高校图书馆科技查新服务的建设和发展探究

蔡筱青 黄海

>>【摘要】

科技查新服务离不开资源、队伍和制度三要素。以中山大学科技查新服务的建设为依托，分析科技查新服务三要素的重要作用，提出保持科技查新健康发展的4点建议：正确理解和认识科技查新服务，平衡查新数量和质量的关系，认真对待年检工作和扩大查新服务受益面。

>>【关键词】

高校 科技查新 中山大学 图书馆

1 引言

科技查新是图书情报机构为科研服务的一种很重要的形式。2006年召开的第4次全国科技大会确定了我国科技发展的总体目标：到2020年，科技创新能力从目前的世界第28位提升到前15位，进入创新型国家行列[1]。在建设创新型国家的过程中，越来越需要科技查新工作，其作用也越来越重要，它不仅为科研立项提供客观依据，为科技成果的鉴定、评估、验收、转化和奖励等提供客观依据，为评审专家提供客观依据，为科技人员进行研究开发提供可靠和丰富的信息，而且还起到在科学研究中避免学风不端行为的作用。对于科技人员而言，查新可以帮助他们寻找更加适合的合作伙伴。

早在1992年和1995年，教育部分别在直属高校设立了15所“高等学校科技项目咨询及成果查新中心工作站”。由于学校隶属关系的调整，为了规范高校科技查新机构，充分发挥高校科技查新工作在科研立项、成果评审、申报奖励和专利申请等方面的作用，教育部在2003年进行了重新认定工作，截至2012年6月，共设立教育部科技查新工作站78所（见表1）；其中综合类科技查新站有15所[2]（见表2）。

表1 教育部历年认定科技查新工作站数量

表2 78所教育部部级科技查新工作站类别分布

近年来，随着国家对科技的投入不断增加，科技大发展的态势正在逐步形成。立项、结项、成果鉴定和专利申请等科技量化指标在逐年递增，这与科技查新的数量成正比关系。从图1中可以看出，教育部所属查新站近8年的年均查新量总体呈上升趋势，2011年年均查新量是2004年的2.5倍，有力地说明了科技查新服务正处于蓬勃发展的阶段。

图1 2004 -2011年教育部所属查新站年均查新量

那么，查新服务的受众群体又是怎样的呢？教育部的科技查新工作站仅仅是为高校内部服务的吗？从表3中可以看出，教育部查新工作站不仅为本校科研服务，同时也为社会上的其他科研部门提供服务，而且校外所占比例正在逐年增大。近年来，教育部查新工作站所承接的校外查新量超过了校内查新量。这表明，社会上越来越多的机构和个人，尤其是企业及其从业者，对查新服务的需求和重视在与日俱增。

表3 2005 -2011年教育部所属查新站校内外查新量比重

2 中山大学科技查新服务的资源和队伍建设

中山大学2003年底获教育部批准成为“教育部部级科技查新站”，是国内首批11所综合类查新站之一，可以开展理、工、农、医各学科专业的科技查新工作。2004年9月，“中山大学科技查新中心”成立，分南、北两个校区向中山大学的师生和科研人员以及广东、广西、贵州、海南和江西等省的教育科研单位、企业和个人提供科技查新服务，其中南校区主要负责理工类科技查新，北校区主要负责医学类科技查新。

2.1 中山大学科技查新服务的开展情况

从开展科技查新服务至今，中山大学的科技查新数量和质量均呈稳步增长的态势，表4展示了中山大学近5年的科技查新服务数据。从表中可以看出，中山大学的查新总量，除了在2010年出现轻微下降，其他年份均出现上升势头。2007-2011年，计算负增长在内，查新总量仍以年均14.3 %的速度在增长。总体而言，校内查新量和国内查新量呈下降趋势，而校外查新量和国内外查新量呈同比上升趋势，这表明了查新服务的社会影响越来越大，已经成功地走出学校，走向社会，社会的认知度也越来越高，而查新的质量也在稳步提升，从最早的以满足简单的国内查新为主，发展到以复杂和综合的国内外查新为主。

表4 中山大学近5年科技查新服务数据

查新服务要扩大影响面和社会效应，谋求长期发展，离不开多维度的宣传推广。中山大学科技查新站在2003年建站伊始，就建设了相应的网站，并在2009年对网站进行了全面的改版升级。改版后的查新网站可以使用户对查新站的服务情况有更为全面的了解，极大地方便了用户特别是异地用户与查新人员的交流。近年来，中山大学科技查新站还承担了带动整个华南地区科技查新发展的重任，科技查新服务网络迅速扩展，影响力辐射整个华南地区，先后与华南农业大学、暨南大学、广东工业大学、广西大学、广州大学等高校合作开展查新服务，并参加了CALIS学科服务项目查新员培训计划，审核合作院校的查新报告，指导其查新工作，培训查新员和审核员，在中山大学科技查新站的帮助和指导下，多所高校已经通过审批，进入了教育部科技查新工作站的行列。

2.2 中山大学科技查新服务的资源建设

开展科技查新服务，离不开信息资源和人力资源两大要素。中山大学图书馆拥有丰富的文献信息资源。经过数十年的建设与发展，中山大学图书馆已逐步建立起文、理、医学科门类齐全、内容丰富、结构合理、层次分明的文献信息资源保障体系。从表5中可以看出，近年来，中山大学的科技查新信息资源保障体系建设取得了较大进展，电子馆藏已形成规模，可持续支持开展科技查新服务。目前，学校的文献信息资源拥有量，尤其是电子资源的数量和质量均位居国内同类型高校图书馆的前列。

表5 中山大学科技查新站近3年资源建设数据

2.3中山大学科技查新服务的人员队伍建设

查新人员的素质和能力是查新工作的基础。查新人员要有高度的责任感和奉献精神，要正确认识查新工作，不断学习，提高业务水平，为科研服务。而一支高素质的科技查新队伍则要求查新人员具有学科专业背景、熟悉资源和检索技巧，具备良好的沟通能力和文献把握能力、敬业并热爱图书馆工作。近年来，中山大学图书馆始终致力于加强查新人员的培养和队伍建设，注意人员的合理配备与在职培训，有计划地安排工作人员进修相关课程、参加业务培训、学术会议，鼓励查新人员在职攻读学位，提高理论与业务水平。目前，已经建成年龄、学历、知识结构等较合理的高素质的查新队伍，如表6所示：

表6 2011年中山大学科技查新服务人员结构

为配合理、工、农、医学科的科技查新工作的开展，中山大学图书馆也配备了具有化学、生物、电子、外语、图书情报、医药卫生等学科专业背景的查新工作人员。除了在一线工作的查新员和审核员之外，早在2004年，学校还成立了由31人组成的科技查新咨询专家组，对科技查新工作进行监督和指导。

为了提高查新工作人员的水平和能力，图书馆对查新工作人员的业务培训和能力提高非常重视，做到了馆内培训和馆外培训相结合，业务培训经常化。馆内培训主要包括查新案例分享、查新业务讲座，召开讨论会和对查新员进行业务培训。除此之外，馆领导还非常支持查新员参加培训和会议，我馆每年都分批次选送查新人员参加教育部主办的查新员培训班和审核员培训班、数据库公司主办的专利和Dialog检索培训班以及全国高校科技查新研讨会。目前，我馆的查新人员80%具有教育部科技查新资格证书，其他人员也均参加过相关培训。

3 中山大学科技查新服务的制度建设

查新服务不仅要有资源和人员的支撑，而且还离不开制度的规范和保证。严格的规章制度和认真有效的实施是保证查新工作规范化、查新质量高水平的必备条件。

3.1查新工作规范

中山大学一直遵照国家科技部的《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》，规范有序地开展科技查新服务。在此基础上，结合中山大学查新服务的实际情况，制定了《中山大学科技查新规范》。规范中明确规定了查新工作的流程、实施细则、机构职责、查新员职责、保密制度、档案管理制度、用户反馈制度、考核制度、收费标准和财务监管制度[3]，要求每个查新员严格遵照执行。按照规范所规定的查新工作流程，要求查新人员从查新委托单位或个人提出申请开始，填写《科技查新委托合同》，提交有关课题的技术资料，到根据委托方的要求，商定查新策略并组织专人进行查新等过程，均严格按照工作程序进行。按照规范要求，还专门设置了查新管理高级岗，专人负责管理查新报告和查新合同的文本，整理查新报告档案并撰写查新年检报告。

2009年6月，教育部科技发展中心发出“关于规范教育部科技查新工作站查新报告撰写的通知”（以下简称“通知”），要求各查新站执行《教育部科技查新工作站查新报告撰写规范（试行）》（教技发中心函[2009]105号）[4]。按照“通知”要求，中山大学图书馆先后多次组织了两个校区的全体查新人员对《教育部科技查新工作站查新报告撰写规范（试行）》进行集中学习与讨论，并结合本查新站的实际，制定了《中山大学科技查新工作站查新报告撰写实施细则》，自2009年9月1日起由两个校区查新站同步执行。

3.2 查新工作运行保障制度

查新工作运行保障制度涵盖查新基础建设保障、服务流程的优化以及多元的对策和措施。

3.2.1查新基础建设保障

查新基础建设保障包含了人才队伍、信息资源、工作条件与服务设施在内的各项保障。具体措施是：

● 进一步提高查新人员的整体素质，加强业务学习，包括参加培训、及时了解国内外最新科技进展、拓宽自然学科领域知识面。

● 注重专职、兼职查新人员的培养，及时调整补充查新员、审核员队伍。

● 培养查新业务骨干和尖子，重点培养业务带头人。

● 保障现有信息资源的可持续发展：作为CALIS和CASHL的地区中心馆，中山大学图书馆的文献保障率一直居国内同类型高校的前列。从20世纪90年代起，我们就开始使用Dialog联机检索系统，成立了中山大学国际联机检索中心。近年来相继购置了ESI、Innography、Incites、Scopus等学术专业数据库，不断丰富查新可用信息资源，保证文献检索的查全率。

● 馆内优先保障查新工作条件和服务设施，包括查新服务区环境的优化，计算机、打印机、扫描仪等软硬件设备的更新等。

3.2.2 优化服务流程，提高科技查新工作效率

为了优化服务流程，加强质量控制，中山大学图书馆每学期均要求召开一次跨校区的业务讨论会，就半年查新中的业务问题进行讨论。在每次查新高峰过后，还要求召开查新报告的讲评会，就查新报告出现的问题进行讨论、反思和讲评，同时提出改进意见和建议。按照保障制度要求，接下来迫切需要加强的是科技查新服务平台建设，实现用户提交委托、查新项目接收与分配、费用管理、查新过程、审核状态的动态跟踪；实现报告完成、交付用户、用户反馈、上传入档等查新全过程的网络实时在线服务管理；实现自动取号，按查新目的、委托人、委托日期、查新员和审核员等统计功能完成查新项目档案管理的电子化，同时提供方便的查询和分析功能。

3.2.3 采用灵活、多元的对策与措施，应对科技查新工作的特殊性

由于查新工作具有阶段性，每年主要集中在几个月份，特别是教育部博士点基金的集中申报阶段，查新站面临着课题集中、时间紧、人员相对较少的局面。中山大学图书馆的查新运行保障制度充分兼顾到此项业务的特殊性，提出可以在适当时候考虑试行兼职查新员制度或者培养相关专业的研究生加入查新员团队，统筹安排，做好人力分配。

3.3 查新工作激励制度

针对查新工作的特殊性，中山大学图书馆在政策上给予了大力的支持。在岗位聘任中，专门设置了多个查新相关岗位，并把查新管理岗位设为高级岗，津贴相对倾斜，优先保障培训经费。对于查新高峰期加班的工作人员，馆里给予一定的补休时间或一定比例的物质补贴，并在考核和评优中优先考虑。

4 正确认识查新工作，严抓质量促发展

中山大学科技查新服务从2003年开始至今，已走过了近10个年头。在这个过程中，社会上，尤其是同类型高校，对科技查新的地位和作用以及查新数量和查新质量等诸多问题，有不同的见解和看法，引发了我们深层次的讨论和思考。我们认为，只有从思想上正视查新的地位和作用，才能保证查新质量，促进查新发展，扩大其社会受益面。

4.1 正确理解和认识科技查新服务的地位和作用

正确定位科技查新服务，就是要坚持客观、公正、准确和质量至上的原则[5]。科技查新就是为用户提供客观的文献依据，它以质量为上，但并不左右评审立项和结项，查新的作用是为科研提供支持。作为查新人员，要做到立场中立，熟知资源和工具，并熟练掌握检索技巧，客观如实地呈现检索结果并进行客观总结。

4.2 查新数量与查新质量关系的平衡

在查新数量与查新质量的关系上，我们需要持平稳发展的策略，在保证查新报告质量的前提下，量力地、稳步地、循序渐进地提升查新数量和查新级别，这其中包括省部级以上级别的查新数量和国内外查新数量的提升。

查新流程规范化、查新审核实质化和查新反馈制度化是查新工作的质量保证[6]，也是形成高质量的查新报告的保证。查新流程的规范化要求查新接待员有亲和力，查新员对课题有驾驭能力，查新审核员有责任心。在查新报告的形成过程中，要做好信息获取和信息加工的工作。在信息获取方面，需要从技术内容中恰当提取查新点，并进行相关的信息采集工作；在信息加工方面，查新员要根据查新点判断信息的有效性和相关性。查新人员在每个项目的完成过程中，必须与委托人进行深入详尽的沟通和交流，明确查新点，选择全面的检索资源，选择全面合适的检索词，指定准确的检索策略，针对查新点与检索结果进行综合的对比分析，保证查新结论的全面性、公正性和客观性。查新审核的实质化要求设定“一查二审”制度[7]，即查新人员互审和审核人员把关，实行查新员和审核员查新项目负责制，使得查新员和审核员共同对查新报告的质量负责，严把审核关。对于难度大的课题，要求共同研究并讨论解决。在查新审核中，要求做到基于校对工作的形式审核、流程审核和查新结论审核[8]，其中查新结论的审核尤为重要，因为查新结论是查新报告的精髓和归结，也是评审专家或上级部门对项目申请和成果鉴定时的必读部分和决策依据之一，其作用直接或间接地影响科技立项和成果鉴定。而查新反馈制度化则要求注重审核员的反馈和用户的反馈[9]，从而对查新报告的质量做出有效评价并留住“回头客”。

4.3 认真对待年检工作，及时发现问题和不足

为了加强高校科技查新工作，规范查新机构的行为，保证查新工作的质量，使科技查新工作成为科技创新的有力支撑条件，教育部办公厅于2004年4月13日颁布了《教育部办公厅关于进一步规范教育部科技查新机构的意见》（教技发厅[2004]1号），文件对教育部科技查新机构的工作进行了全面的阐述，要求加强对查新机构的监督与管理，并从6个方面对查新机构的监督与管理做出规定，特别强调了教育部对查新机构实行年检制度[10]。年检时间为每年第一季度，查新机构应当在规定的时间内，向认定机关提交年检材料。未按规定时间申请年检的查新机构，视为自动放弃科技查新业务资质[11]。

年检工作是对年度查新工作的回顾和总结。教育部对查新机构的年检不仅体现在对查新数量的要求上，更多地是体现在查新报告的质量上。《教育部科技查新工作撰写规范（试行）》统一规范了教育部查新机构出具的查新报告的撰写模式，它是年检的标杆。通过年检，我们可以对比每一份查新报告和《教育部科技查新工作撰写规范（试行）》要求的质量是否相符，可以审视过去一年查新的数量和质量在全国的位置和排名，从而总结经验，吸取教训，找到改进的方法。

4.4 提升查新工作站的影响力和辐射力，扩大服务受益面

随着图书馆服务的深化和服务层次的提高，针对特定对象开展的个性化服务和学科服务是今后图书馆发展的方向，而查新工作正是个性化服务的典型事例。随着学校在地方区域经济建设和科技发展中的作用越来越重要，查新工作的发展也越来越突出。为此，高校图书馆要注意挖掘查新站在相近业务工作方面的潜力，利用查新站人员的业务特长，开展学科服务和学科分析工作。一方面可以积极开拓校内查新，为科研服务，包括为学校管理层提供包括SCI、ESI和专利分析等数据服务，开设多元化的文献课和培训讲座，培养学生，特别是有志于从事科研工作的研究生的查新意识；另一方面可以发挥学科和区域优势，注重与地方政府、科研院所和企业建立联系，进一步强化为社会服务的功能。

[参考文献]

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[3] 中山大学图书馆.教育部科技查新工作站（Z10）[EB/OL].[2012-08-22].http：//202.116.65.75/web/cxz10.

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[6] 夏旭，顾萍，韩玺，等.探索科技查新工作的科学发展[J].图书馆论坛，2010（6）：238-243.

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[9] 高春艳.基于反馈控制的查新接题模式探讨[J].图书馆工作与研究，2011（1）：104-105，115.

[10]中华人民共和国教育部.教育部办公厅关于进一步规范教育部科技查新机构工作的意见[EB/OL].[2012-08-03]. http：//www.moe.edu.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/moe_191/list.html.

[11]周静，金涛，张柏秋.发挥高校在科技查新工作中的重要作用[J].中国高等教育，2002（2）： 40-41.