优化馆藏的思考

马保生

图书馆收集的各种类型文献资料的总和，简称馆藏或藏书。是图书馆赖以存在的物质基础，是满足读者需求的根本保证。图书馆馆藏是与一定时期的文献生产和使用方式紧密联系的。现代图书馆收藏的文献资料包括图书、期刊、政府出版物、小册子、学位论文、报告、照片、电影片等。

优化馆藏就是将档案馆所珍藏的档案，逐步趋优化，使档案馆藏结构合理，内容丰富，并通过开发利用，提供有效服务。从目前县级档案馆馆藏来看，尽管是各有千秋，各具特色，然而由于历史的、现实的种种原因，从总体来讲，馆藏结构不尽合理，馆藏内容不够丰富。因而，“优化馆藏”的问题，不是单纯的业务问题，而是一个事关档案馆能否履行职能，为社会提供优良服务的大课题。

一、馆藏建设的主要内容

1、馆藏规划指图书馆根据文献老化和新陈代谢的规律，对馆藏的文献作多次的选择，剔除或提存那些过时无用或已经残损的文献，使馆藏文献更为精悍实用。是要确定馆藏发展的目标，即建成具有何种功能的知识体系，具体体现于馆藏体系与馆藏结构之中。在馆藏规划中还要明确实现目标的步骤和具体计划。

2、文献选择和文献收集，是根据发展规划的要求精心选择收集，不断充实馆藏，增加其必要的完备程度和支持研究决策的能力。

3、馆藏的复选，指图书馆根据文献老化和新陈代谢的规律，对馆藏的文献作多次的选择，剔除或提存那些过时无用或已经残损的文献，使馆藏文献更为精悍实用。

4、馆藏组织和管理，是馆藏建设的重要方面，合理的馆藏组织和科学的管理使用户更便于利用馆藏。

区县级综合档案馆作为一个保存本地区综合信息的基地和利用的中心，其馆藏质量的高低是档案馆能否生存的关键所在，这一点在社会主义市场经济体制下，在改革开放的实践中，已被档案界的同仁们所承认。然而，目前绝大多数区县级综合档案馆的馆藏由于种种主、客观的原因，并不尽如人意，致使很多档案馆的利用工作一直在低谷中徘徊。本文拟就馆藏现状及优化馆藏的对策谈点粗浅的认识。

二、从现有馆藏看其结构的不合理性

根据《中华人民共和国档案法》及有关文件的规定，区县级综合档案馆所保存的是本地区党政机关，人民团体及企事业单位在各种社会活动中形成的有保存价值的各种门类的档案。然而由于诸如建制时间较短及区县档案局馆多由区县委、政府档案科室发展而成等原因，使很多档案馆的现有馆藏很难适应现代化社会发展的需求，馆藏的结构存在着很多不合理性。这些不合理性表现为：

1、馆藏信息陈旧，利用效果不佳。根据《档案馆通则》第七条中“省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案”的规定，各区县档案馆馆藏信息揭示的是10年前本地区的社会发展状况。这些信息作为历史记录，对今后了解和研究社会发展是很有意义的。但是我们必须看到，我们正处在一个大变革的时期，十年的变化可能是天翻地覆的。试想，馆藏中的那些反映计划经济的历史记录，对今天的资产重组和国有大中型企业向股份制迈进能有多少帮助？可以说档案信息陈旧是档案馆门可罗雀的症结所在。

2、档案种类单调，文书档案所占比重过大。档案是“国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的”历史记录。从这个概念理解，档案除党政档案，即文书档案外，还应包括反映各机构、各部门主要业务职能活动的科技档案和专门档案。

3、档案馆编研工作起步较晚。截止目前虽有一定数量的编研产品但大部分为应付升级达标匆匆而就质量不高实用性不强利用范围狭窄利用效果不显著。因此编研工作没有发挥其应有的作用。

4、利用效率不高

这里所说的利用效率不是针对档案馆工作人员而言的查全率、查准率而是指利用者进出档案馆大门的麻烦、手工检索的繁琐、服务设施的不完善、阅览环境杂乱等一系列问题导致了档案利用效率的降低令有些利用者望而却步。

上述问题很多馆都存在，使馆藏质量大打折扣。解决问题的办法：

第一，加强《档案法》、《档案法实施办法》、《山东省档案管理条例》等法律、法规的宣传力度，从源头上为丰富和优化档案馆馆藏打下坚实的基础。同时，加强档案业务指导工作，提高专、兼职档案人员队伍业务素质，为丰富和优化档案馆馆藏提供技术支持。档案的收集、整理、立卷都是由专、兼职档案人员完成的，他们的业务素质高低直接影响到档案的质量，应经常组织专兼职档案人员学习档案法律、法规和档案专业知识，提高档案业务水平。

第二，转变城建档案收集重点，完善馆藏结构

“十一五”期间城建档案收集重点应注重门类齐全，并体现地方特色。象工业建筑类的小厂房资料可以不收，设置一个较高接收起点。而能体现地方和时代特点的工程档案要想尽一切办法去征集。比如世人瞩目的“杭州湾跨海大桥”，她将是未来连接宁波和上海的主动脉，在规模、设计、施工、工艺等方面都体现了新时代的特色，我们要努力争取大桥资料进馆，优化馆藏。

第三，加强电子文件接收

《中华人民共和国电子签名法》已于2005年4月1日起实施。该法中明确规定可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力，伪造、冒用、盗用他人的电子签名，构成犯罪的，依法追究刑事责任。有了《电子签名法》的保驾护航，城建档案馆应该加强电子文件的接收工作，为数字档案馆建设奠定基础，同时也能优化馆藏，改变馆藏结构单一现象此外，在做好以上几点的基础上，应该考虑走档案、情报一体化的道路。这在我国沿海、开放地区已有成功的例子，日本的一些公文书馆中也有类似的做法。

第四，建立信息联网实现档案信息资源共享

档案作为一种信息若要充分发挥其作用必须进入信息高速公路进入社会的大信息网络这是实现档案馆社会功能的最佳手段。笔者认为目前应做到两点第一档案系统内尽快实现三级联网。即市馆、区县馆、档案室三级联网使档案信息在较为广泛的范围内得以交流为档案价值的实现创造条件。第二尽快加入公共信息网使档案信息的利用具有更加广泛的社会性最大限度地发挥档案馆的社会功能。

总之，优化和丰富馆藏是档案馆基础建设的重要任务，是事关档案馆工作全局和长远发展的重要工作。只要我们深化认识，加大档案宣传和接收的力度，积极开展馆藏档案的鉴定销毁工作，拓宽馆藏的信息服务领域，就能尽快建设一个内容丰富，结构合理的馆藏体系，为经济建设和各项事业作出应有的贡献。