礼貌原则在商务英语写作中的应用

宋丽娜

【摘要】随着世界一体化的推进，中外经贸往来日益密切，商业信函在商业贸易中的作用更加重要。礼貌原则是商务英语写作中的重要原则。本文从礼貌原则出发，分析了商务英语写作中礼貌原则的具体应用。

【关键词】礼貌原则 信函写作 商务英语

【中图分类号】H31 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2013）05-0085-01

随着世界一体化的推进，中外经贸往来日益密切，商业信函成为了商务沟通最重要，最便捷的手段之一。如果没有贸易电函，大部分的国际贸易活动都不可能顺利进行。商业上的英语信函在对外贸易中的作用就是为双方沟通交流搭起桥梁，精确具体地传递双方的各种相关信息。礼貌原则在商业信函写作中的甚至会关系到贸易的成败。因此，学会如何得体、恰当地与客户交流沟通是十分重要的。

一、Leech 的礼貌原则

Leech 把礼貌原则分为6条准则：

（1）策略准则（Tact Maxim， 也叫“得体准则”——用于指令和承诺）：尽力减少他人付出的代价，尽量增大对他人的益处。要求越大，就越要礼貌和策略。

（2）慷慨准则（Generosity Maxim， 也叫“宽宏准则”——用于指令和承诺）：尽力减少对自己的益处，尽量增大对他人的益处。

（3）褒奖准则（Approbation Maxim， 也叫“赞誉/赞扬准则”——用于表情和表述）：缩小对方的诋毁，扩大对对方的赞扬。

（4）谦逊准则（Modesty Maxim， 也叫“谦虚准则”——用于表情和表述）：尽力缩小对自己的赞扬，尽力扩大最自己的诋毁。

（5）赞同原则（Agreement Maxim， 也叫“一致准则/同意准则”——用于表述）：尽力缩小与对方的分歧，尽力扩大与对方的一致。

（6）同情准则（Sympathy Maxim——用于表述）：尽力缩小对对方的厌烦，尽力扩大对对方的同情（和好感）。

我们可以看出礼貌原则指导下的交际应尽量多给对方一些方便或使对方收益，在尊重对方的同时，也能获得对方对自己的好感，进而有助于促进双方商务活动的顺利进行，因此礼貌原则在商务英语信函的写作中具有很强的指导作用。

二、礼貌原则在商务英语写作中的具体体现

（一）使用礼貌词汇

在商务信函中，经常使用尊称语，含蓄委婉语等。这些都体现了礼貌原则。礼貌词汇的使用，不仅能传递给对方高兴、感激、愉悦等积极的情感，同时还可以委婉地提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功起到积极的作用。商务书信或谈判的语调应是积极合作的，所以写信时要注意礼节，不要盛气凌人，避免出现命令或粗鲁等不恰当的口吻。写信过程中除了使用如：please， I would appreciate it， if you would 等短语外，还需要做到以下几点：语气要真诚避免使用贬低的短语，如：impatience， your neglectful attitude 等。还要避免使用含有性别歧视的词语，如：businessman等。

商业信件开头的问候语也是一种礼貌的体现。

如知道对方姓名可标明，这样显得更为亲近：如：Mr. Smith， Mrs. Smith， Ms. Smith， Miss. Smith。如不知道对方姓名，对方是女士，不论婚否，如无职称，均可用“Ms.”。

如果不知对方是男士女士，也不知道对方姓名，可以根据信的内容选择合适的尊称。如：Dear Customer。

尽量避免使用“To Whom It May Concern”，如果你向外国公司推荐一名求职者，则可以把推荐信写给公司的人事部，使用“Dear Personnel Director”。

（二）使用委婉语气

商业信函的写作中要注意委婉语气的使用。既要热情友好，又要审慎仔细。因为商业信函都是有目的性的，在写信时要注意这封信要达到什么目的，对收信人会产生怎样的影响。写信的目的是歉意的，是要求性的，还是劝说性的等。这些目的都可以通过商业信函写作中的语气来表现。如：

Your complaint about the quality of ink used in the forms we supplied you is regrettable.

你方抱怨我方按常规提供的墨水质量不佳，我方对此表示遗憾。

Im sorry that the quality ink in the forms we supplied you is regrettable.

我很遗憾按我方通常规格提供你方的墨水有质量问题。

第二个句子体现了商务英语写作中的礼貌原则。比较上面两句可以发现用积极的方式把消极或中性的句子表达出来，积极肯定合作的语气会使句子变得更加真诚有礼貌。

在商业信函的英语写作中一定要避免以下语气。

不信任的语气：如“If what you say is true…”这类语气的使用会让人觉得你在怀疑别人的可信程度。

指责的语气：如“You neglected”等，这类指责性语句会冒犯对方。

自以为是的语气：如“You would of course rather continue to do business with us…”，这类语气有强加于人的意思，结果往往适得其反。

还有简慢的语气是对别人的意见或做出的努力不够重视的表现；讽刺的语气，暴躁的语气，愤怒的语气，侮辱的语气，居高临下的语气以及过分亲热的语气都会使人反感。

三、结语

商业信函的特点和功能决定了在商业信函中应用礼貌原则的重要性。所以礼貌原则是商贸英语的一个鲜明特色，对吸引客户，开拓市场有着重要的意义。因此，在日常商务活动中我们应该注意商务英语写作中礼貌原则的运用，这样才能更好地促进商务合作的顺利进行。

参考文献：

[1]Leech Geoffrey N. Principles of Pragmatics [M]. London： Longman Group Limited， 1983.

[2]吴杰. 商务英语的礼貌原则[J]. 中国科技翻译. 2003年2月第16卷1期.

[3]姜宏丽. 礼貌原则在商务英语写作中的应用[J]. 商业现代化. 2008年2月.