学校信息技术精细化发展的探究与实践

王征

摘要：本文提出，学校信息技术要发展，使之更能为教学服务，就要实现所有信息数字化，所有信息集中管理，通过开发自动化功能更好地实现全员网络协作，达到“信息找人”而不是“人找信息”的效果。

关键字：信息技术；精细化

学校信息技术精细化发展的内涵

1.硬件配备精细化

校园内每个教职员工都要配备办公电脑，一般学校往往教辅人员、后勤管理人员没有配备电脑，然而校园中大部分工作需要这些人员配合，如大型活动材料的准备、场地布置等工作，这些人员配备电脑后，行政部门就可以统一发送信息，安排工作；如果这些人员没有配备电脑，行政部门就要逐个通知，降低了效率，如果忘记通知，则影响活动开展，这是个不可忽视的细节，也是一个学校信息技术硬件配备能力是否成熟的体现。

2.软件功能精细化

现在很多学校有自己的通讯软件和资源共享平台，但往往没有细分，如一个让加班人员领取补贴的通知发在全校范围内，有部分教师误以为也有自己的，去领的时候闹出笑话。另外，学校共享FTP由于部门多，文件夹多，教师每次找份文件都要费尽了眼神。

所以，软件开发要从长远考虑，对用户进行权限和范围的细分，一个简便可靠的做法就是按照现实中岗位级别权限来设置，这样就不会混乱，也让领导与教师易于理解从而开展工作。例如，在一个以部门细分的通知软件系统中，每个部门只会收到相关的信息，不会收到无关的信息，减少干扰提高效率。在一个用权限细分的资源共享平台中，教师只能看到自己有权限接触到的资源，从而很容易找到自己想要的资源，提高了工作效率，对于学校来说，还提升了安全水平。

3.用户使用精细化

硬件、软件都配备了，但如果没有全体都用起来，还是达不到提升效率的效果。学校中一般都有一些老的教职员工不会用电脑，他们总是通过电话或其他传统方式来得到信息，这样会降低效率。学校必须在强制推行使用电脑的基础上适当引导，建立奖惩机制，让这部分人体会到信息技术带来的便利，最终达到全员共同参与。

实践案例

在上述“信息技术精细化发展”的目标引领下，我们学校的信息技术教师开发了“小太阳”通讯软件，其特色是学校通知会在每台电脑的右下角强制弹出显示，其后台会自动统计已阅读人数。我在此基础上，立足微软SharePoint2007平台，进行了一系列实践探究，如团籍管理系统。

共青团团籍管理就是对学校中的团员的身份进行记录、注册、转出的工作，是典型的信息处理工作。以往是由每班的学生团支书用纸张记录好班中团员信息上交，然后由团委秘书处学生干部集中输入电脑保存，通过Excel统计人数等信息。存在着诸如短期工作量大、信息不易更新、信息不方便所有相关人员查询等问题。

我利用SharePoint2007搭建的团委学生会网站的团籍管理系统，事先对每个班团支书进行网站使用培训，颁发班级账号密码。经过使用优化后，现在达到的精细化效果如下。

◇工作通知定时出现。团委教师通过学校通讯平台向各班级电脑发送“上传团员信息”的通知，并在通知中附上输入团员信息的网页超链接，班级团支书点击直接进入网页输入团员信息。

◇信息录入一步到位。各班团支书只需要在本班电脑登录网站（我校每个班都有电脑多媒体平台），就可以在规定时间范围内通过填写网页表单上传本班团员信息。

◇细分权限各取所需。各班上传之后所有团员的信息已经集中到一起，团委教师拥有最高权限，可以查看全部团员信息；班级团支书拥有班级权限，能查看班级团员信息，可以及时添加、删除、修改本班团员信息。在下一步我校准备做到每个团员能查看、操作自己的信息。

◇统计自动化。系统实时自动计算出每个班团员数、每个年级团员数和学校总的团员数。方便行政管理部门随时了解情况。

上述案例中，各班学生团支书省掉了纸上书写提交团员信息的工作，取而代之的是网页填写表单提交，省去了团委秘书处短期大量的打字录入工作，将集中的工作分摊给了各个班级，实现了真正意义的网络协作。同时更方便了查询、统计与管理等工作。当然，这种模式更可进一步用于学籍管理。

实践收获

1.数字化原则

“数字化”是指将信息输入电脑存放，以前也叫“电子化”或“信息化”。各种信息只有“数字化”，才能使用电脑进行处理，用网络进行共享，才能进行真正意义上“信息化管理”。例如，学校照片只有进入了电脑，才能方便地发布至校园网或制作刊物；各种文档进入电脑后更容易批量管理和检查。

2.集中原则

“集中”是指将学校所有有价值的信息用一定的方式（网站）集中到一起，既可以集中到一台服务器，也可以是一个服务器群。信息资源只有集中，才能管理。分散的信息是无法有效管理的。

3.唯一原则

“唯一”包含两层意思，唯一的资源和唯一（不变）的位置。唯一的资源是指在构建任何资源库时，一个文档、一张图片甚至任何一个信息资源，都应当是唯一的，这样才能避免版本混乱，避免用户得到的不是最新版本的内容导致偏差，也避免因为资源库中有大量重复的内容导致存储空间和系统性能浪费。

唯一（不变）的位置是指任何资源在从上传到使用、再到删除的整个生命周期中，其存放位置始终保持不变，这样所有人都能在需要的时候顺利找到它，并避免数据移动过程中误删、发生错误的风险。对于有时间性保密要求的资源通过权限来进行访问控制。

4.自动化原则

“自动化”是指在现有信息技术水平下，我们通过开发，最大限度地将各种工作流程中手动操作变为电脑自动完成。例如，自动生成数据分析图表，定时显示或隐藏信息，批量处理文档，智能提示等。一个网络平台的自动化程度相当于巨人的肩膀，其高低决定整个学校工作效率和工作水平。

5.全员协作原则

信息技术管理和开发的教师要：①注重人性化的软件开发。简洁的操作步骤、美观的界面、友好的提示都对实现全员信息化有非同小可的作用。②及时的培训。再好的软件只有被用起来，价值才能得到体现。对所有要上马的项目，都要整理出使用教程，利用校会、即时通讯软件和网站进行宣传推广，减少老师们的陌生感，尽快投入到使用中去。③重视用户的反馈、特别是管理部门的意见，及时修改、优化软件。有时一个小小的优化能减少很多人的工作量，降低一些教师对电脑的烦躁情绪，从而提升效益。

实践反思

实践中出现的问题，有人认为还是主要领导的观念问题，如果领导重视一定会强势推行，出现的问题就会迎刃而解。但我认为，从领导角度看，信息技术发展只是学校中的一个方面，甚至不能算是主要方面，如果投入太多势必会对其他方面产生影响，所以要仔细斟酌。而拿出一个立足校情的可操作性强的信息技术发展规划方案才是我们现在要研究的，当然也是有难度的。

参考文献：

[1]杨永刚.SharePoint Server2007案例实战开发[M].北京：电子工业出版社，2009.

[2]陆铭.办公自动化（第五版）[M].上海：上海大学出版社，2007.

[3]栾跃.软件开发项目管理[M].上海：上海交通大学出版社，2005.

[4]马丁.敏捷软件开发：原则、模式与实践[M].邓辉，译.北京：清华大学出版社；2003.