探讨ERP环境下企业内部控制制度问题

刘雅政

【摘 要】本文首先介绍了企业内部控制制度的内涵，然后分析了ERP 对企业内部控制制度的影响，最后阐述ERP 环境下对企业内部控制制度的重构。

【中图分类号】F270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）03-0414-01

一、企业内部控制制度的内涵

企业内部控制制度， 是为适应生产经营管理的需要而产生的， 是现代企业内部管理制度的一个重要组成部分。只要存在企业经济活动， 就需要有相应的内部控制制度。关于企业内部控制制度的概念，在不同的社会经济发展阶段有不同的内涵和定义； 较权威的定义是COSO 委员会在1992 提出， 并在1994 年修订的《内部控制整体框架》中提出的内部控制的整体框架概念：内部控制是受企业董事会、管理当局和其他职员的影响， 旨在取得经营效果和效率、财务报告的可靠性、遵循适当的法规等而提供合理保证的一种过程。内部控制包括五个方面： ①控制环境，是指对企业控制的建立和实施有重大影响的一组因素的总称， 包括管理哲学、经营方式、组织结构、人力资源政策与实务、董事会等；②风险评估， 包括风险辨识和风险分析； ③控制活动，指为保证企业目标的实现而建立的政策和程序； ④信息与沟通， 对与财务报告目标相关的信息进行系统的记录； ⑤监督， 通过检查控制活动来实现对控制系统的监督。

由以上的定义可以看出， 内部控制制度的目标是为了保证企业生产经营活动正常， 高效地进行。在传统的生产经营环境下， 为了实现这方面的目标， 企业的内部控制一般会采用诸如： 职务分离控制； 授权批准控制； 文件记录控制； 业绩报告控制； 财产安全控制； 内部审计控制人员素质控制、企业风险控制等管理措施。这些措施确实能在很大程度上起到预防、揭错、纠正的作用， 从而保证企业的生产经营正常进行。而近些年来，随着经济全球化及市场竞争力度的加剧， 许多企业加快了信息化的步伐， 以提升企业竞争力。信息技术在企业的广泛应用， 不仅改变了传统手工数据处理方式， 而且触发了企业管理模式、生产方式、交易方式、作业流程等的变革； 在对企业生产经营活动产生巨大影响的同时， 信息化对企业传统的内部控制制度产生了很大的冲击。因此， 必须全面分析和研究ERP 的实施对企业内部控制造成的影响。

二、ERP 对企业内部控制制度的影响

ERP 这一概念最初是由美国的Gartner Group 公司在20 世纪90 年代初期提出的， 是在物料需求计划和制造资源计划的基础上发展起来的更高层次的管理理念和模式。它把客户需求和企业内部的制造活动以及供应商的制造资源整合在一起， 以提高企业对各种资源的运作能力。其基本思想是将企业的业务流程看做是一个紧密连接的供应链， 其中包括供应商、制造工厂、分销网络和客户等； 并将企业内部划分成几个相互协同作业的支持子系统， 如财务、市场营销、生产制造、质量控制、维护、工程技术等。

在ERP 环境下， 企业的组织结构日趋扁平化， 业务流程一体化， 信息的储存、传递方式等都发生了变化。在改变企业生产经营活动的同时， ERP 也对企业的内部控制制度产生深刻的影响； 而这种影响既有其积极的一面， 同时也蕴含着新的风险。实际上， ERP 对企业内控体系中的控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督五个组成部分都会产生一定影响。下面简要分析ERP 对企业内控的影响。

（ 1） ERP 对企业内控的积极影响。作为一种新型的管理模式和管理思想， ERP 的实施为企业解决了许多问题， 同时也为企业的内部控制带来了更先进的管理技术和手段。在ERP 环境下， 企业的会计和业务管理人员从手工操作系统中解脱出来， 有更多的时间利用相应的信息进行经济和财务预警及管理决策； 使信息真正实现共享。在ERP 系统下，数据完全存储在系统中，每个有权限的人都可看到相应的信息；此外， 供、产、销、财务的有机结合，使企业变成真正意义上的一个整体，从而实现对人、财、物的全面控制。这样， 企业的信息更能如实反映其经营成果和财务状况。

（ 2） ERP 对企业内控带来新的挑战。在对企业内控带来积极作用的同时， ERP 的实施本身也对企业的内部控制带来的新的风险和挑战。

ERP 系统的实施在很大程度上改变了企业的业务流程。ERP 系统的实施需要对原有的业务流程进行优化和设计， 改变了企业的组织结构。流程优化的目的就是减少或合并流程中重复的、不增值的环节， 原有的基于手工作业流程中有关控制的重复环节也将消失，内部控制体系就会发生变化。

三、ERP 环境下对企业内部控制制度的重构

由以上分析可以看到， ERP 的实施对企业内部控制制度的影响是多方面的。企业要充分利用其对企业内部控制制度的积极作用。比如在ERP 下， 企业可以通过ERP 系统功能很容易地实现组织控制、预算控制， 提高企业信息的真实性， 加强各部门之间的互相监督等功能，从而加强对生产经营活动事前、事中、事后的控制和监督。

在利用ERP 为内部控制带来的新的技术手段的同时， 企业也必须高度重视由ERP 系统实施所带来的新的控制风险， 并对企业内部控制体系做重新评估和完善。

在ERP 系统实施之后， 内部控制评估的目标通常应包括下面这些内容： 利用风险评估手段重新确定企业中关键的业务流程； 对整个流程和控制的设计进行评估， 确定这些控制是否能很好地满足和支持最终业务目标的实现； 对岗位职责分离评估， 确保在整个流程中存在正确的稽核点和平衡点， 对敏感业务交易给出足够的访问限制； 判断评估控制方式是否合理， 比如基于手工流程的控制和基于系统的自动控制是否搭配合理。

在确定评估范围时， ERP 系统的控制评估必须基于风险管理的原则， 通过风险评估寻找对主要业务运作中影响最大的领域。然后从企业整个业务风险域中寻找对企业具有最大风险的业务流程， 从而进一步确定有哪些ERP 模块在支持这些业务流程。在确定评估范围之后， 需要对这些流程进行描述和分析。对ERP 流程中的每个动作， 都需要追溯到它的结果， 描述风险特征并确认相应的控制点。

在确认了控制点之后， 可以结合运用两种控制方式： 一是基于系统的控制， 另一种是基于流程的控制。在ERP 系统支撑的业务流程中， 上述两种方式通常需要结合使用。比如， 在手工系统之下， 通常付款是需要通过填表、签字确认才可支付的。基于ERP 系统的控制， 则是由软件来完成的， 通过控制数据的有效性和合理性来限制和核查动作的合法性。ERP 系统的参数设置将决定这个领域的控制级别。这些控制包括用户访问、字段验证、工作流和许多其它用于确保数据处理一致性的控制。例如， 系统会自动拒绝生成一张与前一次序号相同的发标； 这样就自动降低了差错发生的可能性和应付账处理的混乱。

通过以上步骤， 企业就可以根据ERP 系统的要求， 来调整和优化企业内部控制， 减少由于流程自动化带来的内部控制可能的削弱， 以消除系统本身特点导致的控制盲区。

四、结束语

作为企业管理信息化进程中重要的一项内容，ERP 系统正逐步在企业中得到广泛应用。企业应该充分利用这种新的管理工具； 同时， 也要认识到由于ERP系统自身的特点所带来的风险， 重新为企业构建在ERP环境下的有效的内部控制体系， 从而进一步提高企业内部控制的水平。

参考文献：

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