅度降低，我们期待着该技术在高校实验室教学科研设备管理中得到广泛应用。

（References）

[1] 李松涛，金锐.RFID在实验室资产管理中的应用探讨[J].实验室研究与探索，2011（3）：182－184.

[2] 财政部.事业单位国有资产管理暂行办法[EB／OL].（2006－05－30）[2012－06－18].http：／／nb.mof.gov.cn／lanmudaohang／zhengcefagui／201203／t20120319＿635933.html.

[3] Finkenzeller K.射频识别（RFID）技术[M].2版.陈大才，译.北京：电子工业出版社，2001.

[4] 张于芝.无线射频识别技术及其在图书馆的应用[J].现代情报，2007（2）：183－187.

[5] 游战清，李苏剑，张益强，等.无线射频识别技术（RFID）理论与应用[M].北京：电子工业出版社，2004.

[6] 沈树群，徐大雄.射频识别的发展及应用[J].中国防伪，2001（2）：54－57.

[7] 张文丰.射频技术在高校固定资产管理中的应用[J].中国防伪报道，2008（11）：39－43.

[8] 易佑金，杨氢.基于RFID的高校固定资产管理系统探讨[J].怀化学院学报，2009，28（11）：62－65.

[9] 王秀平.基于物联网技术的校园网安防系统设计[J].实验技术与管理，2011，28（8）：103－106.

[10] 邱灼雄.高校固定资产管理信息化发展趋势研究[J].实验技术与管理，2011，28（8）：192－197.