论高校图书馆数字资源协议供货新模式

2013-05-16周琪锋

实验室研究与探索 2013年2期

周琪锋

（广东商学院资产与设备管理处，广东广州 510320）

0 引言

随着信息技术的快速发展，人类社会已进入信息化时代。在网络化、信息化的社会大背景下，图书馆事业也迎来了蓬勃发展，进入到数字化图书馆时代。在数字化图书馆时代，数字资源以其新颖性、时效性、传输速度快等特点已成为图书馆资源的重要组成部分，是数字图书馆十分重要的信息源。全国各高校图书馆为满足多层次、多学科读者的信息资源需要，纷纷都在不断扩充与完善自身的数字资源库，而数字资源的获取除了少量免费和自建数据库外，主要还是通过数据库的购买和数据库使用权的购买来完成对自身数据资源库的扩充与完善［1-2］。

1 高校图书馆采购数字资源的现状分析

目前各图书馆在数字资源采购方面还没形成统一规范的采购模式，数字资源现采购模式主要有3种：自主采购、集团采购及政府招标采购［3］。

自主采购是指单个高校图书馆独自和数字资源供应商以谈判的方式进行订购。集团采购是指多个高校图书馆联合起来和数字资源供应商以谈判的方式采购一种或多种资源，以最优惠获取最优价格、最佳服务和最符合需求的资源［4-5］。政府招标采购是指按照《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法》的法规及政策，进行数字资源的招标采购，通过一系列的法规程序，采购所需的数字资源［6］。

（1）自主采购与集团采购。自主采购与集团采购的采购流程基本一致（见图1），但采购效果却有所不同，集团采购的模式是充分利用多方联合的优势与供应商进行谈判，从而使得采购享受到批量购买的优惠价格，并且可以节省各个图书馆与供应商进行谈判的人力、时间等成本，还可以获得较实惠的价格，并且易把握采购进度，采购效率也较高［7-8］。广东省实施《政府采购法》以来，由于广东省各高校图书馆预算经费大部分为财政性资金，必须要求按照要求《政府采购法》规定的实行政府采购。因此，高校的数字资源的采购已逐步纳入到政府采购的范畴。显然，自主采购及集团采购的采购模式及过程均不符合政府采购的相关规定［9］。

图1 自主采购与集团采购流程

（2）政府招标采购。政府招标采购的流程与自主采购、集团采购相比，政府招标采购模式显得更加严谨、规范，该模式已成为广东省高校数字资源采购近年来主要的采购模式。政府招标采购通过加强各环节的监督，注重采购程序，规范了采购过程，但所需的采购周期显然也更长。因此，效率也较低，给用户带来管理上的一定不便。例如，广东商学院的数字资源采购近年来已按《政府采购法》规定实行政府招标采购，采购程序按照图2的流程实施，采购周期往往需要3个月左右，致使某类的资源库有时无法按时续期。对于数字资源的政府招标采购方式，在各高校用户中还存在不同的看法，认为政府采购程序太烦琐，周期长，经济性、效果一般。数字资源政府招标采购开展时间不长，还有很多特殊情况需要认识、摸索和完善，虽然政府采购是趋势，但差异性的现实也得兼顾。数字资源的具有很强独占性，其效果影响往往无可替代，而采用公开招标的方式往往造成供应商不参与投标而流标的后果，而目前广东省政府招标采购方式一般是高校用户递交单一来源采购申请待审批后方可采取单一来源采购采购方式实施采购，由于程序审批周期较长，因此整体采购效率较低［10］。

图2 政府招标采购流程

2 高校图书馆数字资源采购新模式

随着政府采购法规不断完善和相关政策的出台，省财政厅及教育厅为提高政府采购效率，降低政府采购成本，方便省内高校的数字资源采购，广东省从2012年度针对图书馆的数字资源实行政府采购协议供货。办法规定了单次采购金额40万元（含40万元）以下列入部门协议供货目录的图书馆电子资源均实行部门协议供货（中文资源43个，外文资源72个）。

协议供货指通过公开招标确定通用货物（或服务）的品牌、供应商、价格、折扣率、售后服务条款等，并以协议的形式固定下来，在一定期限内由采购人执行的一种政府采购形式。在协议有效期内，采购人可以直接以询价、谈判等方式与协议供应商确认供货价格并签订供货合同，采购所需的货物。近几年来，省属高校主要针对台式计算机、打印机等通用类设备，以及还有部分实验室仪器设备实行协议供货。采用这种方式，不仅可以缩短采购时间，还能降低采购成本，又能提高采购效率，而且避免同类货物重复招标，一定程度上降低废标率，得到了采购人和供应商的普遍认同，具体流程见图3。

图3 协议供货采购流程

3 对当前协议采购工作的探讨

广东省省属高校的数字资源实行政府采购部门协议供货，是政府采购不断完善及细化的结果，解决了省属高等院校在采购该类货物的所存在与《政府采购法》相抵触的问题，减少采购过程中的诸多环节，采购人只需根据自身情况去选择采购，因此采购效率得到很大的提高。由于数字资源是实行部门协议供货的方式，即是在采购过程中须完全参照通用类设备协议供货办法去严格执行，虽然协议供货已实施多年，相关的法律法规也已发布，其合理性以及可持续性都有待于不断地改进和加强［11］。通过与现行高校政府采购工作实践相对比，数字资源的协议供货方式可以从中得到很好的借鉴。

3.1 协议供货存在的问题

（1）协议供货采购价格偏高。造成协议供货价格高出市场价的原因有以下：①采购人缺乏责任心。对协议供货价格不进行对比调研，而是直接按协议供货价采购，造成协议供货价格的偏高。②供应商之间难以形成有效竞争。而我们采购人都希望产品库内可供选择的产品能涵盖全日常工作当中涉及到的范围。但当协议供应商入围到协议产品库中数量不多，甚至有些产品的协议供应商只有1名，致使同一品牌的供应商容易联合对产品控价，形成厂家垄断，价格形成不透明，从而导致价格偏高。

（2）产品库的种类涵盖范围不够全面。因人们对产品不断提出新的要求和服务，伴随着科学技术的进步，人们对所需获得产品的要求越高。特别某些综合性大学，因其教学、科研等特殊原因，对产品的多样性需求也就更高。但目前在可供选择协议目录中的产品种类还相对有限，并不能完全满足采购单位的需要，但往往这些所需的边缘产品又属于协议供货目录，在采购时又必须按政府采购法的有关规定执行采购，致使给采购人带来工作上的误区。在日常工作中，希望相关采购监管部门及厂家扩大协议采购范围，以更好地满足用户需求。例如：广东省2012年度数字资源库虽然涵盖中文资源43个，外文资源72个，但也不能完全涵盖我校所需采购全部资源库，针对产品库外的数字资源，只能依法采取其他采购方式。

（3）化整为零，拆分采购批次。协议供货方式因其便利性大受众多采购人的认同，但有个别采购人在采购过程中，为规避公开招标，将本应达到公开招标的项目化大为小、拆整为散，分单申报走协议供货程序采购。通过反思，采购人采取拆分采购的原因有如下两点：①采用协议供货可定向选择的品牌;② 采用协议供货可定向选择的供应商。例如：广东省2012年度的数字资源库就规定了单次采购金额40万元（含40万元），单次采购金额超过40万元就必须依法选择相应的招标方式进行采购。

3.2 建立完善数字资源协议采购方式的措施与建议

通过建立健全法规政策，综合运用各种手段，全方位、多方面贯彻落实《政府采购法》，有效发挥协议供货采购方式的作用，不断加强理论探索和实践创新，丰富体系构建的实践、制度和理论成果，促进数字资源协议供货工作的发展。

3.2.1 不断完善政府采购法及配套细则

协议供货是目前政府采购采用的采购组织形式之一，它降低了采购成本，提高了采购效率，显示出巨大的优势。但在实践中发现仍有不足之处，应进行改革。所以，应针对当前政府采购管理中的突出问题，结合工作开展实际，切实加强制度建设，解决执行中操作不具体等实际问题，使各项采购活动有法可依，有章可循，不断完善政府采购法规制度体系，可研究制定“数字资源采购管理实施细则”。

3.2.2 加强对协议供货产品的价格监控

采购监管部门应强化协议供货前期调查研究工作，并及时在招标工作开始前将这些情况反馈给省级或市级监管机构和集采机构。加强与各级采购部门沟通联系，确保其及时公布更新或调整的协议价格、配置等信息;经常性深入市场调研，准确把握市场动态，增强可操作性和说服力，为准确核价提供依据［12］。协议供货的最高限价内，实行价格动态管理，对供货商通过按月价格监测或调查、市场销售价格比对等方式进行价格监控，使协议供货商提供产品的价格根据市场行情及时下调，确保协议价格相对优势。但由于数字资源具有很强的独占性，缺乏供应商之间的竞争，价格容易形成垄断，但可以尝试要在组织相关品牌进行二次竞价（竞价的方式有竞争性谈判、询价），又或者借鉴其他省份兄弟院校同类资源库的采购价格或委托第三方机构协助调查价格，重新确定价格优惠率，保持协议供货产品价格与市场实现联动。

3.2.3 促进产品库不断扩充及更新

为满足高校日益多样化的需求，政府应鼓励更多的供应商积极参与政府采购，不断扩充产品库，主动更新产品信息，进一步方便采购人的需要，满足采购人在有关配置标准内的不同需求［13］。此外，针对那些在采购目录产品库外但又必须购买的协议类的数字资源库，在不超出限额标准的前提下，采购单位可与供应商双方经过协商参照协议供货的合同条款签订采购合同，增强协议供货制度的适用性与灵活性，有利于采购人更加主动地采用协议供货这一有效的采购形式［14］。

3.2.4 建立健全管理办法

由于在日常采购工作中，采购单位经常与供应商直接联系，对合作过供应商的具体情况会相对熟悉，但对整体供应商的情况就未必清楚。而采购管理监督部门作为监督、监管部门，对供应商的采购过程和售后服务的监督工作就勿庸置疑。所以，可以通过加强采购单位、政府职能部门及供应商三者之间沟通，通过沟通机制的建立和完善，形成了相互促进、相互支持平台。建立供应商考评机制，对政府招标采购项目的中标供应商合同履约及售后服务进行跟踪考核，鼓励和奖励政府采购业绩突出、售后服务诚实守信的供应商;对弄虚作假、不遵守承诺的供应商进行制裁和处罚，从而起到规范供应商竞争行为，降低政府采购风险，提高采购质量，强化售后服务，切实维护采购人的合法利益，更好地为政府采购工作服务。如出现不按合同履行职责或违反《政府采购法》的供应商，及时通报，提出预警，促使其改进加强，情节严重者依照政府采购法规移交政府采购监督管理部门依法作出行政处罚［15］。

4 结语

高校图书馆数字资源协议供货是目前在实施最新的政府采购形式，是《政府采购法》实施以来创新的体现，使得采购人可以降低繁杂的零星采购工作复杂度，同时要兼顾了效益和效率。协议供货可以说是公开招投标的一种延伸，完全符合公开招标的程序。所以，协议采购图书馆数字资源完全能够体现招标法“公开、公平、公正”的原则。图书馆数字资源协议供货方式刚处于起步的初级阶段，还有许多问题需要在今后的工作实践中不断探索、改进及完善。相信随着图书馆事业的发展和采购体制的完善，协议供货供货方式将发挥更大的作用，产生更大的效益。

（References）：

［1］储文静.数字资源采购流程研究［J］.情报理论与实践，2009（4）：75-78.

［2］陈志飚，郭培.论高校图书馆联合协议定点图书采购方式［J］.大学图书情报学刊，2010（4）：56-59.

［3］徐文贤.外文数字资源的政府采购模式探讨［J］.图书情报工作，2009（4）：133-136.

［4］刘树春.电子期刊数据库的营销模式与采购策略［J］.图书馆学研究，2009（1）：57-59.

［5］宛玲，董伟.图书馆数字资源集团采购的组织管理：性质、内容与模式［J］.图书馆杂志，2010（5）：29-32.

［6］林海旦.高校政府采购协议供货制度的研究［J］.实验室科学，2008（5）：169-171.

［7］冯彩芬.数字资源采购模式探析［J］.图书馆建设，2009（10）：27-30.

［8］张军丽.电子资源采购方法之探讨［J］.情报杂志，2007（5）：145-146.

［9］王喆.高校协议供货制的探讨与实践［J］.实验技术与管理，2010（1）：155-157.

［10］曹洁.广东省高校政府协议供货制度新探［J］.中国现代教育装备，2009（7）：6-8.

［11］谈桂元.新形势下高校采购管理制度创新［J］.湘潭师范学院学报，2007（9）：57260.