高校教学档案信息化管理研究

周玮　毕鸿雁　孟成民　夏靖娴

教学档案是反映学校教学管理、教学实践和教学研究过程的真实记录，是衡量一所高校教学管理水平和教学质量的重要标志之一。从高校教学档案信息化管理的必要性出发，针对高校教学档案信息化管理存在的问题，提出了相关对策。

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教学档案是反映学校教学管理、教学实践和教学研究过程的真实记录，其内容具有原始性、真实性，主要包括教学综合类、师资队伍建设、专业建设、课程建设、教材建设、实验实习、毕业论文等。教学档案是学生管理的重要组成部分，是衡量教学管理水平和教学质量的重要标志之一。

随着学生招生规模的进一步扩大以及教育体制改革的进一步深入，教学档案管理工作在教学与科研中的地位越来越重要，其能够充分反映高校实际教学活动，也是管理机构了解学生学习以及教学管理等情况的重要手段。积极探索教学档案的先进管理办法，不断提高教学档案管理水平，保证教学档案的科学化、规范化、系统化、常态化，实现教学档案资料齐全、立卷编目、按序归档、便于查阅的规范管理，不仅可为高校人才培养工作提供能动指导作用，而且也可以促使学校教学质量与管理水平的全面提升。

一、高校教学档案信息化管理的必要性

2008年9月1日，由国家教育部和国家档案局联合颁发的《高等学校档案管理办法》明确规定了高校档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行的重要性。国家档案局于2002年11月印发的《全国档案信息化建设实施纲要》也明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。因此，高校教学档案信息化建设是高校教学档案管理的必要工作，也是高校信息化建设的必然趋势。

1.无纸化办公模式的建立需要以信息化管理为前提

当前，大部分的高校教学档案仍以纸质版本为主，其收集、整理、保管、使用等多是人工进行。一旦发生水灾、火灾、地震，档案被毁，可能造成无法挽救的损失。

教学档案信息化管理是响应学校无纸化办公模式的推广，响应数字化校园建设，适应信息化时代的要求。依托计算机网络技术，加快档案信息化建设步伐，是新形势下对高等学校教学档案管理新的要求。

2.高效管理及运作模式急需信息化变革

目前，高校教学档案普遍存在档案材料保存不统一、教学档案资源得不到充分利用的现象，而且高校教学档案材料在管理过程中也耗费了大量的人力物力。利用信息技术，将纸质文件数字化，将教学档案材料信息化，建立高效、规范、准确与安全的教学档案管理信息化系统，并通过设定访问权限，实现学生、教师以及社会不同群体对档案信息资源的共享，这不仅可以大大提高高校教学档案管理工作的效率，也可以实现高校教学档案资源的充分利用。

3.时代进步和科技发展加快高校档案管理信息化建设的步伐

在信息量不断递增的当今校园，如何充分利用信息技术来提高高校教学档案管理的工作效率，创新高校教学档案管理的工作模式，是高校教学档案管理工作者应当关注和解决的问题。构建高校教学档案信息化管理系统，对提高高校教学管理水平乃至教学水平有着十分重要的意义。

二、高校教学档案信息化管理存在的主要问题

当前，虽然我国各高校教学档案管理工作已经形成了一套相对完善的管理体系，但仍然存在着一系列比较突出的问题。

1.教学档案信息化程度低

许多高校学生培养流程已经实现了网络化管理，而教学档案，如专业建设、师资队伍建设及课堂教学文件等材料却仍以手工操作的手段完成收集、整理、统计、检索。教学档案管理的现代化程度低也直接导致了教学档案利用率低。由此可见，教学档案管理的信息化将是高校教学档案建设的必经之路。它既可提高工作效率，又可提高教学档案的利用率，适应时代发展的需要。

2.教学档案管理不规范

一些高校对教学档案材料的收集与整理具有较大的随意性，没有配套的教学档案管理制度，没有明确的归档范围、要求和标准，没有提出奖惩措施，导致教学档案收集不全。教学档案管理的不规范，在一定程度上影响了高校教学培养管理工作的发展。

3.教学档案管理人员不稳定

由于工作的兼职性，院级教学材料档案管理员流动性大，影响了档案工作的连续性、稳定性和系统性，同时，因其没有受过档案管理专业知识的培训，对档案管理专业理论知识和档案信息化建设业务技能掌握有限，这也严重影响了教学档案的质量。

随着信息网络技术的发展，办公自动化的普遍应用，传统档案管理工作的手工管理方式已不能满足信息化时代的要求，越来越多的教学档案将以电子文档形式出现，但电子文件材料归档还没有形成系统的管理制度，很多问题还有待解决。

三、教学档案信息化管理对策

教学档案信息化建设是一项重大的系统工程，高效且规范化的档案信息管理工作可以为教学评估、人才培养、团队建设等提供服务和支持，使教学档案在高等教育发展中起到重要的作用。

1.加强教学档案信息资源统一管理模式建设

教学档案信息资源建设主要包括两大方面，一是现有教学档案（包括纸质档案、缩微胶片影像、录音档案和录像档案等）的数字化；二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中。

建立一套科学、规范、可行的高校教学档案信息化管理制度，并根据不同的教学档案类型建立相应的标准和规范是一项重要的基础工作。

2.加强安全的信息化网络平台建设

由于电子档案通过网络平台进行传输，而网络具有开放性，计算机病毒、网络黑客的出现，使得信息化的管理必然会面临网络安全问题。这就需要建立一个涵盖信息化教学档案管理的安全保密体系，需要高校加强对教学档案管理系统进行有效监督和管理，确保教学档案数据库的安全，确保教学档案信息网络的传输安全。

3.加强高校信息化管理人才队伍建设

建立高效规范安全的教学档案信息化管理系统，必须加强高校教学档案信息化管理人才队伍的建设，这就要求我们需适当引进档案学管理学专业人才，同时加强对档案管理人员的专业知识、专业技术培训，不断提高其知识结构、业务水平和专业素养，使之成为既具备教学档案管理能力，又能熟练使用信息化技术的复合型人才，从而尽快适应高校教学档案数字化、信息化建设的需要，更有效地提升工作效率，更好地服务于教学。

教学档案信息化建设是一项长期而艰巨的系统工程，需要我们与时俱进，不断地探索与研究。

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