建设工程电子文件管理的实践与探讨

周 敏 陈秀芬（张家港市城建档案馆，江苏张家港，215600）

建设工程电子文件是指在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通信网络上传送的文件。主要包括工程准备阶段电子文件、工程监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件等。建设工程电子文件是建筑施工质量管理的一项重要组成部分，是工程项目相关各方在工程管理、质量控制、施工管理以及技术措施等方面的原始记录，是工程竣工验收的重要依据之一，同时也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的重要依据。建设工程电子文件的质量，直接反映了建设工程项目的管理水平。

一、建设工程电子文件管理现状

1.目前，在我国大多数地区的建设工程项目管理中，包括工程施工技术资料、监理资料在内建设工程文件管理还大都以人工填写纸质文件材料、人工管理为主。虽然随着计算机的普及，在某些经济发达地区，已经有一些比较成熟的施工资料用表软件（如品茗资料管理软件）在建设工程管理中得到应用，但这类软件只是根据《建筑工程施工质量验收统一标准》的要求，将施工过程所涉及的施工技术资料规范用表汇集起来，做到施工技术资料的计算机化，而没有真正涉及到建设工程电子文件的收集、整理、归档等层面上来。这类软件所形成的建设工程电子文件，也没有采用电子文件元数据的标准，没有建立相应的电子文件管控体系，无法确保电子文件的真实性、完整性和有效性，不能满足《建设工程电子文件与电子档案管理规范》的要求，也无法与城建档案管理部门的业务管理系统相衔接，无法发挥建设工程电子文件的价值。

2.在建设工程电子文件的实践中，也有一些地方的城建档案部门，通过普及一种建设工程电子文件采集软件，要求施工单位将纸质技术资料按有关数字化加工标准全文扫描后，导入采集软件中，形成工程电子档案，在工程项目竣工验收后，与纸质工程竣工档案一并移交城建档案管理部门。或者由城建档案管理部门将建设工程项目资料整理入库后，采用扫描方式进行数字化加工。这种方式虽然解决了纸质档案与电子文件一一对应问题，但缺点也是显而易见的。经过扫描加工所形成的电子文件，不仅失去了原有电子文件的元数据信息，不利于建设工程电子文件的后期开发利用，而且这类电子文件对数据库、网络、存储设备等计算机软硬件设备要求较高，较难推广应用。

二、张家港市加强建设工程电子文件管理的有益探索

为了进一步探索建设工程电子文件的收集、归档和管理工作的新方法，新思路，张家港市城建档案部门以“创建江苏省数字城建档案馆试点项目”为契机，在市委市政府、市建设行政主管部门的大力支持下，率先在全市范围内推行建设工程电子文件的管理工作。明确要求2009年1月1日以后新开工报建的建设工程项目，必须做好建设工程电子文件的收集、整理、归档和移交工作，工程竣工验收后与纸质竣工档案一并移交城建档案管理部门。通过三年多时间的摸索，基本解决了建设工程电子文件的形成、收集、整理、归档、移交和利用等问题，制定了一系列建设工程电子文件的管理标准和实施细则。到目前为止，已累计发放建设工程电子文件归档与管理系统软件光盘3000余只（单项工程），培训电子档案业务人员70余期，1500余人次，接收500余只单项工程的建设工程电子档案。

1.政策支持、舆论导向。

在建设工程项目管理中推行建设工程电子文件管理工作，是一项全新的事业，离不开政策扶持和建设行政主管部门的大力支持。市政府在下发的《关于印发关于加快推进张家港市数字城建档案馆建设的意见的通知》（张政办（2009）20号）中明确指出，凡2009年1月1日以后报送的建设工程竣工档案，除报送纸质档案外，还应按照《建设工程电子文件与电子档案管理规范》的要求，报送相应的建设工程电子档案，建设主管部门也制订相应管理措施，把档案管理纳入建设工程管理流程，保证了建设工程电子文件管理工作的顺利开展。另一方面，我馆积极与张家港日报合作，开设了城建档案专版，着重介绍了推行建设工程电子文件归档的目的、意义和作用，强化了建设工程管理者做好建设工程电子文件管理工作的意识。

2.推广《建设工程电子文件归档与管理系统》软件，与城建档案管理系统相衔接。

根据《建设工程电子文件与电子档案管理规范》和《建设工程施工质量验收统一标准》的要求，结合我市建设工程项目管理的实际情况，我馆联合软件企业研发了《建设工程电子文件归档与管理系统》软件。我们根据建设工程报建备案情况，将软件光盘发放给建设单位和施工单位，施工单位根据施工进度和施工技术资料要求，在管理软件中填报相应数据，形成建设工程电子文件。对于使用其他软件生成的电子文档如施工组织设计、监理文件、施工进度计划等，可以在归档软件中直接转换成PDF格式的建设工程电子文件，对于不能直接生成电子文件的施工技术资料（如原材料检测报告等），先按要求进行数字化加工后再导入归档系统中形成电子文件。对于工程竣工图，指导施工单位使用图形转换软件（如AdobeAcrobat软件）转换成国际常用的PDF格式，不仅解决了CAD软件的兼容性问题，也为下一步建设工程电子文件的网络利用打下了基础。

3.制订电子文件接收标准，规范电子文件管理。

我馆根据《建设工程电子文件与电子档案管理规范》的要求，结合我馆的工作流程和城建档案管理系统需求，制订了一系列建设工程电子文件的实施细则，要求建设单位、施工单位在建设工程电子文件的形成、收集、移交工作中执行。

4.加强业务指导，保证建设工程电子文件归档工作顺利开展。

我馆根据建设工程项目报建情况，每月组织二至三期的档案业务培训，给他们讲解建设工程电子文件归档与管理系统的基本操作方法，电子文件管理实施细则等相关业务知识，提高档案业务人员的业务技能。建立建设工程电子文件QQ讨论群，参加的群友达500余人，做到有问必答，有求必应，通过相互交流，相互学习，不断提高业务水平。同时，业务指导人员经常深入施工现场业务指导，解决他们碰到的问题，推动建设工程电子文件管理工作的顺利开展。

5.研究电子文件的保管和利用问题，发挥电子文件的作用。

接收了建设工程电子档案后，如何保管和利用电子档案，真正发挥建设工程电子档案的作用，成为城建档案管理部门需要认真研究的课题。我们将通过审核的建设工程电子档案直接导入城建档案管理系统，在对应的单位工程下，生成一个电子文件案卷，与实体纸质档案并存，形成双套保存的模式。在建设工程电子档案的利用上，一方面通过城建档案管理系统的档案发布子系统，将该建设工程的纸质档案条目和电子档案内容刻录成光盘，返还建设单位，便于建设单位对该工程的管理和维护。建设单位多个单项工程电子档案还可组合起来，形成一个小型数据库结构，大大方便建设单位的利用。另一方面，可以通过网络提供给相关管理部门利用，更好地服务于社会经济建设。

开展建设工程电子文件管理工作以来，我们虽然取得了一定的实践经验，但工作中也遇到了一些问题和业务瓶颈，主要集中在纸质档案与电子档案一一对应的问题和电子档案的法律效应问题，值得广大城建档案从业人员去探讨、研究，为更好地推动建设工程电子文件管理而积极探索。