基于ERP系统的设备核算管理模式

陈 磊 迟万军 王爱国 王 蒙

日照钢铁控股集团有限公司（下称日钢）结合ERP管理理念，对业务与财务环节进行了一体化有机衔接，开发了ERP设备核算管控业务体系，将设备管理从作业现场向上、下两个方向进行延伸，财务核算从设备立项、规划直至报废进行全程参与，实现了无缝闭环式时效系统管理。有力支持了设备管理工作，促进了企业快速发展和管理流程再造，改变了落后的核算模式，在整合企业内部资源，促使业务一体化管理等方面，也体现出非常重要的作用。不仅使设备管理在计划性、均衡性、稳定性、预见性和可控性上得到较大提高，促进了设备核算管理从粗放型向精细化方向的转变，也构建起具有日钢特色的ERP设备核算管控业务体系。

一、采购环节的ERP系统管理

1.提报程序

（1）分析车间级设备资源情况。①通过狠抓现场设备三级点检，准确和及时掌握设备运行状态；②借助ERP系统执行好IS09002标准；③根据生产现场实际状况决定是否申购设备；④为科学合理的进行计划审核，应做好计划、仓储、统计及费用管理等工作；⑤监督设备消耗的合理性。

（2）建立合理的设备申购主线。它是以部门级流程为主线，开始于提报人提报，终结于采购订单的初始化管理。工作要求包括：①各级设备主管领导和相关工程师要层层审核与把关，以保证所需设备的合理性；②制定月度计划审批流程，即ERP提报流程；③严格执行申购程序，即计划员汇总→机动科长审核→主管厂长审核→专业工程师审核（机动部）→机动部长审批→采购部门执行→工作结束。

2.设备编码和订单

根据生产需求提报的计划，需经业务主管部门及主管领导批准，采购部门才可开始设备采购业务。按照已签署的合同内容及提报计划提出编码请求，在系统中生成设备物料编码。其中，工程类合同为一次性物料编码，以区别于备件和原料，防止系统在数据核算时出现错误。在处理设备物料编码时，应先在系统中录入订单，再将合同中涉及到的设备物料按照ERP系统中采购子系统要求进行录入。在ERP系统的支持下，在订单管理方面设置了多种功能，如赋予不同管理层级不同的权限，并能执行决策权。既可满足不同层级管理人员的工作需求，又保障了订单的安全性。设备订单主要分为两类，一类是根据采购部门需求生成的自制订单。另一类是根据工程单位需求，由采购部门代录生成的代录订单。为便于内部控制与管理，满足管理层的信息多样化需求，系统具有信息追溯功能。

二、物流环节的控制管理

物流管理涉及的内容主要是：①物流活动各环节的管理；②物流系统要素的管理；③物流活动具体职能的管理。ERP系统将信息流、资金流和实物流三者合而为一，在结合LES系统基础上，利用其数据软件接口来登记设备到货与质量检验情况等。并将相关业务数据上传到ERP系统数据库表中，保证了信息的畅通性及设备出入库管理的严谨性。

1.入库管理

结合设备入库管理制度，应及时做好设备接收及入库工作。例如，设备到货后，先经物流管理部门办理接收手续，并与采购部门、使用单位进行三方点验。主要依据合同及到货清单等进行清点，保证到货设备的规格、品名及数量的准确，同时登记LES日钢物流执行系统的备件接收管理模块。安装调试后，采购部门及使用单位根据工程进度、现场设备安装情况，结合设备采购订单中的技术协议或相关要求，到物流管理部门办理设备正式入库手续。物流管理部门通过LES系统将到货登记数据上传至ERP数据库，生成财务信息，打印入库单据，分厂验收员审核无误后填写设备使用情况、签字和确认设备入库，并加盖物流管理部门印章。为及时做好设备入库工作，公司每年度都要对设备入库情况进行考评，以督促相关部门及时做好该工作。

2.出库管理

使用单位或部门根据工程进度、现场设备安装情况，结合设备采购合同中的技术协议或相关要求，到物流管理部门办理入库手续的同时，应及时办理设备出库手续。工作程序是：①填写设备出库单；②由分厂或部门领导签字并盖章；③物流管理部门在ERP系统中办理出库手续；④录入设备物料信息及工程项目名称等，并生成相关会计信息。

三、财务结算环节的内容与功能

财务结算环节内容包括：①付款流程；②发票和资产处理业务流程；③财务信息和报表生成流程。主要功能如下。

1.确保付款有序无误

支付设备款时，先经业务部门提报计划，相关部门及主管领导审核确认后，在票据完备和其他手续齐全的条件下，可对供应商付款，流程见图1。该模块要素是：①供应商信息录入；②金额确认；③付款类型选择；④供应商银行信息；⑤发票选择。完整的录入付款信息并经确认后，即可生成会计信息。经系统运行，数据传入设备供应商余额汇总表，以核对供应商余额。因ERP系统对付款与发票信息进行了“勾稽”，可对发票情况进行监控；付款模块关联了资金使用平台，可保证设备款的及时支付。通过对ERP系统的深度开发，实现了“银企直连”，为提高资金运作效率和融资业务拓展奠定了基础。

2.对发票收缴进行实时跟踪

ERP系统可提供预付款发票和标准发票。发票模块提供了税金录入及库存物资匹配信息，实现了对税金抵扣和设备入库的实时控制，财务及业务信息共享，以及对合同执行情况的实时监督。刚开始运行时，由于系统的响应时间较长，工作效率较低。经过相关人员的多次攻关和进行业务处理流程优化，较好地解决了上述问题，确保了数据传导的及时与准确。

3.资产模块数据自动化生成与管理

设备采购的最终成本结转是在资产模块中完成，为此根据设备用途按照资产类别进行了划分。首先在系统中生成资产编码和形成一项资产，然后据此按照资产所属部门进行折旧提取、日常管理及最终报废处理。通过物流系统应付总账模块实现与资产模块的对接，保证数据的一致性和准确性。由于企业的设备种类和数量较多，使资产信息导入模块的工作量较大，核实信息准确性的任务也较为繁重。经相关人员技术攻关，利用外接软件工具进行信息的导入与核实，较好地解决了上述问题。

4.设备核算精细化管理的实现

实施ERP系统后，信息的及时性、准确性得到了提高，为财务部门在事前、事中和事后控制提供了可能，也使设备的"精细化"成本管理得以推行。财务部门能及时准确地为设备管理部门提供相关数据和结算资料，ERP系统为强大的数据处理和查询提供了可能，可满足各级人员的工作需求。为达到精细化管理要求，在关键节点都进行了控制。在财务结算环节，设备核算控制的节点是确保信息生成的准确性和及时性，因此，为从源头上保证数据的准确性，对于往来和库存信息，每个月都要与业务部门进行核对；根据ERP系统特点运用会计原理，监测设备出入库信息，并将差异情况及时反馈给物流管理部门，核实原因并及时纠正；进行定期的盘点和清查，保证资产的安全性和完整性；完善的内部控制体系，将财务核算和设备现场管理融为一体，满足精细化核算管理的要求。

四、ERP系统模式推动设备核算管理上水平

ERP系统的实施使日钢公司内部建立起了上情下达、下情上传的信息交流与沟通渠道，保证上级能够及时掌握情况和获得准确的基础信息，确保指令的顺利下达和执行。同时，根据市场的需求对企业内部和其供应链上各环节的资源进行全面规划、统筹安排和严格控制，保证人、财、物、信息等各类资源得到充分、合理地利用，改变财务管理存在的被动与滞后的状况，全面延伸了管理权限，将其触角延伸到企业的各个角落，实现了财务管理的全覆盖，为降低成本起到了很好的保障作用。在完善的设备核算体系下，从设备采购到报废处置都可进行精准的控制，使设备功能得到最大化发挥，确保设备利用率提高，满足不同客户需求，增强企业竞争实力。

五、结语

近年来，钢铁企业的生产成本居高不下，竞争形势日趋激烈，企业的管理意识也已提升到“向管理要效益”的战略高度。优化管理环节、内部挖潜和降本增效已成为企业的主要工作目标。借助ERP系统的设备核算管理功能，推动业务流程的战略重组和创新，促进各项业务的一体化管理，不断优化内部资源配置，逐步形成科学、合理的设备管理模式，一定能为企业经济效益的提高，起到保驾护航的作用。

W13.04-04