对区域联合采购风险的几点思考

朱光永

【摘 要】区域联合采购是指一定地域范围内有共同需求的许多买方联合起来，将各自分散的需求合并后，以一个采购商的名义向供应商实施采购，从而发挥采购规模优势，达到降低采购成本的目的。它多见于公共事业部门和非盈利性组织，如政府，高校，医院等。加强对区域联合采购的风险分析，做好风险防范措施，对于完善区域联合采购模式，具有重要意义。

【关键词】区域联合采购；风险控制

一、区域联合采购的风险分析

（1）需求差异性风险。需求差异性风险，是指由于需求的不一致性和需求的不确定性而导致的采购风险。区域内的各需求单位由于自身情况不同，对采购的物资要求各异，标准不一，有些物资甚至是承担采购任务的采购机构从来没有接触过的，采购机构缺乏对这些物资的深入了解和必要的市场调查、科研论证和供应商分析，盲目的开展采购工作容易导致采购程序的混乱和采购质量的下降。由于需求的不确定性，若区域内相当数量的需求单位要在同一时间要求采购同一品种的物资，会导致供应商难以在短时间内完成物资的供应，造成采购时间的延误。如果要照顾到方方面面的需求，有可能会破坏区域联合采购的规模效应，使采购效益大打折扣。（2）信息屏障风险。信息屏障风险，是指由于组织内部缺乏必要的信息沟通而导致的采购风险。具体表现为：一是影响采购计划的系统前瞻性。采购任务都是由各单位临时汇总上来的，采购机构无法从长远的角度来制定采购计划，对于采购工作的合理化和采购工作的优化起了阻碍作用，使采购计划的系统性和前瞻性无法正常发挥。二是影响采购的后续服务质量。如部分产品的采购任务完成后，需要对相关操作人员进行技术培训，以及产品的维修和保养，这些都要求各单位与联合采购机构进行及时沟通，提出具体的需求和使用情况信息。三是导致信任危机的发生。区域内各单位隶属于不同部门，平时交流有限，在很多工作上会发生疏漏甚至是误解。由于采购资金都是来自于各需求单位，采购资金的使用情况关系到各需求单位的切身利益，如果采购机构与各单位之间缺乏实时的信息交换，得不到需求单位的理解，就会造成两者之间的矛盾，甚至是扯皮现象的发生。（3）时间差异性风险。在区域联合采购模式下，各单位要对各自的采购需求进行预算审批，而各单位的审批时间又不尽相同。若某一单位在预算审批上花费时间较长，或是某一单位发生超预算情况，需等待其重新审批，必然延误整个区域内的采购工作，增加了采购的时间成本，降低采购效率。

二、加强风险管理控制的对策

（1）完善区域联合采购制度建设。一是要建立切实可行的区域联合采购业务流程规范，采购机构和采购人员要按照流程规范的要求，指导采购工作。二是建立一套与之相对应的法规制度，约束采购人员的行为。由于区域联合采购在我国正处于起步阶段，配套的法规制度将是这种采购模式走上正规化的必要前提条件。应该重点加强责任追究制度，使权利与责任相一致，防止采购机构因为责任心的因素而区别对待委托单位。同时，还应加强依法采购的监督力度。各单位可以抽调人员组成纪检、财务、审计联合检查小组，对采购过程进行全程监督。（2）加强人员配备，必要时进行人员的抽组。鉴于采购机构可能存在的人员紧张和精力不足等问题，区域内各委托单位应该积极配合采购机构的人员抽组，将熟悉相关技术和使用情况的采购人员抽组到采购机构，共同参加采购工作。一方面可以缓解采购机构的压力；另一方面可以防止因对所采购的物资缺乏相关的了解而带来的不必要的麻烦和疏漏。（3）风险的识别和判断。加强采购人员的风险意识，建立衡量风险的标准体系，使风险能够得到有效确认，从而提高风险的识别能力。采购机构要对采购活动进行全程跟踪和监控，及时反馈所获取的信息，利用风险标准体系识别潜在的风险，使风险杜绝在萌芽状态。（4）与供应商建立良好的合作伙伴关系。新的采购任务给采购机构赋予新的责任，同时带来了新的挑战。在区域联合采购模式下，采购单位需要采购的物资品种增多，有自身平时采购业务范围内的物资，也有其他军兵种所需的通用物资。承担采购任务的单位必须加强与市场的联系，做好采购的前期工作，包括市场的调查研究、技术性能参数的界定等，充分了解市场行情，并且与新的潜在供应商保持良好的信息沟通，与之建立合作伙伴关系，才不至于在临时接到采购任务时手足无措。（5）拓宽信息沟通渠道，提高沟通协调能力。网络信息技术为各部门提供了即时沟通的桥梁，信息传输在网络环境中更加顺畅。各委托单位能够通过网络对采购机构提出采购需求的具体信息，在特殊情况下还能及时提出需求变更，物资技术要求变更等。加强网络系统构建，对于提高信息的传输速度和信息传输的准确性，实现信息的充分共享具有重要意义。

采购机构应定期对用户信息进行收集，了解需求动向，以便及时进行市场调查研究，选定值得信赖的供应商建立合作伙伴关系。了解所采购的物资使用情况，以便对物资品牌和供应商做出合理评价，并且组织对所采购的某些技术含量高的物资进行后续服务，如定期的人员培训，装备的维修保养等。