浅谈建设工程的监理资料管理

张又懿

【摘要】工程建设监理资料是项目监理组对工程项目实施监理过程中直接形成的，是工程建设真实、全面的反映。本文是笔者根据参与某工程监理资料管理的实践提出的个人的认识。

【关键词】监理资料；管理

工程建设监理资料是项目监理组对工程项目实施监理过程中直接形成的，是工程建设真实、全面的反映。监理资料管理是监理的基础工作。工程建设监理资料的管理水平反映了工程项目监理组的管理水平、人员素质和监理工作的质量。随着科学技术的不断发展，信息资料管理的作用显得越来越重要。下面根据本人在参与某工程项目监理资料管理的实践，谈谈个人的认识。 一、监理资料的含义和重要性

1、监理资料的含义

监理资料是监理单位在工程施工过程中形成的资料。监理人员在施工现场依据国家有关建设工程的法律法规、标准规范及施工图纸等要求，检查发现和处理解决质量、进度、安全等问题，这些工作的情况的真实反映就形成了监理资料，也是监理工程师工作成果的体现。

2、监理资料的重要性

2.1、监理企业属于工程服务企业，其工作质量和成果是通过监理资料反映出来的。工程建设监理资料的管理水平反映了工程项目监理组的管理水平、人员素质和监理工作的质量。同时监理资料也是监理企业、监理工程师加强自我保护的有效手段。

2.2、经过科学管理的监理资料作为监理信息资源，为监理工作提供有力的保证和支撑，更是监理工程师进行建设工程目标控制的依据。做好监理资料的管理可以为监理工作的顺利开展创造良好的前提条件，当监理工程师需要时，能及时提供有针对性的完整资料，从而迅速的解决监理工作中的问题。

2.3、监理资料既是全面了解工程情况不可或缺的部分，也是建设工程一旦发生质量缺陷或安全事故等问题后，作为原因调查和事故分析乃至确定责任的重要依据。

二、监理资料的内容和资料管理的基本要求

1、监理资料的内容

监理资料的内容包括：监理合同、监理规划及监理实施细则、监理月报、监理周报、会议纪要、质量问题和质量事故的处理报告、造价和进度控制资料、监理工程师通知单、监理工程师联系单、监理备忘录、业主提供的前期资料（规划许可证、施工许可证、施工图及审批意见书、地质勘查报告、消防审核意见书、中标通知书、施工合同、定位放线规划图及确定水准点、坐标控制点的书面通知等等）、施工单位报审资料（施工单位资质证书、营业执照、质量保证体系、安全保证体系、施工组织设计、施工方案、人员资格证书及上岗证、进度计划报审、各类材料进场报验、各类机械设备进场报验、分包单位合同及分包单位资质报审、工序报验资料、计量设备仪器报审等等）。

2、监理资料管理的基本要求

2.1、监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序”的要求。

2.2、各专业监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料，并进行认真检查，不得接受经涂改的报审资料，并及时将资料交资料管理存放保管。

2.3、应利用计算机建立图、表等系统文件建立监理管理台账，辅助监理工作控制和管理，如：工程材料、构配件、设备进场报验台账；施工试验（混凝土、钢筋、水、电、暖通等）报审台账；分部分项验收台账；旁站台账；平行检查台账等等。

2.4、监理资料员应及时对各专业的监理资料的形成、积累、组卷进行检查，并分类、分专业监理案卷盒，按规定编目、整理，做到存放有序、整齐，将不同类资料放在同一盒内，应在脊背处标明。

2.5、对于已归资料员保管的监理资料，如本项目监理部人员需要借用，必须办理借用手续，用后及时归还；其他人员借用，须经总监同意，办理借用手续，资料员负责收回。

2.6、在工程竣工验收后三个月内，由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料进行整理和归档，监理资料在移交给公司档案资料部前必须由总监理工程师审核并签字。

三、监理资料管理的工作内容 监理资料管理工作的主要内容是：收（发）文件、传阅管理、分类、编号、组卷、

装订和装盒移交与归档等工作，在此主要谈谈收发文、传阅、文件的分类和编码，监理资料组卷、归档可参考《建设工程文件归档整理规范》，本文不再叙述。

1. 收（发）文件

1.1、收文管理（来文→签收→登记→传阅→承办→收集→归档）

收文注意事项：①参建单位所发文件由资料员统一签收、登记；

②文件分类登记。

1.2、发文管理（拟稿→审稿→签发）

发文注意事项：①、会议纪要由项目总监指定拟稿人；

②、监理函件由提出发文的监理人员拟稿；

③、发文内容必须通过项目总监审核后才能定稿；

④、所发文件须经监理工程师和总监签字盖章后，方可发出；

⑤、转发参建单位文件经监理工程师和总监审阅后转出。

1.3、收发登记

分别建立收发文登记台账，收、发文台账按建设单位、施工单位、其他单位分别登记，做到有编号、内容概要、签收发日期、签收发人登记齐全。

2. 传阅管理

收到文件后附上文件处理单，交项目监理部总监或其授权的监理工程师确定文件是否需要转发有关单位，传阅的范围。总监或其授权的监理工程师应在文件处理签上做出必要的批办意见。处理完毕后，装盒存放。

3. 分类

监理资料分类一般是按照文件资料的来源、类别、形成的先后顺序进行分类的，以便于资料的收集、整理、组卷。从整体上资料一般划分为四大类，即来自建设单位的文件资料（包括立项文件、建设规划文件、勘察设计文件、工程合同文件、工程开工文件、工程竣工验收及其他文件）；监理单位的文件（包括监理管理资料、监理质量控制资料、监理进度控制资料、监理造价控制资料等）；来自施工单位的文件（包括施工管理资料、施工技术资料、施工物资资料、施工测量记录、施工记录、隐蔽工程检查验收记录、施工检测资料、、施工质量验收记录、单位（子单位）工程竣工验收资料等）。

4. 编号

为了便于查阅，实行各类资料代码分类是非常行之有效的办法，以本人所参与建设的某工程为例：资料类别以阿拉伯数字开头，1-工程图纸及设计变更，2-工程技术核定单，3-工程现场签证单，4-建设单位指令单，5-监理联系单、通知单类，6-政府监督部门检查记录，7-其他；相关施工单位以英文字母表示，O-总包单位，A-弱电智能化施工单位，B-室内装饰单位…；如总包单位现场签证单第六号，编号代码为3O-006，智能化工程技术核定单第八号为：2A-008。

5. 组卷

监理资料组卷、归档可参考《建设工程文件归档整理规范》，本文不再叙述。

参考文献

[1] GB50319-2000，建设工程监理规范