创新工作理念，做好档案统计工作

赵智丽

摘 要：随着知识经济社会的到来，档案管理工作已经不再仅仅是简单的收集整理工作，更在于档案的开发与利用。档案统计工作就是档案管理的一个重要组成部分。做好档案统计工作，需要认真分析目前的工作现状，发现问题，并创新工作理念，创造性地解决问题。

关键词：档案管理；档案统计；创新；理念

所谓档案统计，是指搜集、整理和分析能够反映和说明档案及其工作现象的数量特征的活动，是档案管理工作中的重要基础。做好档案管理工作，不仅有利于掌握本单位档案工作的现状，帮助其制定档案工作计划，还关系到上级档案管理部门的汇总统计，是整个档案事业建设的重要一环。

1 档案统计工作的现状分析

当前的档案统计工作存在着许多问题。首先，部分领导对档案统计工作的重视程度不够，甚至许多档案人员都没有认识到其重要性，常常是说起来重要，做起来次要，将其视为一件可有可无的工作。个别领导对待档案统计数字很随意，认为它可大可小，领导的态度影响着员工的态度，有些工作人员在考核业绩的时候才开始统计数字，为了单位和个人的利益，用估计替代统计，按照自己的意志人为地篡改数据，严重损害了统计数字的真实性和准确性，也误导了领导的决策。其次，档案统计人员的素质不高，一方面体现在工作不认真，责任心不强，敷衍了事。目前大部分单位的档案统计工作人员都由新人来担任，他们不熟悉馆藏和统计指标的口径与范围，如果没有一丝不苟的工作态度，很容易犯错，从而影响统计数据的质量。另一方面体现在缺乏专业统计知识。我国《统计法》明确要求统计人员要经过专业的统计培训，参加全国统考并取得统计从业资格证才能从事这一职业，但目前的情况是不仅兼职统计人员达不到专业的标准，甚至许多县区的档案行政管理部门的档案统计人员都没有学过专业的统计培训。再次，档案统计工作的基础比较薄弱，统计报表的数据必须要有原始来源和依据，要求建立健全原始台账，但是目前许多专职档案员都没有建立原始台账。最后，档案统计的作用没有得到充分发挥，仅仅作为档案年度工作总结和考核的一个依据，而没有作为决策的依据。

2 创新工作理念，做好档案统计工作

2.1 档案统计的规范创新

规范创新档案统计工作可以从以下几个方面入手。首先，要构建一个系统完整、科学合理的档案统计工作制度。其一，建立和规范档案资料的归集制度，为档案统计人员建立健全原始台账提供基础和保障，其二，明确档案统计相关部门的工作职责，相关部门和工作人员各司其职，分工负责，防止部分领导及工作人员随意篡改数据，并在此基础上相互配合与合作。其三，建立完善的人事任用制度、考核管理制度和激励机制，提高档案统计工作的人事聘用门槛，从而提高相关部门的业务能力，用考核管理制度鞭笞、用激励机制刺激工作人员的工作积极性和创造力，从根本上提高档案统计数据的质量。其次，要提高档案统计人员的工作素养，单位在招聘档案统计人員时要注重考察应聘人员的道德素质和工作技能，定期组织档案统计人员学习档案统计专业知识及先进工作理念，并及时对其进行考核，切实提高其专业技能，转变工作理念；时刻关心工作人员的生活与工作，培养一支具有凝聚力的档案统计工作队伍。最后，要改善工作设备，加强基础设施建设，保证工作质量。

2.2 档案统计的服务创新

现代化技术催生了科学高效的档案统计技术手段，为档案管理创新提供了必要的准备。实施转变档案统计工作的管理思维和方式，实现服务方式的社会化和多元化，能够创新档案统计的服务职能。首先，创新查询模式，提高档案的经济价值。其一，开通档案网络在线信息服务，客户通过互联网就能及时了解企业的经营范围、财务、资源使用等情况；其二，设立档案服务管理中心，编制通用、统一的档案管理软件，便于使用者查询统计数据信息及进行后续跟踪，充分发挥档案数据信息的经济价值；其三，开发利用现有档案信息资源，加强与组织内部各部门及其他企事业单位信息部门的配合，为科学研究、企业生产、学校教学等提供服务。其次，创新服务方式，提高全社会的档案统计能力。一方面开展档案专业技术咨询服务，例如开办档案统计人员培训班、提供专业的档案整理与保管等服务，有助于各组织机构提高统计水平、创造新价值；另一方面成立档案统计专业服务公司，为社会提供包括档案咨询服务、档案专有技术服务、档案信息网络服务、档案教育等服务。

2.3 档案统计的利用创新

在信息化社会，档案统计的重要职能之一就是辅助决策，这意味着档案统计工作已不仅仅是简单收集整理和记录，更在于开发与利用。档案统计的利用创新要注意到几个问题：首先，要认真做好借阅登记工作，即在提供档案利用服务的过程中，要督促档案数据利用者详细填写查阅档案的目的，明确查阅档案具体服务于哪一项工作、哪一项工程，换言之，即这些档案将起到什么作用、取得哪些效益，为利用实效的统计工作积累原始素材。其次，加强反馈档案数据利用的信息，主要形式有利用者填写的信息反馈表、电话采访和实地调查等，主要内容包括时间、利用单位、利用人、案卷名称、所取得的经济效益与社会效益。再次，及时汇编档案统计利用实效，积极宣传档案利用的效果或产生的经济与社会效益。对于产生重大效益的事例应当呈递给有关领导，帮助他们进一步树立档案统计的重要意识和利用意识。

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