提升城建档案管理水平服务城市建设

张平云

城建档案就是城市在规划、建设、管理等活动中产生的各种技术文件转化而成的历史信息，它反映城市面貌和地下地上建筑物、构筑物的真实情况，是城市建设、改造、扩建、更新、日常管理、维修、养护等工作的依据和条件。城建档案管理是一项严格的科学管理，是城市建设管理工作的重要组成部分，它具有逻辑性、时效性和连续性。随着三年大变样活动的开展，我省城市建设的速度明显加快，加强城建档案的管理显得尤为重要。如何提高城建档案管理现代化的水平，更好的做到资政惠民，从以下几个方面进行分析讨论。

一、城建档案管理现代化条件

1.城建档案管理思想现代化

我省城市三年大变样活动给城市建设不断投入新的活力，而城市建设的进一步发展，对城建档案馆（室）的服务工作也提出了新的要求。管理思想是种意识形态，来源于管理实践活动。由于管理思想从根本上决定了管理系统中的最主要因素——管理者如何改进管理体制，运用科学的管理方法，采用技术含量高的管理手段，对档案管理的现状和将来的发展趋势有一个长足的考虑等，因此，档案管理思想现代化，对于城建档案管理现代化的发展具有重要的影响。

（1）科学的观点；城建档案管理是一门专业学科，档案工作人员必须坚持以马列主义、毛泽东思想为指导，符合建设与管理的要求，满足三年大变样活动的要求，做到资政惠民，从而促进城市建设的发展。

（2）效益观点。实现城建档案管理现代化，是城建档案适应社会主义市场经济体制与城市建设同步发展的前提。运用现代化管理思想和管理方法，运用现代先进的技术和设备，对城建档案信息进行科学管理，以提高档案工作的效益，减轻劳动强度，发挥其信息资源集成的功效。

2.城建档案管理组织合理化

城建档案管理的组织合理化，就是要根据档案保管单位及其设置，根据档案的收集、整理是为了更好地提供利用的原则，根据社会实践活动对城建档案工作的要求，建立科学的管理体制，设立专门的管理机构，组建档案管理和开发利用的组织体系，满足现代社会的需要。也就是说，各城建档案馆（室）在其内部机构设置、组织建设方面要合理，便于各项业务工作的开展。例如：考虑馆藏结构、服务对象，为城市建设和管理利用提供便利条件。

3.城建档案管理方法科学化

在充分分析研究本馆（室）所藏档案现状的基础上，运用一整套适应现代化管理的科学方法，使档案管理工作做到标准化、系统化、准确化、最优化。标准化，使各项工作有章可循，从立卷、编目到保管利用等一系列工作依据科学的标准制度规范来做。系统化，是指用系统分析的方法来研究处理城建档案管理工作的一切活动，开展城建档案工作的各项标准、规范必须系统、配套。准确化，就是要有准确、完整、全面的数据。最优化，就是要考虑到良好的经济效益和社会效果，最优化是相对人、物而言，城建档案管理工作要充分发挥现有人力、物力和财力的作用，最大限度地发挥档案信息资源对城市建设和管理的作用。

4.城建档案管理手段现代化

运用现代化理念，利用现代化设备，采取先进的手段管理城建档案的工作。随着城市的发展，城建档案信息量急剧增加，各行各业对城建档案信息的需求急剧上升，同时对信息和信息服务质量要求也不断提高。利用计算机、复图、晒图、缩微、摄录像等高新技术和设备，搞好城建档案管理和提供利用工作，加快档案信息传递速度，提高城建档案管理水平和工作效率。

以上四个方面是相辅相成，密切联系的。城建档案管理思想现代化是核心，管理组织合理化是保证，管理方法科学化是基础，管理手段现代化是工具。没有思想现代化，那么管理组织合理化、管理方法科学化、管理手段现代化将无从谈起；而管理组织合理化、管理方法科学化、管理手段现代化反过来又促进了管理思想现代化。总之，抓好以上四个方面工作，是实现城建档案管理和服务现代化的必要保证。

二、采取有力措施，确保城建档案管理现代化

1.加强城建档案管理基础建设

建立健全并严格执行城建档案管理工作的各项规章制度，制订科学的管理体系和切实可行的工作目标，加强城建档案管理基础工作及相关工作建设的规划与管理。

认真做好城建档案的收集、整理、编目、鉴定工作，保持文件材料之间的特有联系，维护其自身独有的特点。著录时要认真分析研究形成档案的内容和形式，内容要有科学性，严格执行《档案著录规则》。

利用城建档案进行科学研究、编纂技术资料或进行技术资料汇编，是城建档案提供利用工作向纵深发展的表现。要适应知识经济和信息化时代的发展，明确工作重点，找准工作对象，深化和拓展工作内容。

2.汲取先进的管理经验和成果

结合我国实际情况，认真分析城建档案管理现状，引进和吸收国内外档案界及其他学科先进的管理经验和成果。城建档案坚持保持自身独有的特点，博采众家之长，融合提炼，取长补短，快速提高城建档案管理水平。

3.实行集约化组织管理，合理调整人员结构

领导应集信息技能、管理技能和相关专业知识于一身，要有敏锐的信息意识、开放的个性、良好的大局观及较强的决策能力与协调管理能力。加强档案工作者的业务技能培训，培养一批具有较高综合业务素质的人才。加强档案管理体制学和其他学科的理论研究与实践，吸收消化其他学科的新技术、新成果及成熟的理论，促进城建档案管理水平的飞跃。

4.建立先进、科学的城建档案管理体制

建立先进、科学的城建档案管理体制，开展多层次、全方位、多种形式提供利用工作，积极开发档案信息资源，及时降密解密，扩大服务对象，提高服务质量，满足多样化用户需求。在管理方法上，要改变过去单纯行政管理方法，对城建档案工作中的各个环节、程序进行质量控制和目标检测，并使法规制度更加严谨和科学，以确保管理人员的智能和现代化装备功能的充分发挥。

5.建立城建档案信息网站，不断加强数字化档案信息资源建设

当今社会是信息化程度较高的社会，利用计算机及网络实现城建档案信息资源网上查询与提供利用服务，利用机械化、自动化、网络化因素，加快档案传递速度。城建档案信息网站的建立，节省了人工查询时间，提高了工作效率，使城建档案信息资源在城市建设和管理中得到及时有效的发挥。