试论园林绿化工程档案的管理

刘红云

【摘 要】本文介绍了园林绿化工程档案的特性，分析了园林绿化工程档案现状，提出了加强园林绿化档案管理的措施，为提高档案管理水平提供了一定的参考。

【关键词】园林绿化；工程档案；对策

园林绿化工程是建设风景园林绿地的工程，旨在为广大市民提供一个良好的休息、娱乐、满足人们亲近大自然、回归大自然愿望的场所。它包括园林建筑工程、土方工程、园林筑山工程、园林理水工程、园林铺地工程、绿化工程等。主要通过工程技术表现园林艺术，以使工程构筑物与园林景观融为一体。园林绿化工程档案，是一种以文字、图像等手段记录施工工程所形成的一系列文件组合。它将园林绿化的施工过程以一种被施工双方都认可的形式记录下来，反映了园林绿化施工过程中的各种状态和责任。它保证了园林绿化工程的运行维修和改扩建工作，是人与自然追求和谐相处的历史证据。

一、园林绿化工程档案的特性

（1）园林绿化工程档案的复杂性与多样性。园林绿化工程是通过人工构筑手段加以组合的具有树木、山水、建筑结构和多样功能的空间艺术实体。其形成的档案部门多、种类多；工程施工交叉复杂；各自材料既有重叠、又各自一体，最终形成庞大复杂的资料。（2）园林绿化工程档案的多变性。园林绿化工程随意性强、可塑性大。园林绿化工程档案常适应园林绿化工程需要，多以修改补充原有园林绿化规划设计方案图纸，工程的多变性，决定了档案的多变性。档案只有准确完整，才能避免造成建设和维修的失误和损失。（3）园林绿化工程档案的社会性与开放性。园林绿化工程是一项公共事业，是提高人们生活质量、造福于人民的公共事业。园林绿化工程随着经济的发展和社会需求的不断提高，显现出大规模地高速增长态势。园林绿化工程档案被深深打上历史的烙印，唯有准确收集、整理、归档，以保存历史的真实记录，才能得到永久的保存和利用。

二、园林绿化工程档案现状

（1）园林绿化工程档案工作起步晚，管理体制尚待理顺。园林绿化工程档案由市园林局负责集中统一管理。它与建设工程档案、市政工程档案等专业档案的管理相比，有许多不足之处。签订责任书制度、指导检查制度、竣工验收制度等尚未得到全面贯彻执行，导致园林局自身保存的或城建档案馆接收的工程档案历史遗留问题多，不成套档案多，集中统一管理特别薄弱。（2）对园林绿化工程档案工作重视程度不够。许多参加园林绿化建设项目的建设单位，对工程档案缺乏应有的重视，对档案工作投入资金不多，投入人力不够，档案管理人员或仅懂园林绿化，或仅懂档案，缺乏多面手，没有按照城建档案行业管理标准管理，使档案与工程脱节，造成档案底数不清，数据不真等一系列现象，直接影响到档案的真实有效性。（3）法制意识淡薄。建设单位没有依法缴纳园林绿化工程档案。园林工程主管部门又疏于对园林绿化工程档案依法收集和集中统一管理。

三、加强园林绿化工程档案的管理与控制

（1）适时跟踪。园林绿化工程开工之前，园林绿化工程主管部门要与建设单位签订工程档案责任书，各建设单位要指派专人负责档案工作。工程施工的每一步都涉及到档案工作，都需要引起高度重视。开工前，园林绿化工程档案要记录现场踏勘测量，核对核实有可能产生的设计变更，收录施工许可证和开工报告。施工中，园林绿化工程档案要对土方登记单，标高复核记录，苗木出圃单，隐蔽工程验收单等一系列情况记录。对施工图分布、技术交底、施工组织设计、操作记录等都要随时收集。竣工后，园林绿化工程档案要记录竣工报告、工程决算、竣工图以及竣工验收所产生的会议记录等，变更文件所提出的修改内容要全部准确的反映在施工图上。园林绿化工程档案人员要善于沟通，多方收集有关资料，争取在第一时间保证园林绿化工程档案的完整准确。（2）分工协作。园林绿化工程的主管部门和城建档案管理部门要密切合作，各司其责，形成合力。园林绿化工程的主管部门负责对园林绿化工程档案的收集、整理等，要制定出明确的工作程序，要及时将工程档案移交给城建档案管理部门。城建档案管理部门要加强工作的主动性，积极与园林部门沟通协调，深入工程现场指导检查；举办培训班，帮助建设单位建立档案的工作流程，健全内部管理制度，为他们提供各项服务。而园林绿化工程档案人员要勤于思考，加强学习，增加知识储备，增加才干。只有三者通力合作，才能使园林绿化工程档案彻底改变其被动、薄弱的局面，迅速成长壮大起来。（3）依法管理。园林绿化工程的验收也要实施园林绿化工程档案验收备案制。由园林绿化主管部门和城建档案负责部门共同实施。建设单位在对园林绿化工程进行预验收前，要提请有关部门为工程档案进行预验收，预验收合格后，取得两部门核发的工程档案预验收认可文件，方可组织工程验收。城建档案部门要加大行政执法力度，不定期对园林绿化工程档案工作进行检查指导，增强建设单位的城建档案意识，依法对没有缴纳园林绿化工程档案的建设单位进行处理，使园林绿化工程档案得以顺利进馆。