建立高校人物档案的实践与思考

杨洪勋

【摘 要】人物档案作为一个新兴的门类档案，建设起来是一个相对复杂的系统工程。我们要从人物档案的制度建设、组织管理，实体管理等不同角度和不同层面统筹考虑，完成人物作为历史文化遗产的科学保管与传承，在学校的文化建设中发挥出它应有的作用。

【关键词】人物档案；归档；海洋大学；管理；利用

高等学校人物档案是指高校人员在其从事教学、科研和管理等职务活动中形成的有价值的资料，包括能够反映其履历和业绩的论著、日记、书信、任职文书、传记、回忆录、生平事迹、照片、录像、录音、家谱等。根据原国家教委《高等学校档案实体分类法》，目前高校普遍建立起党群、行政、教学、科研等十大门类档案。但是在很多高校，人物档案作为一个独立的门类，还没有建立起来，有关人物档案的内容，被分散保管在教学、科研等类别档案中，难以集中统一保管。

人物档案是高校档案资源的重要组成部分。人物档案建设是理清学校事业发展脉络，追溯历史渊源，修补史实资料，提炼文化精神和研究校史文化的重要基础性工作。因此，在高校建立人物档案具有重要的意义。本文就如何在高等学校建立人物档案进行探索。

一、归档对象的确定

人物亦即归档对象，是指曾经在学校工作过，对学校事业发展做出了重要贡献，并且已经获得相应等级资格认证的人员。建立人物档案，首先要对归档对象进行界定。人物档案的“人物”界定，需要一个尺度，但不意味着有一个统一的标准。在不同的高校历史发展过程中，积累的人才不同，需要根据本校的实际情况，实事求是地分析，制订符合本校情况的实际“人物”标准。“人物”标准地制订，因学校的办学规模、层次、地位和历史长短而有所区别。对于历史悠久的著名高等学校，“人物”主要包括院士和著名教授；对于一般的高校，则主要包括教授或副教授。除此，还应包括学校领导和社会知名人士。“人物”范围的确定要适度，范围既不能过宽，也不能过窄。范围过宽，则失去了建立人物档案的意义；范围过窄，则体现不出建立人物档案的价值。

中国海洋大学是一所以海洋、水产学科为显著特色的综合性研究型大学，是211工程和985工程重点建设高校。我们于

2012年开始建立人物档案。我们将人物档案的对象确定为：历届校级党政领导；中国科学院院士、工程院院士；学校二、三级教授；教育部“长江学者奖励计划”特聘教授、国家“百千万人才工程”第一、二层次专家、“国家杰出青年基金”获得者；获省部级二等奖以上科研、教学成果奖或相当于同等级成果奖励的首位人员；其他对学校事业发展做出了重要贡献，并且在国内外有重要影响的知名人士。

二、人物档案的特点

（一）重要性

由于高校人物档案的建档对象大多是本校知名的校友，既包括成果丰硕、学识渊博的老一辈学者、专家、教授、校级领导和成绩卓著、风华正茂的中青年学者，也包括一些著名的，具有代表性的校友和社会知名人士。人物档案真实记录他们在各个领域的活动和取得的成果，折射出学校的精神和物质文化财富。因此，把人物档案建成一个独立的门类，不仅是高校档案全宗的重要组成部分，而且还是重要的可开发利用的教育资源。对于研究人物的学术思想、治学传统，对于广大师生进行爱国荣校教育具有重要的意义。

（二）复杂性

高校人物档案建设是一项涉及历史久远、人物众多，具有较大难度的系统工作。它需要学校有关部门，“人物”本人及家属的高度重视和密切配合。从人物档案的来源来看，根据目前的归档办法，有一部分内容已经通过归档单位向档案部门归档，被分散保管在教学、科研等类别档案中；有相当一部分档案存放在“人物”的个人手中，如传记性材料，参与学术或社会活动的照片、录音、录像等音像资料等。因此人物档案具有档案资料来源上的分散性，缺少完整性。除此，为了弥补人物档案归档资料的不全，必要时，可以对其中的著名学者向社会征集他们的相关资料，或者对他们进行访谈，建立口述档案。

（三）记录方式和载体形式的多样性

从记录方式和载体形式上看，人物档案不像党群、行政等类别档案那样单纯。记录方式多种多样，有手写（如自传手稿）、印刷、晒刷（如科学研究的各种制图）和拍摄和录像等；表达方式上有文字、图像等；载体形式上有照片、录像、软盘、光盘等。

三、人物档案建设的组织与管理

（一）制订管理办法，制度保障

为了做好人物档案的建档工作，要在充分调研的基础上，制订出符合本校实际情况的人物档案管理办法，这是做好人物档案的依据性文件。高校人物档案管理办法的主要内容，应该包括：人物档案的建档对象，归档范围、归档时间和归档要求；管理与利用等。人物档案的建档对象的确定要适度，一定要把对学校做出了突出贡献的校级领导、专家学者和社会知名人士包括其中，不能有遗漏。归档范围要尽可能地把反映“人物”一生的重要贡献的内容涵盖其中；管理与利用要科学规范，体现出既要方便学校利用，又要方便“人物”利用的原则，同时做好保密工作。

（二）宣传发动，组织保障

人物档案建设是一项长期、复杂细致的系统工程，涉及到“人物”及家属和所在的单位。为了做好这项工作，高校档案部门要有具体的举措。一是要把档案部门制订的人物档案管理办法发到“人物”和全校各单位，做到“家喻户晓”；二是与有关院系或离退休工作处密切配合，召开人物档案建设座谈会，宣讲建立人物档案的意义和具体措施；三是通过学校的网站、校报、广播等媒体进行宣传。通过以上举措，既可以把人物档案建设落到了实处，同时也提升了档案馆在学校的地位。我们是于2012年5月制订了《中国海洋大学人物档案建设与管理办法》，同时公布了首批建档人员名单，共计62人。10月份，我们与学校离退休工作处联合召开了两次人物档案建设座谈会，在会上宣讲建立人物档案的意义和建档流程要求等。

（三）目标分解，分批推进

对于一所著名的高等学校来说，需要建档的“人物”众多，一般有几百人。为如此多的“人物”建立人物档案，不是一年、两年的时间所能完成的，并且人物档案的内容还在不断的形成中，所以建立人物档案是一项浩繁的工作。建立人物档案不能全面铺开，要分层次、分批的进行。一般的规律是，首先需要建立的人物档案的人物是学校的院士等杰出的学者和已经离退休的高龄学者。前者考虑的是层次，后者考虑的是年龄。中国海洋大学把人物档案建设的周期确定为四年，分批次推进建设，优先启动了两院院士和离退休校级领导和专家学者的建档工作。同时，我们向学校申请了人物档案建设专项经费，有了经济保障。

四、人物档案的实体管理

现阶段，人物档案的建设主要是实体建设，包括收集、整理、保管和利用几个主要方面。

（一）人物档案的收集

人物档案的收集和教学、科研等类别档案的收集有着明显的差别。教学、科研等类别档案的收集，是根据归档制度，通过立卷单位向学校档案部门归档的。而人物档案的归档代那位就是归档“人物”本人。为此，我们要归档“人物”保持密切联系，由他们（或家属）根据人物档案的归档范围和要求，把自己形成的材料收集和进行整理，也可以由所在单位的兼职档案员协助归档。由于人物档案归档内容的复杂性和特殊性，在收集方式上，除了正常的归档外，对有的档案还可以采取捐赠和寄存的方式。

（二）人物档案的分类整理

人物档案是以“人”为单位进行整理的。一个完整的人物档案必须要进行分类，才能做到科学管理。一般情况下，我们可以将人物分成这样几个类别：生平传记类；重要手迹类；社会活动类；奖状、证章等实物类；声像类和其他类。分类的标准是以问题结合载体形式来进行的。人物档案是一个高校全宗的重要组成部分，是与教学、科研等类别档案同一层次的类别。为了便于组织馆藏，确定人物档案整个馆藏的存址，要确定人物档案的档号模式。由于各个高校的分类模式不一，人物档案的档号由各个学校根据自己的实际情况自行确定。总的原则是要做到分类科学，便于检索和利用。在建立人物档案之前，人物档案被分散保管在教学、科研等类别档案中，这样就存在着人物档案与教学、科研等类别档案内容上的交叉问题。既要保证人物档案的完整性和独立性，又要维持目前馆藏分类和保管的现状，这是一个两难的问题。解决这个问题的最好办法，就是建立人物档案数据库，汇编人物档案专题目录，采用互见法，体现出分散在教学、科研等类别中人物档案的档号和存址。

（三）人物档案的保管

对于人物档案，其保管期限为“永久”，为此我们要建立专门的人物档案库，做到集中统一保管。这既是档案部门的职责，也是高校档案部门保管历史文化遗产的一个重要方面。对于档案库房的通常标准是要做到“六防”。由于人物档案中有很多手迹和照片、录音、录像等音像资料，应该予以重点保管。我们认为，人物档案库房的保管条件应该高于一般库房，建议参照音像档案库房的标准来进行配置，运用现代技术手段，对人物档案进行科学管理，最大限度地延长人物档案的寿命。

（四）人物档案的利用

人物档案中涉及科研机密和个人隐私的内容，属于限制性利用。我们要根据档案法规和保密法的相关规定，确定可以公开的内容和不宜公开的内容范围，同时要和归档“人物”协商，取得一致意见，做到既要保证人物档案的合法利用，又要保护“人物”的合法权益。为了做好人物档案利用工作，要建立数据库，编制各种检索目录，使人物档案在学术传承和校园文化建设中，发挥出其应有的作用。总之，人物档案作为一个新兴的门类档案，建设起来是一个相对复杂的系统工程。我们要从人物档案的制度建设、组织管理，实体管理等不同角度和不同层面统筹考虑，完成人物作为历史文化遗产的科学保管与传承，在学校的文化建设中发挥出它应有的作用。

参 考 文 献

[1]贾颖华.试论高等学校建设人物档案网站的意义[J].云南档案.2011（5）：51～53

[2]刘超.高校名人档案建设初探[J].兰台世界.2011（2）：20～21