档案信息资源在机构编制部门的整合研究

房颖

【摘 要】本文在介绍档案信息资源整合概念及必要性基础上，研究基础机构编制部门中档案信息资源整合的方式方法，着重从信息技术、宏观微观整合、坚持原则等方面进行研究。

【关键词】 档案信息 机构编制 整合

【中图分类号】G271【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）02-0309-01

各基层机构编制部门，是深化我国行政管理体制改革、政府机构改革和事业单位改革的重要组织保障。机构编制中档案信息资源管理，在“以信息化带动工业化、以工业化促进信息化”政策的推动下，取得了长足的发展。但同时我们也看到，在机构编制中的业务信息系统与档案信息管理统之间存在的衔接不当问题，给档案信息资源的收集、整理、开发、服务等环节造成了不少困扰，已成为基层机构编制部门，档案信息资源管理的发展瓶颈。因此，机构编制档案信息资源的优化配置与整合，成为信息化发展进程中亟待解决的问题。

一、档案信息资源整合的概念及必要性

研究档案信息资源整合首先应明确档案信息资源整合的概念：“档案信息资源整合主要是通过专题信息资源检索工具建设和档案文献汇编来完成的，在现代信息技术条件下，则可以通过数字技术的运用，实现对实践领域档案信息资源的集中化[1]。

在机构编制中档案信息资源整合的必要性主要体现在：①档案信息资源数量巨大，内容丰富、载体多样。档案信息庞杂琐碎。②对档案信息需求量多样化。这不仅体现在数量众多，而且要在众多庞杂的信息中选取对机构、资源配置、人事编制、架构职能有利用参考价值的进行编纂和公布，这也是档案信息资源进行整合的重要因素之一。③社会对档案信息的需求。在信息经济快速发展的今天，无论是社会机构还是广大的群众在电子政务框架下的社会生活中，对档案信息资源的需求也是与日俱增。但现存的档案信息资源状况根本无法满足社会的利用需求，提供便利的有效信息。为了顺应时代的发展，使档案信息资源的作用在社会上得到充分的发挥，档案信息资源有效整合的工作已经是迫在眉睫。

二、 档案信息资源整合的拓展研究

1、借助信息技术实现档案信息资源整合机制的创新

信息技术发展为档案信息资源的整合提供了一个很好的机会，使得我们可以绕开档案实体整合过程中由于条块分割、部门利益而导致的许多阻力。我们可以做的工作很多，而且都极具建设性。比如，在机构编制中，可以启动一定行政区域内档案目录中心的建设，将市、区、县行政区域内不同类别、分散保存在不同部门的档案目录录入数据库，建立起翔实、齐全、完整的档案目录中心。进一步而言，在条件许可时，在目录中心的基础上，建立全文数据库，就借助于网络信息平台实现了档案信息资源的整合共享。这不仅有利于档案资源的整合，也有利于档案信息的充分利用[2]。

2、 微观、宏观整合的措施

微观整合即档案编制中的基础性、原始性的归纳整理。具体要求有效用——要通过鉴定来解决档案文件的保存价值与共享范围问题；有秩序——把原始记录成为有规可循的有机整体；有价值——使集聚起来的档案资源不仅是有用的而且是可用的。

宏观整合即将档案息资源的整合将重点放在了档案行政管理机构和档案资源合理配置上。在机构编制中，档案资源共享上存在着不一致性，在档案信息资源的整理过程中不是存在着工作割裂的弊端，就是信息资源的重复积累问题[3]。要解决上述出现的问题，就要制定相关的措施，确保信息工作的顺利开展。

首先要强化各级档案行政管理部门的档案信息建设的合作和共享。其次，要加强档案各个部门的合作，建立互动多赢的机制。档案资源的整合是一个艰巨的社会体系工程，需要各方共同努力。同时，要推进这一工程的持续发展，又必须兼顾有关各方的利益。在实际工作中具体为：

①建立以以地方区域性档案为主的档案目录信息，在综合档案馆内就可以检索到各个地区的档案资源，为机关、个人查找档案工作提供了便利的条件和有效的服务，而且在面向社会的公共网上也可检索到相关档案信息。②建立各种形式的新型文件管理中心和档案事务所。

最后，要宣传档案信息资源。要达到档案信息资源共享的最终目的就必须要让社会的方方面面都关注档案工作和信息资源发展现状，提高档案信息在社会中的利用率。通过公开的专题教育、宣传编研成果等方式相结合的形式，多角度的去看待档案信息资源的开放。

3、机构编制中档案信息资源的整合坚持区别对待

各级档案部门要正确地把握本地档案工作实际情况。对一些乡村镇而言， 如果的确存在档案资源保管的过度分散，从而影响到了档案工作的健康发展的情况，要在适当的时机取得当地党政部门的大力支持 ， 整合才有望成功。在县、市等大中城市政府机构中，科技档案和专门档案往往数量大、种类多，如果专业主管机关对科技档案和专门档案的管理规范、有序，就可以更多地通过建立同一行政区域内的档案目录数据库、全文数据库等来实现档案信息资源的整合，而没有必要强求档案实体的整合了。

4、对于社会法制建设而言，做好信息来源部门与现有档案部门接口问题

档案部门能实现前端控制是整合的重要阶段标志，这里包涵硬件标准、软件标准、数据标准和安全标准健全。由于我国电子政务开展的时间还比较短，我国政府对电子政务建设的有关指导还大多停留在宏观的战略框架上，涉及电子政务具体实施和运作的法律、法规基本是空白。比如有关法律上认可的数字签名技术标准、数据保护法、信息公开法等相关法律、法规、标准急需出台，这也是档案信息整合建设发展的法律需要。

因此，要不断完善档案法律法规，并增强现有法律、法规的系统性、可操作性和执法的严密性，同时要及时制定、修改档案信息资源整合配套的法律法规，使其发挥对档案信息资源整合工作的整体调整功能，保证档案信息资源有效整合与共享。

三、 结束语

随着社会信息化水平的提高和档案信息化建设的推进，实现档案信息资整合己是大势所趋。机构编制中档案信息资源整合与共享尚处于起步阶段。因此，我们不仅要学习好的经验，同时也要从我国档案发展的实情出发，制定适合机构编制档案信息整合的新举措。在实际工作中，要坚持以人为本的整合服务理念，全面反映政府组织机构中的各个领域，着眼于档案资源特色的资源整合服务，并且与社会经济发展的规划相符，体现特色档案的文化积淀。

参考文献

[1] 颜海.政府信息公开理论与实践[M8.武汉：武汉武汉大学出版社， 2008.

[2] 曹航.谢敏.条块分割，体制约束与机制创新一一对档案信息资源整合的再思考[J]档案管理2010总第182期

[3] 徐瑞鸿.档案信息资源整合研究[J]兰台世界 2006.05