EXCEL在邮政人力资源系统中的应用

夏玉福

【摘 要】 人力资源一项非常重要、繁琐的工作，邮政人力资源系统二期上线已经有一年多，人员信息、薪酬、保险等功能模块日臻完善，如果再借助EXCEL还能在部分人力资源管理工作中提高其工作效率。

【关键词】人力资源 薪酬发放 薪酬调整

【中图分类号】F24【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）02-0323-01

Excel不仅具有一般电子表格软件所包括的数据处理、制表等功能，而且可以提供各种统计函数和工作计算的公式与方法，满足日常人力资源管理的各项统计报表、批量打印等工作需要。

1、薪酬发放过程中的实际应用

薪酬人员都有自己的一个薪酬发放软件，或使用工资软件，或使用EXCEL，每次发放工资时，既要审核工资又要提供给财务相关工资发放入账表。能否利用EXCEL在原始工资表中自动审核与生成相关统计表，就成为提高工作效率的关键。

在月工资表中建立多个子表，数据基础表包括：职工工资表、人员信息表；自动生成表包括：薪酬导入表、工资及保险入账表、支出明细表、机构设置及人员分布情况表、劳动用工手工月报、部分岗位收入情况统计表、表间审核等。

1.1 各类汇总表简介

薪酬导入表：因各地工资项目与省公司薪酬模板有出入，需转换为统一模板导入；工资及保险入账表：财务做账用，分部门、工资项目对工资的分类汇总；支出明细表：财务做账用分部门、责任中心对企业保险等成本项目的分类汇总；机构设置及人员分布情况表：在人力资源二期系统用工月报中需手工填报的报表；部分岗位收入情况统计表：在人力资源二期系统薪酬月报中需手工填报的报表；劳动用工手工月报：按岗位序列、用工类别、用工结构、责任中心的汇总表；表间审核：审核自动生成的各类报表与基础表的数据正确性。

1.2 各类汇总表实现方法

薪酬导入表：人员“姓名”列使用条件函数IF提取“职工工资表”中姓名项非空的人员姓名，函数为=IF（职工工资表！姓名单元格<>""，职工工资表！姓名单元格，""）；需要在“人员信息表”中提取的项目列使用纵向查找函数VLOOKUP，函数为=VLOOKUP（姓名单元格，人员信息表！姓名列：提取项目列，两列距离数，0）；需要在“职工工资表”提取的数值项目列使用条件求和函数SUMIF，函数为=SUMIF（职工工资表！姓名列：姓名列，姓名单位格， 职工工资表！ 提取项目列：提取项目列）。

其他汇总表使用的函数包括：数组类型函数SUMPRODUCT、计数函数COUNIF等，通过EXCEL多种函数的组合使用，自动生成了日常工作中各种需要的汇总报表，在邮政人力资源系统二期未上线前，月用工与薪酬月报中的多数报表通过EXCEL自动生成报表进行填报。

2、职工薪酬调整表打印中实际应用

每到职工薪酬普调时，打印薪酬调整表就成为一项重要工作，利用EXCEL的宏打印功能使打印工作达到事半功倍的效果。

2.1 在sheet1中设计好薪酬调整表的表样与页面设置。

2.2 在sheet2中逐行录入职工的薪酬调整基本信息

2.3 建立宏

所建立的宏主要要做两个步骤的工作，一是将工作表“sheet2”中的内容逐行调入工作表“sheet1”的打印面板中；二是通过打印机将设定内容打印出来。宏的工作方式是调入一条内容打印一个信封，循环工作，直至将“sheet2”中的内容打印完毕。

2.3.1 宏代码

根据上述分析，从“工具”菜单中选择“宏”命令，进入Visual Basic编辑器，编写一个名为“打印”的宏（此宏在实际工作中经过验证，运行正常），其代码如下：

Sub 打印（）

Dim no1 As Integer

Sheets（"sheet1"）.Select 进入打印页面

no1 = 4

no2 = InputBox（"请输入打印内容人数："， "对话框"， 1）

If no2 = "" Then 如果在对话框中选择了取消按钮，则终止宏！

Exit Sub

End If

Do While no1 <= no2 + 4

Range（"b5"）.Value = Sheets（"sheet2"）.Range _

（"b" + Trim（Str（no1 + 1）））.Value

......（"b5"为sheet1表中待打印项，"b"为sheet2表中与"b5"对应的具体打印内容。）

ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut From：=1， To：=1， Copies：=1， _

Collate：=True 打印输出

no1 = no1 + 1

MsgBox "请放入新的纸张后按任意键继续！"， 48， "暂停提示"

Loop

End Sub

2.3.2 注意事项

2.3.2.1 在宏中引入了两个变量“no1”和“no2”，其中“no1”是一个计数器（no1始终小于等于no2），“no2”是通过对话框接收的一个数值，用户根据需要打印的薪酬调整表份数（即工作表“sheet2”中打印内容的行数）输入这个数值，宏通过这个数值确定循环次数。

2.3.2.2 对于具有自动上纸功能的激光打印机和喷墨打印机，则可以删除起暂停作用的语句：MsgBox "请放入新的信封后按任意键继续！"， 48， "暂停提示"。

2.4 运行宏

2.4.1 从工具菜单的宏选项中选择“宏”弹出宏对话框；

2.4.2 从宏名列表中选择“打印”；

2.4.3 用鼠标左键单击“执行”按钮。

实际上利用EXCEL的宏可以完成所有具有固定打印面板的工作，比如批量打印奖状、批量打印明信片、批量打印特快详情单等等。

参考文献

[1] 《利用Excel97的宏批量打印信封》，Office学院-Excel-Excel实例学习-正文