企业会议纪要写作的“略”、“详”分析

王霄

摘要：在公文写作实践中，很多从业者模糊对会议记录和会议纪要的概念区别，往往“一视同仁”，导致会议纪要成了“全程录音”。本文结合多年的实践经验，对会议纪要的写作原则进行总结并侧重进行“略”、“详”分析，以理清该公文文种的写作误区，对从业者特别是新人具有一定的指导意义。

关键词：企业 公文写作 会议纪要 “略”“详”重点

1 略记会议过程

1.1 简要描述会议过程 形同于新闻写作的导语，会议纪要也需要对整个会议过程进行简要描述。它的主要功能是：印证、备查，承上启下。简要描述是会议纪要的“帽子”，无需繁琐、只留主干即可。例如：《×××会议纪要》的开篇写到：“×年×月×日，在××会议室召开了××会议。会议审议了《×××》等××议题，通过××项决议。××出席了会议。”仅用3句话就将会议概况交代清楚，语言精练，一目了然。因此，会议过程简要描述要“略”，力求文字简洁、惜墨如金。本文作者从查阅的部分会议纪要中发现：此部分内容缺失现象严重；有的述而不精、文字冗长。这些现象的出现，在很大程度上受起草人自身素质的制约。

1.2 简要描述的方法 会议纪要的简要概述部分（会议过程）“略”的方法可以参考新闻写作中消息的导语写作，将会议的“时间、地点、人物、议题”等略记即可满足要求。但是，公司制企业特别是国有企业往往设有子公司，在一些重要问题上，往往会有母公司领导人出席。因此，要特别注意上级领导与会议过程的相互融合简述。

例如：“×处安全办公会议纪要”的概述为：“公司××、××领导出席会议，分公司××、××及部门负责人参加会议。会议重点研究部署了××工作”（会议共研究××项议题）”较为合适。

从企业会议类别看，一般的业务工作会议部门参加人较多。大多数起草人认为，如不详细记录参会者特别是部门参会者名单，又不便于追踪备查要求。但一一记录又将破坏会议纪要整体体例，往往陷入两难境地，有些人进而拆分为：时间、地点、参加人。笔者认为，将会议纪要的概况部分写作照搬会议记录的时间、地点、参加人格式并置于文首，有违文法体例。但可以略记参会人员，而将具体参会人员名单列于文尾（作为附注），既可以满足“略记”要求又做到“备查”，且不破坏会议纪要体例。

2 详记会议决议

2.1 提炼议题决议 会议的中心在“议题”，会议纪要的重点在“决议”。这是会议纪要的心脏部分，是重中之重。复述会议有关议题的决议，决不能复制会议记录，事无巨细全部罗列，而要善于总结提炼，突出中心和重点，善于忠实于观点并综合归纳意见。简单地说，要从“详细”的记录中提炼出“精要”，要从“精要”的会议议题决议中体现出“详细的观点”。

2.2 详细的记录方法 详细描述决议，要讲究表述方式。主要的方法方式有以下3种：①概述式：根据会议程序，将会议概况、议题、讨论意见、决议事项依次写出。此种方法简明扼要，适用于各层次、各类会议。②归纳式：认真总结提炼会议记录，删繁去简，去枝除叶，只留主干。此种方式条理清晰，重点突出，层次分明，适用于各层次、各类会议。③发言记录式：即把与会人员发言内容依次摘要

整理。此种方式适用于座谈会、学术会议以及高层领导会议。

作者从搜集的会议纪要资料对比分析看出，大部分的会议纪要往往采用的是以上三种方式方法的综合杂糅。以安全办公会议纪要为例：会议概况化身为时间、地点、人物的详细记录（前文已经详述），违背了“简要”的要求；主体部又分为会议部署安排了什么、领导要求了什么。既有概述式的影子，又有归纳式、发言记录式的糅杂。看似合乎会议纪要的文法要求，实则未把握其实质内涵。因此，结合企业各类会议实际，笔者认为采用“归纳式”撰写会议纪要更切合实际，较为合理。

3 会议纪要的写作素质要求

3.1 文秘工作人员要能够理清企业会议纪要的细微区别 主要有三类：①办公性质会议纪要：主要是指经营管理层围绕企业发展目标和各项具体工作任务，对所涉及的生产经营、安全管理等事项，进行部署安排召开的会议形成的纪要，多倾向于事务性会议。②决议性质会议纪要：主要指经营管理层研究企业发展规划、政策制定、体制机制建设等涉及企业管理重大事项召开的会议形成的纪要。③专项性质会议纪要：主要指企业内部各专业部门举办的各类技术评审、交流、座谈、研讨等专题性会议形成的纪要。

3.2 客观认识会议纪要撰写过程中问题 ①文秘工作人员对会议召开的背景，议定事项的意义、作用等认识不深，领会不准，掌握不透，对主要领导的意图、意见表述不到位。②会议记录与会议纪要界定不清。照抄照搬，认为会议纪要是会议记录的删减稿，对会议形成的意见缺乏分析归纳、总结提炼。③语言和文风存在问题。主要表现为：结构布局、格式不严谨，表述逻辑不够严密，层次条理不够清晰，语言冗长，修饰语多，文字不够凝练简洁。

3.3 要完整准确表述会议精神 参会的文秘工作人员要树立走进事内、站在事外的工作思想和方法。会前，掌握会议材料和核心议题，做到心中有数。会中，要认真倾听，详细记录，确保会议记录的完整性和客观性。会后，要趁热打铁，尽快整理纪要。不参会的文秘工作人员，在会议纪要起草过程中必須有疑必问，不能含糊马虎。纪要初稿形成后，要逐一送达参会者特别是主要与会者，严防语意转述变形、错误。

参考文献：

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[2]洪威雷.真实是行政公文的生命[J]应用写作，2006（2）.

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