加强交通运输企业档案管理之思考

李梅梅（连云港汽车运输有限公司劳资处，江苏连云港，222006）

交通运输业是支撑地区经济运行的基础部门，它具有很高的感应度和带动力，对于经济增长有很强的拉动作用，逐渐成为促进国民经济和社会发展的主力行业。 交通运输业的发展，离不开交通运输企业的科学管理和健康发展，而企业要发展，也对企业各项工作的基础——档案管理工作提出了更高的要求。 作为一名交通运输企业的档案管理者，对新形势下如何提高交通运输行业档案管理的规范化，更好地为企业管理服务，谈一点自己的认识。

一、交通运输企业档案管理工作的现状

档案管理工作是一项政策性、专业性较强的工作，目前，很多交通运输企业都已开展此项工作，但总体来看，档案信息资源开发不够全面，档案内在价值挖掘不够深入，档案管理体制改革不够彻底，档案工作未能很好发挥企业利益增长的助推器作用。

（一）档案管理意识淡薄，管理制度尚不健全，影响了档案工作的日常维护

交通运输企业作为自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的市场竞争主体，它的一切管理活动的开展都是以增效为目的，经营理念趋向于追逐利润最大化。 而企业档案本身产生的利益极富隐蔽性，难以量化，它的投入和产出倾向于一种隐性和长时段的状态。 因而不少决策者在档案管理问题上顾虑重重，有意识地弱化或是漠视档案工作，企业本身也未制定一整套科学健全的档案管理制度和标准，在操作上缺乏系统性。 领导的不重视和制度的缺位，一定程度上影响了档案人员的主观思想认识，管理疏忽，档案资料收集整理不及时、不完整，不认真履行借阅手续和操作程序，档案丢失、涂改现象时而有之，使档案资料丧失了真实性、严肃性和权威性。 这些都导致档案管理工作执行不严而流于形式。

（二）档案信息相对封闭，重藏轻用过度保密，影响了档案工作的利用率

档案利用是实现档案价值的关键环节，但目前交通运输企业重“ 藏” 轻“ 用” 的现象普遍存在，重业务建设，轻档案管理。 档案虽然进行了收集、整理和保管，但利用面狭窄，利用率不高，多表现为一种静态、封闭的资源，档案工作表现出一种高积累、 低附加值的现象。 所以，提高档案工作的利用率任重而道远。

（三）管档队伍欠缺稳定，人员素质参差不齐，影响了档案工作的深层次开展

在实际工作中，许多交通运输企业档案管理工作分工模糊，没有专职的档案管理人员，多数由办公室人员兼任，办公室工作人员本身业务繁忙，要疲于多头应付各种中心工作，很难全身心、精力充沛地投入于档案管理工作。 档案人员的频繁变动，以及高素质、复合型档案人才的缺乏，大大影响了档案管理工作的延续性和档案资料的完整性。

（四）档案管理模式滞后，信息化水平低，影响了档案工作的服务水平

信息化和网络化已经成为当今时代的特征。近年来,随着现代信息技术在档案管理部门的应用以及电子文件、磁盘、光盘、缩微胶片等高科技档案载体的出现，传统档案管理模式发生了巨大变化，交通运输企业档案室的职能也不断拓展。 而大部分交通运输档案管理依然停留在纸质档案、 手工检索阶段，档案利用者只能通过翻阅大量的档案原件才能查阅到相关信息，不仅环节复杂、流程重复、耗时耗力，造成了提供利用的诸多不便，而且会造成档案出现页面污损、发黄、发粘、发脆、断折等现象，加快了档案老化和损坏速度。 因此，加快档案信息化管理步伐势在必行。

二、加强交通运输企业档案管理工作的具体措施

针对以上档案管理工作中的种种问题，要积极地采取有效的措施逐步完善档案管理制度，强化档案管理手段，提高档案队伍素质，推进档案管理工作规范化、信息化，从而促进企业管理科学化、高效化。

（一）深化档案工作重要性的认识，规范档案管理，促进企业档案工作健康发展

1.积极主动争取领导支持。 交通运输企业档案工作是集服务性、 科学性、管理性为一体的一项基础性工作，它贯穿于企业各部门、各层次、各岗位。 企业档案是企业的无形资产，正确利用好重点档案信息，并对其进行采集、筛选、加工、编研，可以使档案走出档案室的小天地，投入为企业运营、发展服务的大环境中，做到既和所隶属办公部门的整体工作接轨，又和企业的中心工作同步，为企业形成新的经济增长点服务。所以，要积极争取领导的重视与支持，只有领导重视，才能保证制度的落实和执行，才能保证对档案基础设施的投入和经费划拨的倾斜。

2.注重加强档案收集工作。档案资料收集的齐全完整是决定和影响档案价值的关键因素，我们要遵循各类档案的形成规律，适时收集，确保相关技术资料及时归档和更新。以营运车辆档案管理为例，从车辆入户建档到报废销档，档案资料在不断地流入、 补充完善，同时也要经过多个管理环节，所以建立一套管理制度，明确分工、职责、管理规则，加强对档案的日常管理，才能保证及时、完整和准确记载车辆使用、维修、检测、事故、变更等情况，从而保证技术资料的时效性和延续性。

3.注重规范档案整理工作。 作为档案管理人员，对各部门移交和收集来的每一份资料，都要对照归档范围、保管期限表和档案法规的有关规定，进行仔细的鉴定甄别，区分其保存价值，确定其具体的保管期限，分门别类地归入到相应的档案类别中，使检索利用变得方便快捷。 以为运营车辆建立档案为例，要按照货车、客车、危货运输车、出租车等不同车型分类编号，将车辆照片、基本信息、二级维护和车辆技术检测报告单、年审表、事故记录等都存入档案，通过档案号检索，迅速准确地查阅每辆车的技术状况，形成一套行之有效的车辆档案管理模式，做到查明车辆状况准确及时，提取车辆档案方便快捷。

4.认真履行借阅手续。 规范档案管理工作，保证档案的完整性及保密性尤为重要。 因工作需查阅档案者，均要履行严格审核程序，档案管理员对其审批证明进行详细登记后，方允许在档案室内查阅，并按原位置归还。 借档案要有严格的时间限制，对于延迟归还者，档案人员应及时催还，必要时建立超期罚款制度，加快档案周转。

（二）创新档案服务模式，开发档案信息资源，提高档案利用率

档案管理是手段，是基础；档案利用是目的，是档案工作的中心。 对于企业而言，档案利用工作主要是针对企业内部人员，但对于不涉密部分也可以对外开放，尤其是对同行业开放，实现档案信息互补、资源共享，提高档案利用率。 档案人员要善于通过多种途径和渠道全方位地开发档案信息，内容上可以企业的历史传统、行业特色、服务对象、经营决策等为切入点，提炼富有特色的企业文化，总结优秀的企业文化建设成果。 如可以整合档案中保存的工商注册、资产运营、合同履约、税费缴纳、资质认证、质量管理等反映企业良好评价的信用信息，一方面可以宣传企业，让外界更明晰地了解企业的实力状况、企业文化，提高企业的知名度；另一方面，加深员工对企业的认知和认同感，进一步发扬企业的文化精髓，促进企业振兴。

（三）配强配齐档案人员，提高综合素质，加强档案队伍建设

该公司综合档案室积极配合雷锋车陈列馆编研工作

“ 事业兴衰，关键在人”，企业档案工作者的素质直接影响企业档案工作的水平和档案工作的发展。 作为企业，要选准用好档案管理人员，将政治素质高、业务能力强、热爱档案事业的人员充实到档案管理队伍。 要积极选送档案管理人员参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案管理人员的业务能力。

（四）转变档案管理模式，加强档案信息化建设，提高档案管理水平

随着社会信息化和档案工作现代化步伐的加快，档案基础业务建设的重心必须向档案信息化建设转移。 档案管理的信息化建设，不仅可以提高档案管理工作的效率，使档案管理工作规范化、透明化、专业化，而且对于档案的保护、流通，也起到了一定的推进作用。 将信息化建设纳入到档案管理之中，才能不断提高档案的信息化程度，使档案管理发生质的飞跃。 因此，交通运输企业要大力改善档案管理工作的软硬件设施，确保档案管理的信息化建设得以顺利推进。

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