纸质档案备份策略研究

顾涛 叶濛濛

摘要：纸质档案物理性质的变化不可阻止，因此，纸质档案的备份是必要的。文章探讨了纸质档案备份的原则，分析了三种常用的备份方式，进一步提出来纸质档案备份策略。

关键词：纸质档案备份电子档案缩微档案仿真复制

随着时间的推移，即便是在最完美的保管情况下，纸质档案都不可逆转的发生物理性质的变化，不断缩短保存年限。同时，随着档案在生活中的地位日益增加，人们对纸质档案的利用率日益提高。如何保护纸质档案原件又能快速方便地利用上面的记录信息，成为档案工作中需要完成的重要任务。

想要解决好纸质档案的备份问题，就要充分了解纸质档案的自身特点和备份方式。同时要结合实际，综合分析多种影响因素，才能做出正确地判断和选择，提出科学的方案对备份工作进行指导，从而有力的开展备份工作。

一、纸质档案备份原则

（一）利于原件载体与信息的保护

纸质档案的备份是为了使原件得到保护。所以在选择备份方式时，不能对原件造成损伤。档案信息的完整准确是判断档案真实性的重要依据，更是决定档案价值的重要因素之一。所以经备份后的原件在信息上不能出现缺失、变化等现象。在备份时，必须做到对原件载体与原件上所记录信息的双层保护。

（二）备份方式能够确保记录信息真实可靠

除了在备份之初要能真实的记录档案信息，在利用的过程中，也需要保证记录信息的真实、可靠。往往当备份载体受到了影响，就会影响到记录信息的真实性。这就要综合考虑备份载体自身的性质和受到外界影响的可能，选择安全性高的备份方式。确保除了档案在备份之初，做到备份后的信息与纸质档案原件完全一致外，必须能够保证记录信息长期真实可靠。

（三）备份载体便于利用与保护

若备份载体比较脆弱，就要进行多次备份。重复的备份除了可能伤害档案原件，使信息发生改变，成本也会增加，所以选择备份载体时，其应有较长的寿命。经过备份后，无论是选择何种备份方式，若只是单单能够储存信息，就失去了档案自身的意义。档案的保存，是为了利用，所以在选择备份方式时，一定要便于今后的利用，还需选择易于保护的备份载体。同时对于档案的利用要便于监管，需要使档案信息具备较高的保密性和安全性。

（四）优先备份重要档案

各档案馆（室）所收集的纸质档案都已形成了一定的规模，不管档案的数量多少，都要对现存档案进行统一筛选，在进行安排，分阶段有重点地进行备份。在纸质档案原件数量庞大时，更要分清主次。应该将历史档案、重要档案、字迹不清晰的档案和使用率高的档案优先进行备份。

二、纸质档案备份方式的分析

现在社会上使用的纸质档案备份方式主要有电子备份、缩微备份和仿真复制件三大类。这三大类备份方式除了都需要针对载体特性购买专门的装具并注意日常保护外，都具有自己的特点。

（一）电子备份方式

电子备份就是将纸质档案按照规定的要求扫描形成电子档案，是目前比较流行的备份方式。电子备份一般选择光盘或者磁盘作为载体。从成本层面分析，电子备份购买设备和载体的一次性成本投入比较便宜，但载体的实际寿命往往远低于理论上的寿命，后期的维护、迁移费用较高；从利用层面分析，电子备份的储存量大，保存、利用非常方便。电子备份致命的问题是目前电子档案不具有法律效力，不能作为法律凭证使用。

（二）缩微备份方式

缩微备份是利用缩微技术将纸质档案信息转移到缩微胶片上。缩微技术已经历了百余年的历史，其记录媒体和设备已完全成熟稳定，如果保存得当，可以达到500年以上的保存期限。从成本层面看，缩微品拍摄、读取，检索需要机器的辅助，且专业性较高，每台价格在十几万到几十万元不等，因此目前缩微品在国内的利用率并不高；从利用层面看，缩微品能够保证纸质档案原件的原貌，真实地反映其内容、特点，并且能确保具有凭证作用，具有法律效力。

（三）仿真复制件备份方式

仿真复制，通常是指用手工描摹、制作，对原件进行仿造。仿真复制技术可以解决珍贵历史档案原件的保护问题，达到延长其寿命的目的。从成本层面分析，仿真复制件则相当耗费时间和人力，成本高、耗时长，一般仅用在珍贵档案的备份上；从利用层面分析，通常用于展览或极为重要、珍贵档案的备份，掌握此项技术的人并不多见，利用的情况相对较少，通常作为档案学方面技术交流的内容。

三、纸质档案备份策略

（一）考虑档案纸质原件的特点

各档案馆（室）收集的档案类别、重要程度、清晰程度、原件大小不同等因素决定了纸质档案备份工作必须从实际出发，灵活掌握。针对现有档案的不同特点，选择不同的备份方法，确保备份工作高效、高质完成。

选择备份方式要以纸质档案的性质为基础，内容为依据。珍贵或需要体现凭证价值的档案需用缩微胶片备份，保证其真实可靠性。珍贵的历史档案、重要的档案需选用仿真复制件，使其能保持原貌，在外观上满足利用需求。在需要举办一些类似展览的活动，因各种原因不得使用档案原件又需要直观的呈现档案原貌的情况下，也需选择仿真复制件备份。而电子备份是目前普遍采用的纸质档案备份方式，选择电子备份的主要原因是其成本较低、操作简单且便于利用。

（二）结合档案馆（室）自身的现状

除了要了解档案的情况，档案馆（室）还需要结合自身情况来完成备份工作。比如经济情况、人员配置、硬件设施等现状都会影响备份方式的选择。要分清主次，量力而行，盲目的选择备份方式会造成不必要的浪费。所以档案馆（室）要分析自身现状，分阶段有重点地对保存档案进行备份，选择适用的备份方式。

（三）多种备份方式结合使用

在客观条件允许的情况下，建议逐步完成采用多种方式备份，取长补短，分担风险。但多种备份方式并存的情况，也需要分析档案自身的特点，结合档案馆（室）未来的发展规划，有主次的完成。对于备份的先后顺序需要进行统筹安排，最终实现传统和数字化复制备份并存，也就是缩微和数字化并存，即可采用先缩微后扫描胶片；也可选择先扫描，在将数据打在胶片上的方式。如果利用缩微和扫描同步进行的设备，在备份过程中就减少了原件的利用率。这种方式既可以方便利用又可以使两种备份方式互补其不足，体现出各自的优点，成为了现阶段理想的备份方式。

（四）确保档案载体的安全可靠

确保档案载体和信息的安全，是档案备份中应该高度重视的问题。首先，要选择耐久性好的光盘、磁盘、缩微胶片作为备份的载体，同时在开展备份工作的过程中，保证档案原件与备份载体的安全。注意将温湿度控制在标准范围内，工作现场要有利于档案载体保护的专用灭火器，使用铁门、铁柜，注意防盗等。

（五）提升相关人员专业素质

电子和缩微备份方式都需要借助机器来实现检索与利用，这就要求档案工作人员掌握备份流程和方法，而仿真复制件的制作，更需要工作人员熟练地掌握技术，并且要将此项技术传承下去。同时，利用者也需要掌握阅读设备的操作方法、熟悉利用流程，使其利用能够快捷又方便。

四、结论

综上所述只有软、硬件都考虑齐全，才能使备份工作真正发挥其最大功能。选择备份方式应该结合馆藏档案的特点和数量，还应该考虑档案馆建设的目标、客观条件，按计划分阶段逐步实施。备份工作应该有计划有组织的，应当在深入调研、科学论证基础上，认真搞好整体设计。在长期开展工作的同时也要着眼于不断完善机制，有监管，有应急措施，从思想上意识到纸质档案备份的重要性，使这项工作真正实现规范化。

参考文献

[1]冷霜.档案载体演变规律的研究[J].图书情报研究， 2010，3（1）：55—56.

[2]杨剑云，郭燕，马威.新型载体材料对档案工作的影响[J].兰台世界，2010，3：11—12.

[3]陈勇.现代电子档案载体的分析与选择[N].南昌航空大学学报：社会科学版，2008，10（1）：46-51.

[4]刘冰一.实施档案异质异地备份的研究与思考[J].中国档案，2010（12）：59—61.