浅谈如何做好企业办公室管理工作

张永强

摘 要：企业办公室是沟通上下、协调左右的桥梁纽带，是传递信息的中枢，又是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足。有效的办公室行政管理，能使企业运行顺利。 本文就办公室管理进行了探讨与分析。

关键词：办公室 管理

在企业的不断崛起并发展壮大的过程中，企业办公室已经成为企业综合性的管理服务机构，担负着为企业发展谋划决策以及监察决策顺利实施服务的重要职责，作为企业的经营运作中枢，办公室在企业管理发展中，具有承上启下、联系左右、协调内外、沟通四方的特殊地位和作用；同时，也是协助企业领导进行重大决策的参谋。结合多年工作实际，笔者就做好企业办公室管理工作进行了一些思考。

一、企业办公室的重要地位和行政管理职能

办公室是企业对外的“窗口”，起着保持企业正常运转的“桥梁纽带”作用，担负着对外交往、上情下达、下情上报和后勤服务等繁重工作，处于协调单位各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是企业的信息中心、服务中心、参谋中心和指挥中心，起着参谋助手、督促检查、综合协调等作用。办公室的行政管理职能主要有四个方面：

（一）是助手作用。按照公司的部署，办公室要结合领导的意见，贯彻执行、组织实施和检查落实执行结果，对加强企业管理、维护正常工作秩序、保证工作质量等发挥着重要的作用。

（二）是参谋作用。办公室人员要经常深入一线，了解基层情况，听取意见、总结经验、提出改革建议，并及时向领导汇报、提出建设性的参考意见，做好领导的参谋。

（三）是协调作用。办公室在行政管理工作中要负责协调，以维持正常的工作秩序，及时传达上级部门和本单位领导的指示精神，主动协调好各部门的关系，起着承上启下、联系内外的枢纽作用。

（四）是保障作用。既要保证上级部门和本单位布置的各项具体事务工作及时有效地完成，保证领导集中精力思考和处理工作中的重大问题，又要同单位内各部门建立良好的工作关系，倾听他们的意见，充分调动员工的积极性，齐心协力完成各项任务。

二、做好办公室管理工作要正确处理四个方面的关系

（一）要处理好服务中心与日常事务的关系。办公室工作千头万绪，既要协助领导研究制定方针政策，认真组织好实施，又要运转好日常工作。这就要求办公室妥善处理好两者关系，既保证重点，又统筹兼顾。要切实把中心工作摆在首要位置。中心工作是办公室工作的重心，在总体工作安排上，必须围绕中心工作、重点工作和全局工作来开展。在实施过程中，日常事务工作要为中心工作让路，不能让一般性工作冲淡中心。要增强工作计划性和预见性。办公室工作要善于在被动中争取主动。要领会领导的工作意图，及时把握工作动态，增强工作的预见性，努力提高工作效率。

（二）要处理好参与决策与抓好落实的关系。办公室主任必须具有敏锐的洞察力，及时分析研究改革和建设中出现的新情况、新问题，抓住牵制单位发展的全局性问题和主要矛盾。能谋和善谋是首要职责。但如何在当好参谋的同时，抓好各项决策和工作部署的贯彻落实，实行有力督导，往往是一个薄弱环节。为此办公室工作要协助领导抓好落实工作，要按照工作内容和分工，协调有关部门抓好督促检查，对工作落实提出要求，制定标准，明确时限，消除梗阻。

（三）要处理好政务服务与事务服务的关系。政务服务和事务服务都是为领导工作服务的、不可缺少的有机组成部分。政务是核心，事务是保证，但二者不能平均用力，必须坚持以政务服务为主线。办公室工作必须向政务倾斜，将综合、信息、调研、督查等方面工作摆在突出位置来抓，不断提高工作质量。当然，对日常接待、后勤服务等方面工作也不能疏忽和松懈，办公室工作只有分工不同，无大小事之分，必须认真对待。

（四）要协调好行政工作与单位各级组织的关系。一级组织的战斗力来自于凝聚力。在市场经济的新形势下，需要办公室协调的关系越来越多，领导成员之间、上下左右之间、本地和驻地之间等关系都需要协调。办公室行政管理工作应遵循两条原则：要在经营管理工作中，维护好行政领导的核心地位；要发挥好单位各级组织的作用，在中心工作上形成合力。

三、办公室人员应该做到以下五点

作为办公室人员，必须充分认识办公室的重要地位和职能作用，站在全局的角度，用发展的眼光看问题。有高度的政治敏感性，想问题、办事情与决策保持一致。站在群众的立场，分析思考解决问题。办公室人员应该做到以下几点：

（一）要加强学习教育，不断提高素质。办公室工作涉及面广，特别是担负着为领导辅助决策的任务，如果平时不注意加强学习，不断更新知识，就难以胜任工作。因此要不断提高办公室人员的政治水平和理论素质，不断提高“办文、办事、办会”的水平和能力，加强心理素质锻炼和能力培养，不断满足新形势下对办公室工作的高标准和高要求的需要。

（二）要做好调查研究，为决策提供准确依据。办公室工作要为领导决策提供服务，当好参谋助手，这就要求我们把调研工作作为一项重要任务来抓。要在充分调研的基础上，认真撰写报告，提出可行性建议和意见，为领导决策提供最准确、最真实的依据，发挥调查研究对单位综合性、全局性决策的组织、指导、服务、协调作用。在制订工作目标时，要将预期目标与奋斗目标相结合，提高办事效率。

（三）要提升服务质量，扎实开展各项工作。办公室工作要做到走一步想三步，有通盘考虑的意识，有很强的计划性和件件事情到位、项项工作落实的负责精神。要走一步三回头，办完回头看看，多检查几遍，重要的活动模拟一遍，办事办会才能滴水不漏。还要走一步是一步，干好份内事，凡事重质量，求效率，谋创新，努力做到让领导满意、同级满意、群众满意。

（四）要提高沟通能力，抓好综合协调。各个职能部门是一个相互联系、各有分工的工作体系。为保证这个体系运转正常，办公室发挥着重要的协调作用。综合协调包括对上对下、同级之间、局部与整体之间、领导人之间、单位与外界之间等多个方面。促进各部门团结协作，提高服务质量。沟通上要讲究方式方法，面对复杂问题时，既讲求原则，也讲求人文关怀。

（五）要加强勤政廉政建设，树立良好形象。办公室人员经常在领导身边工作，个人形象的好坏直接影响单位领导的形象。因此，办公室人员要树立正确的世界观、人生观和价值观，勤政上必须做到忠于职守、善于思考、勇于创新、乐于奉献，廉政上必须做到不滥用权力、廉洁自律、远离官气、一身正气。

总之，我们只有围绕企业的中心工作做好办公室管理工作，才能更好地提升企业的品牌，提高企业的经济效益。