让会议成为企业管理的利器 而不是负担

邵德俭

会议管理是企业战略执行的重要保障工具，不管是从公司章程规定的需要，还是企业日常运作的需要，目前绝大多数的企业都离不开会议。不同的会议有不同的目的，生产技术会议主要讨论生产制造和产品品质方面的问题，销售会议主要讨论市场及客户服务方面的问题，绩效会议主要针对月度的营运绩效状况进行分析检讨，此外还有很多专项的会议或者部门内部的会议，这些都已经成为一个规范企业不可或缺的组成部分。

不少的企业领导经常发出这样的感叹——我每月几乎有超过三分之二的时间在参加各种各样的会议，这些会议反复讨论着一些看起来总是没有进展的问题，并且在剩余的三分之一的时间里我也是在处理着与这些会议相关的问题，我简直没有时间坐下来好好思考企业（或部门）未来的发展。这恐怕会引起很多企业高层或者部门领导的共鸣。是什么原因造成我们会有如此多的会议，又是什么原因造成企业会反复讨论着一些看似总没有进展的问题？这些问题归结起来，就是“会而不议，议而不决，决而不行，行而无果”，再追其根源，就是会议目的不明确，会议准备不充分，会议管理不科学，会议执行不到位。只有彻底解决了这四个问题，会议才能真正发挥出在企业管理中应有的作用。

一、订立规范并在会前做好准备工作

企业应对于会议管理订立一定的规范制度，要求会议主导部门（召集部门）和参加部门依照办理，针对会前方面的要求主要包括以下几个方面：

1、提前通知

会议主导部门应至少提前2日将由会议主席签发的《开会通知单》送至各与会部门，《开会通知单》需注明会议的时间、地点、参加人员以及主要讨论议题，会议主席对相关内容进行必要的审核。例行性会议可不单独发放公文，但如有变动需提前知会相关部门主管和与会人员，同时知会总务后勤部门做好配套服务工作。

2、确定会议目标

会议主导部门应事先确定会议目标，并准备好与会议议题有关的相关资料，同《开会通知单》一起送达与会部门，以保证与会人员事先都能充分了解会议讨论事项，并作相应准备。

3、议题审核和沟通

会议主导部门对于参会部门提报的议题应予以审核，确定其在本次会议上讨论的必要性，如重要会议应注意避免例行性工作报告（会上应重点报告需高层裁示或给予支持的事项，其他事项可在会前通过邮件等方式发给相关部门或主管），同时要求报告部门事前与相关部门沟通该议题，以提高会议效率并避免出现因事先不沟通而在会上发生争议的状况。

4、确定会场管理人员

会议主导部门应先行确定会场管理人员（即会议作业相关人员的不同角色），包括会议主席、会议主持人、会议记录人、会议决议追踪人、会议计时人等，以保证会议顺畅进行，相关人员职责如下：

会议主席：会议最高主管，负责裁决讨论议题或事项，如当场无法裁定的，需确定裁示流程或方式（比如书面签核至总经理、另定时间讨论等等），避免议而不决；

会议主持人：引导会议召开，在适当的时候请主席裁示或者对与会人员进行相关提醒，包括会场纪律、中止偏离主题的讨论等等；

会议记录人：负责如实记录会议决议，如有需要可在会上或会后与相关领导确认，保证会议记录的准确性和完整性；

会议计时人：根据需要对于会议进程进行计时，提醒主持人管控会议时间，提高会议效率；

会议追踪人：根据主席审批的会议决议，对各执行部门的落实状况进行追踪，提醒相关部门或责任人贯彻落实会议决议。

5、前期会议追踪

会议主导部门（或高层指定的追踪部门）应掌握上次会议（或前期）决议事项的执行状况。

二、有效进行会场管理

有了会前的充分准备，我们还需要在实际会议时具体落实相关要求和规定，一般应从几个方面进行管理：

1、基本纪律

⑴各与会人员应准时参加会议，如遇特殊情况本人不能到会的，在征得本部门主管同意后可委请代理人参加会议。

⑵会议过程中与会人员不得无故提前离开，如确因工作需要提前退出会议的，应征得会议主席的同意。

⑶与会人员应保持会场纪律，专心听取报告或参与讨论，避免或减少不必要的私下讨论、看手机或电脑等情况。

2、进程掌控

⑴会议开始前，会议主持人应先列示会议议程，在会议过程中，各与会人员应围绕议题展开讨论，避免谈及无关话题。

⑵会议主持人负责引导会议召开，在适当的时候请主席裁示或者对与会人员进行相关提醒，包括会场纪律、中止偏离主题的讨论等等。

⑶会议计时人负责提醒与会人员遵守会议时间，依照议程进行会议，是否需要延长会议时间，由会议主席根据实际情况决定。

3、决议管理

⑴会议主导部门（或高层指定的追踪部门）报告上次会议及前期会议决议的执行情况，以便主席掌握执行进度并进行相关指示，同时该做法可促进责权部门切实落实会议决议，而不是开完会就结束，做与不做没有人管理。

⑵会议决议可以采取先民主后集中的方式，但一般不采用表决制，应由会议主席负责裁决讨论议题或事项，如当场无法裁定的，需确定裁示流程或方式（比如书面呈总经理签核、另定时间讨论等等），避免议而不决。

⑶会议决议一旦明确，应确定执行部门（或执行人）和完成时间，以便后续落实和管理。

三、会后“执行”是王道

会议管理的成效在很大程度上取得于执行的力度，如果有了决议却不执行，就是前面所说的弊端“决而不行，行而无果”，所以会议管理的重中之重就是对于执行状况的管理。

目前，信息化已经是企业管理的大势所趋，企业可优先考虑用系统对会议决议进行管理，比如常用的OA系统（办公自动化系统）。企业可以建立针对会议管理的模块，对会议决议进行科学管理，如果有条件的企业亦可以考虑将会议室管理、会议记录签核等与会议相关的流程一并纳入系统管理。暂时没有条件进行系统化管理的企业，就必须安排相关人员进行手工追踪管理，这就需要增加一定的工作量，并且在管理的准确性和时效性上也会打一定的折扣。

1、完整记录

会议记录人负责记录会议的决议事项，一般应在会议结束后两个工作日内送主席签核，并将《会议记录》送达各与会部门，如果企业已经对会议进行系统管理，则各责权部门在系统中即可查到需要落实的决议和指令。

2、追踪管理

⑴会议主导部门负责将需追踪事项纳入会议管理系统进行管理，并追踪决议事项的执行情况，对于已完成的事项可根据主管审批意见给予结案，对于进度较慢的事项应提醒责任部门或责任人；同时会议主导部门需对会议追踪事项进行汇总，在下一次会议上进行报告，如考虑客观性和公正性，可由公司高层指定的非会议主导部门进行报告。

⑵各部门会议管理人员需及时向主管请示，确定会议决议事项责任人，并负责将执行进度维护进会议管理系统；被主管确定为决议执行负责人的，应切实落实会议决议，并及时将执行进度向主管进行汇报，对于有进度的应定期更新，比如至少每周更新一次，无特别进度的亦需要予以关注，比如至少每月或每两周更新一次进度以进行说明。

⑶为减少工作量，同时达到科学管理的效果，可以在系统中设置一定的提醒功能，比如每周系统针对未结案的会议决议发送邮件提醒相关部门主管，以便主管在收到邮件后责成负责人维护最新的执行进度，然后对执行进度状况进行审批，一般审批内容为“同意结案”、“持续追踪”或“进度过缓”。

3、配套奖惩

从管理学的角度人的本能是“趋利避害”，对于个人或所在部门有利或比较容易做到的事项会积极落实推进，但对于个人或所在部门有困难的事情在执行效率上往往会打折扣，所以为了保证会议决议的执行力度，就需要建立配套的奖惩机制。在会前的准备沟通、会上的纪律遵守以及会后的落实执行都应该制定详细的奖惩规范，奖励先进和优秀的部门及个人，惩罚落后和违反规定的部门及个人。具体操作时可以采用累计记点或积分制度，每月考核或季度考核。当然处罚不是目的，目的是让全公司共同来遵守会议管理的制度，最终使得会议管理成为企业战略执行的重要保障工具。

以上是作者结合自己参与公司重要会议管理的经验，从会前、会中和会后这三个方面阐述了会议管理的要点和注意事项，归纳为一句话就是“规范制度，科学管理，坚持执行，配套奖惩”。这些要求看似简单，但是要想彻底达到“会而有议，议而有决，决而有行，行而有果”的目标，则需要会议管理部门和其他部门的共同努力，其中当然也离不开公司高层的大力支持。

（作者系金东纸业（江苏）股份有限公司）