基于信息时代下的电子档案事业发展

胡元

摘要：在信息时代，科学技术是社会发展的根本动力，而计算机的广泛应用则是科学技术发展的最具体、最显著的表现。随着计算机在现代办公的运用和深入发展，档案事业走向电子化是大势所趋。近年来我国电子档案事业发展迅速，然而伴随着发展，一些问题也越显突出，面临着巨大的挑战。本文简要的介绍了电子档案，阐述我国电子档案事业发展的现状，并针对其发展过程处出现的问题进行分析，最后提出具体的解决意见。

关键词：信息时代 电子档案事业 现状 问题 措施

1.前言

在信息时代的大背景下，计算机迅速普及于现代办公，其应用的深度和广度不断扩大。计算机和现代通信技术相互结合，以及信息技术的飞速发展产生了大量的电子档案。对于所谓的电子档案我们可以这样理解：它是通过计算机系统处理之后的关于社会生活、工作的一些活动的记录，这些活动具有保存意义，通常由一些存储的机读材料或者其他介质进行保存。所以，电子档案和传统的纸质档案具有本质上区别，对它的保存和管理更复杂，更富有挑战性。作为档案工作者，具体而深入的学习和了解电子档案的管理是做好本职工作的要求，也是促进我国电子档案事业发展的必需。

2.电子档案的特点及优越性

所谓电子档案，是指与纸质资档案相对应、相互关联的，通过计算机磁盘等介质进行储存的通用电子文件图像集合，一般以立卷为单位[1]。也就是说，电子档案就是将实体档案文件的内容以简单而抽象的形式传输于电脑网络，通过一些相应的软件和硬件把这些档案的信息以具体的图形、图像或者文字、数字符号表示出来，最后发放到各个用户所在的电脑网络客户终端以供用户读取。

电子档案的特点是针对于传统的纸质档案而言的。它主要有以下几个方面的特点：

（1）文件记录方式多样化。传统的档案管理工作多是由档案人员单纯的手工工作的，由于旧的归档方法的局限性限制，查阅和检索比较困难，导致档案不能方便而实用的服务于人。电子档案不依赖于纸张介质，而是由磁性等具有记忆功能的材料进行记录，文件档案的保存和归档简单又快捷。

（2）档案文件的内容不直接表现出来。电子档案主要将档案文件的内容通过数字编码的形式保存在磁盘等磁性载体或光盘载体上。而且还可以对这些文件内容压缩后进行编码处理或者直接将其加密，这样就增强了档案信息的保密性。

（3）依附于原本的文件信息。电子档案的信息保存在磁性介质中，它的元数据依附于原本的文件信息和背景信息。电子文件作为电子档案的前身，它的传送是在网络上进行的，操作者没有对面交流，相关的背景信息不能由电子文件直接体现出来，不利于以后档案的使用。

电子档案是先进的，是传统的纸质档案所不能比的，它的优点由它的几个主要的特点表现出来。

（1）减轻了档案管理人员的工作量。信息时代，计算机网络的普及应用为档案的归档立卷提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，档案管理人员省去了档案的归档立卷和检索等繁琐的工作，减轻了工作量，有利于提高档案管理的工作效率。

（2）有利于填补档案漏洞。电子档案的管理工作主要采用计算机网络系统进行，档案文件通过计算机整理归档，弥补了传统纸质档案的文书立卷方法在文件收集不全的缺陷，可以随时填补遗漏内容，减少因内容不全导致档案文件的积压。

（3）保密性强。传统的纸质档案在查阅时往往是通卷查阅，然而查阅者有时候只要查阅其中的小部分，这样文档保管的保密性就降低了。电子档案的电子化筛选可以便利的查找需要的那部分文件，其他无关的档案则无需接触到，这样就提好了档案信息的保密性。

（4）提高档案管理工作的质量。传统的纸质档案管理工作全程都单纯依靠人工的手段进行，局限于立卷人个人的理解，没有统一的客观的标准，影响到以后的查阅和使用。电子档案利用微机将文书档案的信息进行有效整合，促使档案工作人员从大量复杂的整理工作中脱离出来，从而深入的去进行档案的编研和对更多信息的深入整合工作，最终促进文件档案管理工作质量的提高。

3.信息时代我国电子档案发展现状及问题

信息时代下档案管理的目标是建立数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代先进技术的有机整合的档案信息远程传输和社会共享的一个完整的服务体系[2]。通过多方人员的努力工作，我国的电子档案事业一直朝着这个目标的方向不断发展，并且取得了不错的成绩。电子档案乘着网络信息技术的快车快速的取代传统纸质档案在档案管理工作中的主要地位。档案文件的形成、鉴定、处理和使用都处于电子档案的框架之下。然而，电子档案的使用和发展过程中还存在一些问题，整个档案管理工作缺乏科学、系统的规范。

3.1电子档案管理软件混乱

虽然我国的电子档案事业有了很大的发展进步，但是还有很多不足的地方，发展还不是很完善。显著的问题是电子档案相关软件的开发十分混乱，大多数软件的开发和投入使用都缺乏明确的实施、规范和标准。软件开发重复浪费，缺乏创新意识，没有开发出具有自己的特色的软件产品。同时，档案管理软件的开发过程也是十分混乱的，没有一个良好的秩序。

3.2缺乏综合素质高的人才

一方面，缺乏既懂档案业务的管理又能掌握电子网络知识等复合型人才，档案管理工作人员没有能够熟练地掌握和运用诸如数据储存和压缩技术、档案信息组织技术、检索技术等专业相关知识和必备的技能，更不能很好地加强电子档案管理的安全性和利用率，不能满足信息化时代下电子档案事业发展建设的需要[3]。另一方面，没有一个合理的制度和规范去管理电子档案工作，不能使人的才能发挥在实际工作中，浪费人才现象突出。

3.3电子档案的安全得不到保障

电子档案本身具有容易复制、容易传递和删除的特点，一旦工作上出现疏忽，档案的安全性就很可能得不到保障。再加上我国电子档案发展表现出的不够完善的各种现状，各方面的体系不够健全，电子档案的安全受到很大的威胁。

3.4电子档案信息形式化处理严重

长期以来一直存在着各级领导部门不重视发展电子档案的问题，严重影响了我国电子档案的发展进程。很多情况下，人们只是把档案信息的管理形式化处理，不能从实质上很好的去实施，档案管理工作各方面的发展不够完善，使得档案信息得不到很好地利用，影响整体发展。

4.信息时代下发展电子档案事业的措施

电子档案事业发展中出现的这些问题不容小觑，我们必须充分了解工作中显露出来的弊端，并提出具有针对性的解决措施，为我国电子档案事业的发展扫除障碍。

4.1建立科学的软件开发和管理机制

建立科学的软件开发和管理机制是解决问题的第一步，是对电子档案软件开发市场的秩序的规范措施，主要是解决软件开发重复，浪费资源的问题。同时要注重建立有效的激励机制，鼓励开发人员积极创新，开发出高效的档案管理软件产品。另外，电子档案管理工作人员也要根据电子档案自身的特点，充分利用电子计算机技术、网络技术，建立健全电子文件和电子资料管理制度，严格按照制度规范自己的工作行为[4]。

4.2培养复合型人才

信息时代，人力是关键的。培养复合型人才，提高电子档案管理工作人员的综合素质是发展我国电子档案事业的重中之重。首先，在对人才的选拔上要对其专业知识严格要求，培养既精通档案管理专业、熟悉档案业务流程，又掌握基本的计算机管理知识，能够准确提供软件开发需求的人才，还要注重培养他们丰富的实践经验[5]。其次，不能忽略对电子档案管理工作人员专业素质和综合素质的培养，要跟上时代的步伐，重视培养与时代接轨的复合型人才。

4.3完善电子档案安全保障体系，提高保密性能

加强电子档案使用过程中的安全措施、提高保密性是十分必要的，必须引起重视。首先，要加强对电子计算机档案管理系统的管理，确保数据库的安全。其次，要对电子档案的信息内容按照部门进行层级密集的监督和管理，从而使档案信息真实、有用又安全。还有，要不忘对已经完成的电子档案进行有效备份，以备不时之需。在备份的过程中，确保信息网络系统对使用的全过程进行严格监控，并进行记录，为以后查证提供有力的依据。最后，注意提高电子档案管理工作人员的安全防范意识，从源头上提高档案的保密性能。

4.4努力规范行业行为，提高档案信息利用率

信息时代下的网络是互通有无的，电子档案在网络的传输过程中不限制人们的读取、利用，以至于电子档案具有一份电子档案可以为不同的用户所用的优越性，我们要充分利用这一特点，进一步完善电子档案的形成和使用体系，通过更科学合理的网络管理系统去促进档案管理人员的各项工作，便利档案使用者对档案文件信息的获取。通过档案管理人员高效的网络档案整理和传输工作，档案使用者不用出门就可以通过互联网访问甚至下载档案文件信息，通过远程距离的网络大范围的传播，档案文件信息高度共享，档案信息的利用率提高。在信息时期，电子档案的管理流程以科学化、规范化和专业化以及档案信息资源一体化为主要目标，电子档案工作必须紧密围绕着目标进行，顺应时代发展的要求，从观念上根本的重视，并采取有效措施积极探索档案现代管理模式，真正建立起科学系统的电子档案管理体系[6]。

总的来说，电子档案事业的发展是由多方面的有效发展组成的。只有档案原始信息完整的处理好后才能在档案信息网络的平台下进一步整合、传递，所以档案信息的深入开发和有效利用是首要的。而建立一个良好的档案网络环境是发展档案事业的保障，档案管理人才队伍的建设与这个网络环境的建立是相得益彰的。电子档案管理工作也要有科学合理的政策法规进行指导和规范，同时要加强各地区电子档案事业的平衡发展，促进全国范围内电子档案网络系统的形成。

5.结语

在信息时代的大环境下，信息和电子技术的影响力渗透到人们工作生活的方方面面。我国经济工作的信息化进程是不断加快的，电子档案信息化作为全国经济工作发展的一个缩影也体现了这一点。由于档案信息化工作是长期而艰巨的，国家应该继续重视电子档案事业的发展，档案管理工作各人员继续努力工作，将档案信息化的建设落到实处，使其在更好的平台下进一步发展。相信在信息时代下我国电子档案事业会得到长足而卓有成效的发展。