探寻医用耗材信息化流程管理的新思路

中国人民解放军第三零六医院医学工程科，北京 100101

探寻医用耗材信息化流程管理的新思路

韩沛爱，刘刚

中国人民解放军第三零六医院医学工程科，北京 100101

本文通过对我院保障临床医用耗材供应的旧模式进行分析总结，引入流程管理新思路，逐步建立起一套可操控、适用性强、便捷的工作流程。在信息系统平台下，分角色、分权限、分职能操作，达到改善现状、完善机制、提高效率的目的，最终提升我院的综合竞争力。

医用耗材管理；信息平台；高值耗材；库房管理；耗材采购

经济管理是医院管理的重要组成部分，而医用耗材管理是医院经济管理的一个重要环节，其管理的好坏和信息提供的是否及时准确，直接影响医院医疗物资的采购、流通和使用，同时，也涉及到医院的资产保全和流失问题。使用本文引入“流程”管理思路，以质量为核心，以保障科室使用为导向，对旧有模式进行标准化、自动化、集成化的模拟调试运行，通过在信息系统平台下分角色、分权限、分职能操作，以达到改善现状、完善机制、提高效率的目的。

1 引入耗材流程管理思路的原因

1.1 引入耗材流程管理思路的迫切性

（1）随着我院规模的不断扩大、科室需求的不断增加，需要改进以人工为主的管理模式，用高效智能的管理手段来推动耗材管理工作。

（2）低值耗材中，库存品种1500个（占耗材总量的21%，金额占23%），而非库存临时性采购品种约4000多个(占耗材总量的58%，金额只占26%）。由于科室申请还不够规范，库房每天除了进行正常出入库之外还要忙于其他各种突发事件，急需一个高效智能的流程来支持库房工作。

（3）高值耗材仅1500种，占耗材总量21%，但金额却占耗材总费用的51%（7490万元），一方面说明高值耗材仍是管理重点，另一方面这些高风险、高价值的植入性材料如果不能很好地管控则更容易引起纠纷。2011年耗材采购情况，见表1。

面对以上现实的问题，迫切需要现实一套智能化、规范化、现代化的管理流程。

1.2 引入耗材流程管理思路的必要性

2011年耗材管理软件运行前后的耗材管理工作模式，见表2。

2 改进方法和步骤

2.1 准备阶段

这一阶段以模拟操作流程为核心，主要有两个重要举措：① 2010年医工科设计出《医用耗材申请表》电子表格下发至科室，科室发邮件与医工科进行采购交互，再由器械库电脑录入员模拟科室角色在新的耗材管理软件中制作科室的申请单，确保从申请-订货-入库-出库-核算的全部耗材管理流程的信息完整。为中级阶段全院联网，真正的耗材管理软件平台上各科室分角色、分权限操作耗材管理软件奠定基础；② 按照科室特点及地理位置，详细规划科室的领用日程，对于辅诊科室、内科系统、外科系统及其他部门，指定请领时间、请领顺序来配合流程管理的实施。规范有序的请领制度是确保流程有效实施的前提。

表2 新旧工作模式对比

2.2 中级阶段

这一阶段以验证操作流程为核心。2011年医用耗材管理系统实现全院联网试运行。医用耗材管理流程通过软件将人、物、信息有效地结合在一起，不论是业务流程或是管理流程，都是通过耗材管理系统来实施。

（1）业务流程是将各单位人员之间的业务关系、作业顺序和管理流向以图表形式直观地表达出来。它更多地体现了不同部门、不同权限、不同身份的人员在耗材供求过程中的作用。整个业务流程框图，见图1。

图1 业务流程框图

（2）管理流程是为了控制风险、降低成本、提高服务质量、提高工作效率、提高用户满意度和市场竞争力，并达到利润最大化的流程。而管理流程的关键在于以人为本，重视成员的意见，培养团队精神。在整个耗材管理流程中以不同岗位享有不同权限为标志。管理流程框图，见图2。

2.3 高级阶段

这一阶段为软件运行成熟并且工作流程规范。各环节有序衔接，真正在软件、人员、质控和成本等方面达到最佳效果。高级阶段以运行操作流程为核心的工作模式，见表3。

图2 管理流程框图

表3 高级阶段工作模式

3 结论

（1）以质量控制为核心，突出人的主体地位-短信通知功能。通过分析现行操作流程遇到的问题及解决途径，确立了人在流程管理中的核心地位。我院耗材管理软件采取短信通知订货及发货。这样做的好处是传递信息准确快捷效率高，缺点是偶有网络不畅导致订货信息未发送成功。

（2）以效率和效益为中心，注重环节管理优化-信息整合功能。管理优化体现在业务流程和管理流程上的优化。我院采取将多个科室需求的同品名同规格的耗材通过软件汇总数量后产生订货信息，通过信息整合避免了重复录入、减少了差错、进而提高了效率，另一方面各环节按职能、按权限、按规范流程进行，工作内容明确，环环相扣、既相互作用又相互独立，责任到人，大大体现了流程优化的好处。

（3）以网络为枢纽，带动其他经济管理-数据共享。信息系统是一次录入就可以在任何时间、任何终端共享。信息传递路径的规划，直接体现了跨业务的信息集成。通过与医院《医信通》软件的衔接，经销公司产品信息、账户信息、使用信息、付款信息等可以从耗材管理软件信息系统实现资源共享，提高了流程的运行效率。体现最直接的是各公司的供应情况、付款情况在其他部门有据可查，使得管理手段更加公正透明。

（4）以绩效考核为保障，确保流程管理有效运行-分角色、分权限体现绩效。一个稳定的管理流程需要有相应的绩效考核制度作为支撑。首先在流程管理的环节认真分析现状，明确每个岗位的工作范围和工作职责，提出具体的绩效考核目标和指标；其次，在制定绩效评价政策时广开言路，让成员都参与到绩效考评体系的设计中，倾听各方面意见，从而设计出更加公正合理的考评体系，这将大大降低考评推广和执行的难度。这些举措使流程管理有了制度上的保障和良好的群众基础。确保流程管理有效运行。

流程管理的实质是信息传递路径的规划、管理职能划分和职权管辖范围的划分。与之相适应的流程管理信息化系统的实现，就需要突出流程环节的设置、信息路线和信息驱动方式有效合理。本文依托实际工作基础，逐步摸索总结出流程管理的想法和见解，难免有考虑不周之处，例如库房管理最低成本的摸索、高值耗材管控体系与科室使用之间的协调等。我们将会继续努力，不断完善该流程管理，最终提高医院的综合竞争力。

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Exploration of A New Method for Informatization Management of Medical Consumables

HAN Pei-ai, LIU Gang
Department of Medical Engineering, the 306thHospital of PLA, Beijing 100101, China

With citation of the 306thHospital of PLA as a good example, this paper demonstrated the establishment of a set of controllable, practical and simple workflow for management of medical consumables, through analysis and summarization of the consumable supply system. This IT system assigned proper responsibilities and duties to certain personnel, and thus enhanced the workflow and work efficiency, and finally the overall competitiveness.

medical consumables management; information platform; high-value consumables; storeroom management; consumables procurement

R197.39；R197.324

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2013.08.030

1674-1633(2013)08-0082-03

2012-09-12

2013-04-11

作者邮箱：cyyztq@sohu．com