工程监理档案管理工作之我见

宋淑芹　贾莉

为使档案工作满足改革开放的需要，适应发展的趋势，必须切实加强档案的科学化管理，重视科研档案，充分挖掘蕴藏着的潜能，促进档案的横向联系和深层突破，这就要求我们目光要远一些，观念要新一些，步子要大一些，工程监理是我国对外开放以来，引进国际工程监督管理的一种新体制，是对工程项目全方位、全过程的技术服务与质量监督，是我国建筑行业继续向前发展的必要保证。在建设工程监理工作中产生的各种材料记录和反映了基本建设活动的真实面貌，将其中有保存价值的部分档案归档保存是基本建设工作的需要，也是我们广大档案工作的职责所在。本文就如何做好工程监理档案的管理工作，提几点粗浅的看法：

1.工程监理档案的作用

多年来，在工程项目建设中，工程监理档案在缩短工期，降低工程造价，解决疑难问题，推广新技术，提高生产率等方面都发挥了很大的作用。一是监理档案是工程监理的生存和发展的必备条件。利用监理档案能够在时间和经济效益上得到极好效果。二是监理档案是工程监理的良师益友。提高工程监理质量离不开档案，监理档案是提高工作服务质量的参谋和助手。根据体系文件资料、技术文件资料、项目文件资料达到监理人员在工作中用标准说话，用数据说话。同时，工程项目验收和使用维护都要靠检验凭证、质量记录作为依据。只有真实记录，提高工程监理档案资料管理的硬件水平，才能使监理档案资料在提高工程监理的服务中，发挥出更大的作用。三是监理档案是处置工程项目纠纷的重要依据。建筑产品不同于其它工业产品，工程竣工后，不可直观，具有隐蔽性，不可逆性，只能在掩盖前，搞好隐蔽工程验收记录，确保完整齐全，作为以后评定工程质量及处置各种纠纷的依据。

2.工程监理档案管理工作中存在的问题

一是工程监理档案管理工作缺乏政策性指导。随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。二是档案知识缺乏。由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对工程档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。三是全员档案意识不强。监理档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。

3.对工程监理档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议

（1）提高监理人员的档案意识，严格按照《档案法》、《档案法实施办法》及规则办事。我们要在监理人员中进行深入细致的《档案法》、《档案法实施办法》及有关规定制度的学习和宣传，明确监理文件材料的形成，积累、整理、归档是每个监理人员应尽的职责。

（2）提高业务素质和科学知识，不断提高档案人员的科学管理水平。档案管理人员应具备熟悉专业知识、掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。

（3）加强工程监理技术档案的收集工作。工程监理档案资料分为两级负责的管理制度，一级为工程监理组的工程档案资料管理，这一级资料具有数量多，齐全，使用频率高等特点。如：合同文件、设计文件、图纸等都要随时跟踪归档。特别是对于大型基本建设项目的监理技术档案更要责任到人，奖惩分明。因为大型基本建设项目的新建、改建和技术改造是一项庞大的工程，由于工期跨度长，涉及面广，因此，管理难度较大。但是，大型项目的地位又确立了管理的高标准、严要求。基本建设工程项目档案资料管理是项目管理工作的一个重要部分，文件收集、积累和完整、准确情况不仅关系到工程项目的正常开展，同时也将对日后工程建设、生产管理、工程维护和改建、扩建起着举足轻重和作用。因此，监理单位不仅对工程的质量、进度、投资、合同进行监理，同时必须负责监督、检查建设项目文件收集、积累的完整、准确情况，督促整理各种技术档案；同时，监理单位必须对竣工文件进行审核，就文件的完整、准确、字迹书写提交专项报告，移交档案部门。另一级为公司档案部门管理，包括工程的前期手续，建设过程中资料审查，工程竣工后，所需归档和资料收集、整理工作。

（4）规范工程监理技术档案的整理工作。建设工程监理档案的整理组卷必须遵循建设监理活动的客观规律，保持档案材料的系统性与有机联系。在方便利用的前提下，以建设项目为单位，适当照顾案卷厚度，根据收集到的技术档案资料区分类型，对照有关标准规范进行系统的整理，达到条理化。同时，要求监理资料员不仅要有专业技术知识，还要具备档案专业方面知识，确保收集的监理资料完整齐全。