林业科技项目档案管理的问题与对策

焦宇

林业科技项目是指林业科技部门承担的重大技术研究、新品种新技术推广示范、成果转化应用的行业先导工程。林业科技项目档案是指从科技项目的提出、立项、审批、勘察、设计、施工、监理、竣工验收等全过程中产生的，经过收集、整理、鉴定并归档的各种形式和载体的技术文件材料，包括图纸、图表、照片、影片、文字材料、计算材料等。它是具有保存和利用价值的各种形式、载体的各种形式和载体的原始记录，是工程建设项目的真实反映，是林业科技工程项目实施情况和检查验收的有效依据。加强林业科技项目的档案建设，对于规范项目工程运作 、总结推广示范成果、提升单位管理水平，确保工程顺利验收具有重要的意义。

1 现状及问题

近5年来，太行山国有林管理局先后承担了山西省林业技术推广站林业科技示范工程、省科技厅《太行山中部干石山地抗旱造林技术示范推广项目》、中央财政《太行山中段山地防护林营造技术示范项目》、农业财政新技术资金《低产商品林改造技术项目》、《海眼寺油松母树林良种造林技术示范》和省林业厅林业科技创新工程《乡土树种辽东栎造林示范项目》等林业科技工程项目，总的来说，工程运行正常、档案相对齐全、科技示范作用彰显。但个别项目还存在项目档案建设滞后的问题。归纳起来，主要存在以下问题：

1.1 重生产轻档案，档案意识弱

林业科技项目项目工程建设单位不同程度地存在着“重实体建设，轻档案记录”的思想，没有认识到林业科技档案是林业科技项目建设基础工作的重要组成部分，是林业科技项目管理的重要内容，是林业科技项目检查验收、效益监测、效益评估的重要依据。往往是“平时不烧香，急来抱佛脚”，等检查验收时，东拼西凑，闭门造车，致使档案的真实性、准确性大打折扣。

1.2 制度不健全，管理不规范

有的项目实施单位档案管理制度很不健全，有的项目实施单位纯粹无档案管理制度，档案管理工作无章可循、无规可依，科技档案管理混淆于普通的文书管理，概念不清，工作无眉目，管理无头绪，机制不顺畅，归档不规范。

1.3 责任不落实，人员不到位

林业科技项目实施单位大都没有专职的档案员，大多数是兼职，有的是抓壮丁式的临时指派，职责不明确，责任难落实，人员难到位，直接影响林业科技档案的收集、归档。

1.4 内容不完整，系统性差

档案管理人员流动性大，人员素质参差不齐，加之直接参与科技项目建设少，未经专业培训，缺乏必要的档案管理知识，造成归档材料不齐全，缺胳膊少腿，内容不完整，系统性差。

1.5 装订不规范，案卷质量低

林业科技项目档案立卷归档封皮不规范、无卷内目录和备考表，图纸折叠不整齐，字体书写不工整，图片张贴打印不统一，案卷质量低。

2 对策与建议

2.1 提高思想认识，增强档案意识

要认真学习贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》、国家林业局印发的《林业科学技术档案管理办法》和《山西省中央财政林业科技推广示范资金项目档案管理规定》等相关政策法规，加大培训力度，着力提高档案管理员的业务素质，增强对林业科技项目管理重要性的认识。

2.2 建立健全制度，规范档案管理

林业科技项目实施单位要根据有关法律法规及文件要求，结合本单位的实际，建立健全林业科技档案管理的规章制度，用制度管事，从而逐步使林业科技档案管理工作走制度化和规范化的轨道。职能部门要坚持“档案不合格，工程不验收”的原则，加强基层单位档案工作的业务指导、监督和检查。

2.3 责任落实到人，稳定管理队伍

要加强档案管理工作的领导，配备有一定专业知识，能胜任工作的兼职档案管理人员，并保持相对稳定。要明确责任，责任到人，将科技项目档案的管理纳入单位年终目标任务，与生产业务一起考核，真正做到人员到位、责任落实到位、奖惩考核到位。

2.4 建设建档同步，确保档案完整

要将林业科技项目档案收集贯穿于项目的整个建设过程，落实到各个建设环节，同步安排，同步实施，确保档案的收集的及时，从面提高归档材料的真实性、完整性和准确性。

2.5 健全档案内容，提高案卷质量

2.5.1 林业科技项目档案的归档范围是：项目立项批复文件；资金下达文件；项目实施方案；与省厅或局签订的项目合同；与村委、农民签订的多方协议或合同；小班调查或测试数据；项目年度计划或总结；年度验收报告；年度检查整改意见及整改报告；年度绩效自评报告或自评表；技术培训资料；受训人员花名册；形成的技术手册；苗木、化肥、器材等生产资料采购的购销合同、产品合格证书、苗木生产许可证、苗木经营许可证、苗木检疫证书、标签；出入库手续；项目实施过程各环节的图片影像资料；各个工序验收单；施工日记；各项调查材料、试验记录、原始数据；项目验收上报资料；项目验收证书或评价意见和有关规程和细则等等。

2.5.2 归档要求：共同承办项目的由主办单位负责立卷和归档；凡归档材料，要做到书写材料优良，字迹工整，图样清晰，不得用铅笔、圆珠笔书写或复写纸复写；一般应归档一份，重要的和使用频繁的，可多归档一份或几份以供日常借阅。

2.5.3 案卷要求：一个独立完整的项目或专题，可以组成一个保管单位（卷、册、盒、袋），也可以按年度组成若干个保管单位；散装的蓝图应折叠成与文字材料相同大小统一，并将图签折在右下角，每张图纸都按顺序填上张号，进行登记，组成保管单位，每个保管单位必须写好封皮（所括机构名称、案卷标题、编制单位、日期、保管期限、文图张数、档案顺序号、密级等），必要时应填写卷内目录和备考表。

（收稿：2013-06-21）