浅析如何提升人事档案管理效能

2013-04-29樊莉

企业文化·中旬刊 2013年8期

樊莉

摘要：人事档案的管理工作在人事工作中占有重要的比重，在现阶段，许多企业人事部门的管理工作还是存在许多问题，所以必须对认识制度进行改革和深化。档案作为社会进步的产物，同时也是人类文明进步的重要标志，档案对社会的发展具有较大的影响力，对人事工作的展开也有着关键作用，企业应该深刻认识到档案管理的效能，对档案管理中出现的问题及时进行解决，不断提高档案管理的工作质量，促进人事管理工作的可持续发展。

关键词：人事档案管理效能措施

前言：

人事档案是对员工的经历、工作情况等内容的记录和反映，为提拔员工提着重要的依据，同时也是国家档案的重要部分。人事档案的管理工作对人力资源有着重要的影响，它能够帮助企业识别人才、选拔人才。人事档案管理能够促进人力资源的开发，同时人力资源的使用能够促进人事档案管理的发展。

一、提升人事档案管理效能的意义

无论是在国家机关还是一般企业中，人事档案的管理工作占据着十分重要的地位，尤其是在改革开放后，企业得到了空前的发展，所以人事档案管理效能也提出了更高的要求，著名的管理学家西蒙曾说过，管理就是决策。任何组织在做出管理决策时，都需要以人事档案中的内容作为依据，其中包括个人的经历、工作表现、生活作风及思想作风方面的内容，这些内容能够更好的帮助企业做出决策。随着市场经济的不断发展，企业的发展的脚步也越来越快，认识档案管理的效能慢慢得到人们的重视，所以提高其管理效能对企业的可持续发展来说是关键因素。良好的人事档案管理效能能够帮助企业提升高生产效率，在激烈的竞争中能够站稳脚步，不断提升其核心竞争力。对人力资源管理的发展也起着关键作用。无论是国家机关，企业还是社会组织，都应该加大对人事档案管理的重视力度，做到科学、合理地对人事档案进行管理。

二、人事档案管理的现状及问题

（一）缺乏时效性

在对人事档案进行管理的过程中，许多企业的档案材料过于老旧，内容已经无法跟上企业发展的需要，由于受到长期搁置，许多档案资料都没有进行再次鉴定，信息缺乏时效性，另外，许多档案的管理工作并没有得到落实，只是流于形式，无法真实反映员工的现状和人事的实际情况，给企业的人事管理工作带来了较大的阻碍。

（二）档案管理工作不够规范

就目前而言，我国的人事档案管理工作并没有形成完善的规范制度，也缺乏相应的法律制度对其进行约束，也没有设置相应的人事管理小组，同时缺乏系统的规范对人事工作进行管理。企业没有落实对员工的培训工作，员工的专业技能无法得到提升，专业知识无法得到更新，导致工作效率低下，工作方法过于传统。

（三）信息化程度低

长期以来，我国企业大多数都是以手动操作的方式进行档案的管理工作，其过程十分繁琐且枯燥，耗费了大量的时间，并且效率也不高。由于相关操作人员的缺乏，面对大量的工作任务，无法进行有效的整理，许多材料的真实性无法得到核实，企业档案管理的信息化程度较低，对企业的管理水平有着不利的影响，无法符合科学管理的要求。

三、提升人事档案管理的相关措施

（一）建立规范化的档案管理制度

要想人事档案的管理工作具备高质量，必须运用科学的手段来管理。所以要建立完善的信息化管理模式，从而提高人事档案管理工作的效能。传统的管理模式已经无法适应企业和社会发展的需要，具有一定的局限性，企业应该根据自身的实际情况，将人事档案的管理工作推向信息化的进程。

（二）充实人事档案管理内容

在激烈的市场竞争下，企业要想快速找到针对性人才，就必须对员工信息进行深入的了解，才能够合理安排工作任务，更好的提高其工作质量。认识档案的内容包括个人的生活经历、工作经验、性格、爱好、专长等方面，同时还应该将其职业水平和信用记录同时放入档案的记录当中，提升档案记录的价值，为企业用人工作提供便利。

（三）完善人事档案信息

针对企业的中高级干部，需要完善其档案信息，保证信息化管理工作的顺利开展。人事档案的管理工作对需对企业来说是一个弱项，所以，为了提高其管理职能，需要不断完善中高级干部的档案资料，结合先进的计算机技术提高企业档案管理工作的质量，建立创新的管理方式，为企业的专业人才提供保障，同时，相关理论的学习也十分必要，管理人员需要不断提升自我的工作水平和技能。

（四）对人事管理工作进行评估

具体可以从三个方面进行：第一，定期对主管部门进行考核，对人事档案进行监督；第二，实行人事档案测评制度，该制度在人力资源管理中占据着重要的地位；第三，实行个人监督制度，将人事档案交给档案本人和管理部门共同审核和鉴定，对主观内容进行反复审查，对出现异议的部分进行核实，对企业和个人负责。

四、提高文书档案管理效能

在文书档案管理中还有许多问题需要解决，例如：档案的数量越来越多，给管理人员的工作带来了一定的困难，传统的管理方法无法适应现代的文书档案管理工作，只有不断提高管理工作的质量才能更好的保证档案质量。

1、掌握先进的管理方法，提高管理人员的综合素质。利用现代化技术完成文件的起草、修改、检索等工作，文书档案的管理人员应该不断提高自身的操作水平，不断提高其业务素质。

2、优化立卷方式。传统的立卷方式无法适应，目前的档案鉴定工作，所以必须对传统的立卷方式进行改革，利用计算机技术作为辅助方法，对检索工具进行调整、删改，提高立卷的工作效率。

五、科技档案的管理办法

（一）科技档案管理的内容包括图纸、文字材料、照片、录音等。应该实行统一的管理，由专门的档案室来管理。

（二）其工作内容包括收集、整理、统计等。需要保证档案的完整性、系统性和准确性。

（三）建立专门的档案鉴定小组，经过上级批准，对超过保管期限的档案实行销毁动作。

结束语：

随着我国信息化脚步的不断加快，计算机技术已经广泛应用与我们生活中的各个方面，并使许多企业的完成来了改革创新工作，其中也包含人事档案管理工作，企业需要对人事档案管理工作进行深入的了解，发现其存在的问题，制定针对性的措施提升其管理职能，这是企业发展的必经之路。