浅谈教学秘书的沟通与协调能力的重要性

钱桂荣

教学秘书是学校教学管理基层的管理者和执行者。教学秘书高效细致的工作，是保证教学秩序正常运行的基础，是学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间教学活动进行连接的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善相互关系的作用。教学秘书沟通能力协调能力学校管理教学秘书是学院（系）教学管理岗位不可或缺的。行政上由学院（系）主任领导，并且接受教务处的业务指导，是学院（系）领导教学管理工作的得力助手，起到联系学校教务部门、老师和学生的纽带的作用，是保障教学工作秩序得以顺利进行的关键环节。因此教学秘书应该选择那些责任心强、对教学管理工作相对熟悉的工作人员担当。一、教学秘书在教学管理中的角色定位1.助手参谋作用教学秘书首先是院（系）领导的助手。部分教学秘书自身还担负教学和科研工作的任务。因此，他们除了做好本身的工作外，还要处理大量院（系）的日常教学科研事务。作为教学秘书不仅要协助院（系）领导处理院（系）里面的具体教学科研事务，还要当好院（系）领导的参谋，充分发挥“上情下达”作用，务必准确领会领导的指示精神，并及时把要求传达给老师和学生。同时，教学秘书要经常走到师生中间、教学各个环节中去，积极搜集各种教学信息，经过分析总结，将师生的想法、意见传递给领导，供院（系）领导作决策时参考。2.服务保障作用教学秘书工作在院（系）教学管理中应该属于最具体层次，这样就决定了它的工作是将综合性管理与服务融为一体的工作。教学秘书主要是通过对教学运行管理、日常教务工作管理、学籍管理、教材管理、教师授课情况及工作量统计管理、排课管理、科研立项结项等的管理工作，从而实现为教学、科研、师生服务的目标。教学秘书的宗旨是为教学服务、为师生服务，这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。由于老师和学生是学校的主体，因此，教学秘书的工作必须要在真心实意，急老师所急，解学生之难，全心全意为师生服好务。3.沟通协调作用教学秘书是联系学校教务部门、院（系）、师生的纽带，起着承上启下、合理统筹的十分重要的沟通协调作用。比如，对于教学任务执行的协调安排，课程表、考试安排的协调等，日常的教学科研管理中及时与教务、科研等行政职能部门的沟通等。正是由于教学秘书的沟通协调作用，才保证了院（系）教学和科研活动的有序开展。二、教学秘书的工作职责1.上令下达，要准确及时上令下达，保障准确的把学校、教务、科研等行政职能部门各种规章制度和相关规定传达到学院每位老师和每位同学，保证院（系）教学工作有序进行。主要表现在：学校教学任务落实情况汇报，学校调课、听课的通知，学校教学检查的通知，选课通知，补考、重考的考试通知，期中、期末考试安排等，教学秘书都必须及时准确地通知到师生。2.为教师的教学科研服务学校老师的主要任务就是教学和科研。而教学秘书则是教师教学科研的密切配合者。比如，老师教学任务的安排、学生成绩的统计、教师新开课或开新课的老师资格审查，老师由于特殊原因需要变动课程表或者更换教室等一系列问题，教学秘书都必须及时的处理，来保障教学工作顺利进行，从而提供优质的教学服务。3.为学生的学习服务教学秘书的工作定位，决定了他要经常面对广大学生，在整个教学过程中广泛接触学生，向同学们传达有关信息，比较清楚的掌握学生的学习情况，通过接触，深入了解学生在学习中遇到的困难，积极为他们解决这些困难，让教学管理体现在服务育人工作中。通过踏实的工作作风、体贴的语言、严谨求实的工作作风影响学生，这样能有效帮助学生形成正确的人生观和价值观，养成优良的道德品质，从而有利于培养优良的学风和校风。三、如何有效发挥教学秘书的沟通与协调能力人是社会动物，社会是人与人相互作用的产物。马克思指出，“人是一切社会关系的总和。”因此，沟通与协调能力是一个人生存与发展的必备能力，也是决定一个人做好本职工作的必要条件。沟通协调是每个人都所需要的，一般的沟通是指社会中的个人与组织基于一定的需要，通过语言、文字、图片、行为等方式，交流思想、观念、意见、情感等信息的行为。1.强化服务意识（1）强化对服务对象的服务意识教学秘书的服务对象主要是院系领导和师生，教学秘书在院系领导和师生之间起到桥梁和纽带作用。教学秘书既有为院系领导服务的职责，也有为师生服务的职责。所以，教学秘书要经常了解师生的意见和建议，并及时把这些意见和建议传递给院系领导，帮助他们作决策时参考；同时也要积极主动的服务师生的教学科研和学习，及时为他们解决一些问题，争取为全院师生提供优质高效的服务。（2）保障服务重点内容教学秘书的工作内容十分繁杂，但是也要注意保证教学管理工作的重点内容，注意对主次工作的梳理。面对教学管理中的众多信息，教学秘书要善于多渠道、多方位地收集与教学和科研有关的信息，做好统计分析工作并且筛选出有价值的信息及时向领导汇报，提供给领导作决策时做参考。同时，教学秘书也要做好教学质量调查分析，通过与师生的沟通，收集课程体系及教学内容的改进情况。2.充分做好“上情下达，下情上报”工作教学秘书要将上级教学管理部门的有关规定，及时准确的传达给院系领导、广大师生，这样才能保障教学秩序顺利进行。如果传达不及时就会延误教学工作的进行。同时，教学秘书也要确保“下情上报”，要客观公正。教务部门与师生有一定的“距离”，因此，这两者的信息传递与交流的任务，就必须得由教学秘书来完成。教学秘书要负责师生反馈上来的信息加以分析整理，及时、客观公正的相关部门。3.利用现代科技提高沟通的效率由于教学秘书要经常传达一些教学通知，涉及到师生比较多，因此，他们迫切需要采用现代沟通工具来提高工作效率。对于一些时效性强的信息，我们可以通过飞信的形式，及时传达到师生本人。对于一些时效性不时很强的信息，可以通过院系建立的Q群进行沟通和联系，成员也能及时的给予反馈意见，这两种方式都是比较高效的沟通方式。

参考文献：

[1]徐明辉.高校教学秘书在教学管理中的地位和作用[J].长春大学学报，1999，（6）.

[2]公培红，王德民.论高校教学秘书的角色定位与素质提升[J].文教资料，2008，（4）.