加强非运输企业经济合同管理的思考

2013-07-20周宇菀上海铁路局上海铁路文化发展广告有限公司

上海铁道增刊 2013年2期

周宇菀上海铁路局上海铁路文化发展广告有限公司

在现代市场经济中，企业作为市场主体，其自主经营是一个极其复杂的过程，是风险与利益共存的活动，且往往利益越大风险也越大。经济合同是企业开展经营活动、取得经济效益的桥梁和纽带，因而它也必然是经济纠纷的根源，企业在合同的签订和履约过程中稍有不慎，就会使企业蒙受巨大的经济损失。因此，企业必须以加强经济合同管理作为主要切入口，构建现代化经济合同管理体系，以降低和防范企业经营风险，真正做到防患于未然。

上海铁路文化广告发展有限公司（以下简称文广公司）成立于2004 年底，是一家专业经营江苏、浙江、安徽、上海等三省一市铁路广告媒体和站车书报刊业务的专业公司。这些年公司业务在不断重组整合的过程中，经济合同管理也随之出现过一些问题，致使企业经营风险增大。为此，公司在经营过程中不断探索，积极采取有效措施，防范和化解了经营中遇到和各种问题和风险。

1 经济合同管理方面导致企业存在经营风险的因素

文广公司由上海铁路局原铁路文化公司、各分局广告公司及书报刊经营公司等合并而成。成立初期，企业虽然在组织上整合了，但各个单位仍按照整合前的模式各自分散开展经营活动，公司的经济合同管理体系没有形成，无论是组织网络还是制度网络都不健全，企业内部经济合同管理不到位，这些问题的存在诱发了企业的经营风险。这些问题具体表现在：

1.1 经济合同管理机构不健全

各单位日常经济合同管理各自为阵，合同管理由兼职人员“带带过”，经济合同管理只是作为部门的一般性工作内容，对合同的标的、权利与义务、履约要求等没有经过各职能部门的专业审查，致使经济合同的相关法规、要求无法在日常合同管理中得到贯彻落实，合同管理工作无法真正渗透到经营的全过程中去，公司经营风险无序可控。

1.2 经济合同日常管理存在许多不足之处

（1）对经济合同法及相关专业法律法规知识不甚了解。依法经营是每个企业发展的根本要求，但是有些涉及经营的干部职工对相关法律知识不甚了解却又不学法或不依法办事，对合同违约事项不追究，自我保护能力差。

（2）对合同当事人的履约资信不清楚。“知已知彼，百战不殆”，但有的单位对签约方（单位或个人）的法人营业执照或自然人身份证明、法人授权委托书等基本资信缺少了解，一旦发生经济纠纷，特别是遇到恶意欠款的单位或个人，往往无法保证公司的正当利益。

（3）经济合同订立与变更随意性较大。有的单位在签订合同时把关不严，签约随便；有的在发生合同变更或解除时仅电话或口头通知，不按规定签订书面协约；有的怕麻烦、图简单，只签内容条款不全的合同，这都是导致合作双方间业务往来纠纷隐患的因素。

（4）合同文本不规范。各单位签订的合同中，有的条款过于简单模糊，有的文字表述词不达意，不能反映真正的合同法律关系，以至于我们在经营活动的一开始就处于弱势和被动地位。

1.3 经济合同管理制度不完善

（1）经济合同管理制度的确立跟不上管理模式的变化。企业建立健全适合企业经营模式和业务特色的完整制度是一个渐进的动态过程，但企业经营者往往重经营、轻管理，造成制度建设的滞后。

（2）经济合同管理台账缺失或不齐全。公司各单位普遍存在对合同管理台账不重视的现象，个别单位甚至未设立合同台账，设立了合同台账的单位也不同程度地存在记录不及时或不完整的问题。

（3）经济合同管理档案资料不完整。经常发生诸如合同原件丢失（或仅保存复印件）；或者传真件不注意复印保存，时间一长，字迹消退，无法辨认；或者合同资料保存在业务员手中，一旦人员变动，相关资料也随人员调动未移交而无法寻找。当遇到经济纠纷需要相关重要证据时，重要证据资料往往无从查找，导致企业合法的诉求丧失起诉依据。

（4）没有建立合同审核会签制度。规范的企业应该在经济合同签订前，对合同项目的市场可行性、内容的法律可行性等进行审查，并形成书面的会签意见。有条件的单位还应设置专门的法律顾问室或聘请律师为法律顾问，介入经济合同的起草和履行过程，做到防患于未然。许多企业不够重视这项工作，使经济风险可控性减弱。

1.4 合同管理人员素质良莠不齐

由于铁路多元经营企业的大部分干部职工都是从铁路的各个行业和部门转岗而来，他们在从事文化、广告业经营之前，几乎都没有相关的从业经历，不具备文化广告业市场经营相关专业和法律知识，加之国有企业特有的员工文化程度、道德素养水平参差不齐的现状，决定了公司合同管理人员业务能力差异很大，这也给有效防止经济合同纠纷带来难度。

2 防范和化解经济合同风险的措施与实践

2.1 建立健全经济合同管理组织体系

公司及下属单位均指定一名班子成员（负责人）分管合同管理工作，并配备专（兼）职合同管理员，基本形成覆盖全公司的经济合同管理工作组织网络。2009 年，公司设立“安全管理、法律事务和企业管理部”，将合同管理与法律事务工作的管理职能纳入该部门，实行归口、统一、专业化管理，从组织上保证公司日常合同管理工作正常有序开展。

2.2 增强经济合同管理关键环节的风险防范

（1）聘请专业律师，控制企业法律风险。公司选聘中国金融社科院法律博士为常年法律顾问，法律顾问以其丰厚的专业知识和实战经验，给予公司专业指导：参与重要合同的评审会签工作，全过程参与公司重大合同谈判和重大企业行为，显著提高公司防范法律风险的能力。

（2）整章建制，重造经济合同管理流程。公司对相关文件和管理办法进行全面梳理，重新修订《外聘律师管理办法》，制订并两次修订《合同管理细则》。通过细则和办法再造经济合同管理流程，对经济合同从谈判、草签、审核会签、签订、履行到纠纷处理等全过程的各个重要环节都做了具体规定，明确要求，用制度保障公司日常经营规范有序。

（3）制定格式合同，强调文本规范。合同文本是企业经营活动行为的基本记录格式之一，公司先后制订并推广《广告承揽合同》和《媒体合作协议书》、《制作、安装合同》等格式合同，从源头上控制了经营中存在的各类风险。

（4）建立经济合同档案，依法依据维权。合同档案是记载合同履行情况的文字资料，保存完整的合同及相关证据材料，可以为企业维护自身权益提供保障。公司规定每一份经济合同都必须有一个由公司统一编制的合同编号, 每一份合同文本，合同文本签收记录，履行情况记录，变更、解除合同的协议等均妥善保管，立卷归档。

（5）建立健全经济合同台账，强化基础工作。做好经济合同台账的记录与管理，是形成企业经济合同资料的重要过程。公司设立《合同会签登记表》、《合同检查意见表》、《合同专用章使用登记表》、《合同订立、履行情况登记表》、《合同编号使用情况登记表》、《合同原件交接登记表》等日常管理台账，同时要求公司合同管理部门及各单位要及时、准确、完整地填写总台账和分台账。

2.3 利用网络科技，确保合同审核会签及时性和数据统计适时性

随着公司经营业务的扩展，各单位需经上级审核会签的合同数量也增多，利用传统人工或邮政方式传递资料将产生传递速度慢、流转时间长等新问题，若是利用普通电子邮件传输资料也存在很多问题，如：在传输过程中如何确保被审核合同内容、会签意见的真实性？如何利用网络传输确保商业秘密等。为此，公司自行研制开发的“企业管理远程网络平台”解决了电子信息传输中存在的问题。即各业务单位只需将合同资料上传到这一安全、保密、高效的平台中，合同会签人员就可以在有网络和计算机的地方随时随地审核并签署意见，极大地提高了合同审核会签效率，各单位也可以即时查询合同会签结果。

该信息系统的使用真正实现公司经济合同管理信息化、现代化，创效明显。为此，被路局扩展升级为“上海铁路局多元经营合同与法律事务信息远程管理系统”，使用范围覆盖全局所有多元经营企业，仅2011 年该平台审核会签的合同就达到6 101 份，合同标的额达4 056.49亿元。

2.4 做实培训教育，全面提升专业队伍素质

公司坚持“走出去、请进来”的模式对干部职工进行培训教育，有计划、分期分批地选送相关人员到企业外部参加各种类业务、法律知识培训；定期不定期聘请法律顾问、大学教师、同行业务能手到单位传教或培训，普及合同管理的职业操守、法律知识和业务知识；合同管理内部交流学习、现场观摩，提高合同管理员实务。一支素质过硬的合同管理骨干队伍，为提高合同管理工作质量和水平提供人才保障。

2.5 落实督查，突出经济合同管理工作的常态性

为避免发生各项经济合同管理制度落实不全面、不规范、走过场等现象，公司采取重点检查和日常抽查的方式进行督促落实。检查时查看：是否按合同约定进度全面履行合同；合同履行过程中发生变更时是否履行了变更签约手续；是否存在违约情况，违约原因、补救方法是否查清和制定；台账记录是否齐全完整等等。

3 取得成效

文广公司经营情况分析表（见表1）中罗列了公司近五年的一些经营数据，

表1 文广公司经营情况分析表

分析数据可以看出：公司近年经营收入不断增长，而经济纠纷比例呈明显下降趋势。

文广公司以强化经济合同管理为抓手，在经济合同管理工作的组织建设、制度建设、合同日常管理制度落实、普法教育和信息技术应用等方面做了大量工作，逐步构建现代化经济合同管理体系，成功化解经营中遇到的各种风险，消除经营中暗藏的隐患，使企业健康发展壮大，并取得骄人成绩：公司营业收入从刚成立时的不足4 000 万元到2012 年的36 708.79 万元，实现快速稳步增长；2006 年在“全国百强广告企业”排名中名列21 位；2009 年，通过了“中国一级广告企业资质”认定。