Excel在企业薪酬管理中的应用

刘秀琴

【摘要】 薪酬管理是企业一项非常重要的工作，在以往手工方式下，这项工作非常繁杂。文章总结了企业薪酬管理工作的一般流程，并以具体薪酬管理工作为例，详细阐述了如何用Excel高效、精确地完成薪酬管理工作。

【关键词】 Excel； 函数； 薪酬管理

目前，很多企业薪酬核算都是利用薪酬管理系统软件来实现，比较简单方便，但在实际应用时有很大的局限性。一是由于企业的薪酬项目明细繁多，还经常增减项目，这样会出现薪酬管理系统软件解决不了的问题；二是由于薪酬管理系统软件的查询统计条件设置不灵活，功能有限，不能满足企业管理上的一些要求；三是由于薪酬管理系统软件使用的数据库一般只存有工资性数据，如果企业的人员数量大，数据变动时，工作量会非常大。实际工作中很多数据在表与表之间都可以用Excel函数取数来完成，这使得数据在人事部、财务部、住房公积金管理中心、社会保险中心、税收部门以及银行之间的转换变得非常方便。尤其在每个月都要变动时，优势就更明显。利用Excel的一系列功能编制薪酬管理有关表格，可以很好地实现薪酬的核算和管理，不仅提高效率，还能满足不同企业的不同要求。

一、企业薪酬操作流程

企业的薪酬管理工作经常由人事部和财务部两个部门共同承担。人事部门一般会与社会保险中心、住房公积金管理中心及企业内部的财务部门发生数据往来，而企业财务部门除了和人事部门发生数据往来，还会与税务、银行等发生数据往来，具体的流程见图1。

二、Excel表格在人事部门薪酬管理中的具体应用

从企业人事部门看，对内主要和企业财务部门发生相关往来，对外则与住房公积金管理中心、社会保险中心等发生相关业务联系。从具体工作来看，主要有以下几项：

（一）形成企业人员基本情况表

（二）形成企业员工工资调整表

（三）形成企业职工福利表

（四）形成企业五险一金（个人）表

按照国家现行政策规定，企业用人时，要为其在职员工缴纳社会保险和住房公积金。企业人事部门要根据相关规定从其薪酬项目明细中，統计出要计算社会保险的缴交基数，然后根据国家政策规定的缴交比例计算其社会保险（养老、医疗、失业、工伤、生育等）和住房公积金，其中企业部分由企业缴交，个人部分按月由企业从其工资中代扣代缴至社险中心和公积金中心。

（五）形成企业五险一金（企业）表

三、Excel表格在财务部门薪酬管理中的具体应用

从企业财务部门来看，财务部门除了和企业内部的人事部门发生数据的往来，还会与税务、银行发生相关业务往来。从具体工作来看，主要有以下几项：

（一）形成工资结算单

（二）形成个人所得税申报表

（三）形成银行打卡表

企业工资发放一般采用银行打卡方式进行，银行打卡表是企业根据银行要求制作的工资发放表，是企业要求银行给员工发放工资的依据，其表格如表8。财务部门主要完成编号、姓名等栏目的录入；另外账号、金额等栏目由公式产生。其中账号和金额栏目是从人员基本情况表和工资结算单中用VLOOKUP函数取数过来的。银行打卡表格完成后，利用银行网银助手把该表转换成银行特定的格式，最后通过网银或用盘片上交银行发放工资。

（四）财务部门月末的账务处理

薪酬是企业主要的耗费之一，月末，财务部门要将本月发生的薪酬作相应账务处理。在账务处理之前，要做好以下准备工作：

首先，形成工资总额汇总表。用SUMIF函数把工资结算单发生的费用按照企业各个部门汇总各项金额，从而形成部门工资总额汇总表。SUMIF（）求和函数的功能是在满足指定的统计条件下，对给定数据区域中的某一栏目范围进行累计求和。在单元格中输入公式：SUMIF（工资结算单！$D：$D，$B3，汇总表工资结算单！E：E），表示将“部门”列中所有的行所对应的列合计。其他项目汇总公式均参照此单元格填写，然后利用SUM函数算出合计数即可。工资总额汇总表是财务进行账务处理的主要依据。

其次，形成薪酬记账凭证清单。为了做账计算方便，可以制作薪酬记账凭证清单。我们可以利用INDEX、MATCH等函数计算工资总额汇总表中应该计入管理费用的各部门金额合计数。同理也可以计算出工资总额汇总表中应该计入生产成本的金额。

四、结束语

薪酬管理工作是一项综合性很强的工作，往往需要人事部和财务部共同来完成，利用Excel设计一整套薪酬管理系统，让人事和财务共享相关数据资料，能极大提高工作效率，也能为企业薪酬管理及时提供相关信息。

【参考文献】

[1] Excel Home.Excel高效办公——会计实务[M].人民邮电出版社，2012.

[2] 庄小欧.Excel在工资管理中的应用[J].现代商业，2011（33）.

[3] 孙宗虎.薪酬体系设计实务手册[M].北京：人民邮电出版社，2009.