试论如何提升干部人事档案管理效能的调研

步巧生

【摘 要】干部人事档案是如实的记录和反映干部在政治、工作、品德、思想等方面的个人成长历程、维护历史面貌的一项真实而重要的工具和方式。这项工作具有较强的政策性、专业性和机密性。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，干部人事档案的管理也相继出现了一些新状况和新挑战，根据这些新问题，对于提升干部人事档案管理效能，把握新时期干部人事档案管理工作的特性，科学规范的管好干部人事档案，促进干部管理与人力资源开发工作，构建和谐社会起着重要作用进行了调研和总结。

【关键词】提升；干部人事档案；管理效能

1.干部人事档案的作用

干部人事档案从官吏选拔制度实施起，就已经开始发生作用了，经过日积月累和实际需要，其数量和种类有所增加，逐步形成目前在培养、选拔和任用干部等工作中记录其成长过程的专用工具，用以考察干部在德、能、勤、绩、廉等各方面的真实记录，按照中组部关于《干部人事档案材料收集归档规定》的要求范围，进行合理排序并整理装订后组成的，是了解、考察、考核及正确使用和选拔干部必不可少的重要依据。

2.传统干部人事档案管理方式和问题

笔者对于一些企业在干部人事档案管理方面做了调研，自20世纪50年代产生以来，由于受到物质条件的制约，所使用的工具是：硬封皮、条形目录分类章、浆糊、带倒钩的锥子、缝纫机、鞋带、木柜等，方式比现在来说较为原始。在实际保管中，根据国家对于干部人事档案的目录分类要求，按照一类 履历材料；二类 自传材料及报告个人有关事项的材料；三类 考察、考核、鉴定、审计材料、、、、、、十类 其他可供参考的材料。然后按照这个内容分类的时间先后次序装订，然后编号放入柜子中。经过近年对干部人事档案管理状态的调研发现，在过去干部人事档案总是被看成是保管性的事务工作，是附属性工作而不是单位的主要工作，对干部人事档案管理的重要性认识不够，常规理念就是干部人事档案只要做到不丢失，不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了。在这种错误意识影响下，相当一部分单位忽视了干部人事档案的管理。随着改革开放的加快和社会主义市场经济的推进，许多地区和企业为了吸引人才，进一步消除人才流动中的地域、身份等限制，放宽户籍准入政策，推广人才引进等制度。使传统干部人事档案在管理上产生了弊端：造成“人档脱节”、“死档弃档”等现象也有所增多。由于干部人事档案没有受到重视，造成管理上的松懈，在装订内容上，立卷也就不尽规范，案卷质量不高。主要原因一是干部人事档案的管理工作没有受到上级的足够重视，经笔者调研部分单位的结果，大多没有设置专职人员负责该项工作，往往是兼职较多，由于工作业务的繁杂，无法真正投入精力去处理好干部人事档案的管理工作，易发生未及时更换分类目录表，装订的次序发生混乱、该归档的零散材料却没及时归档，从而产生时间序列上的断代。二是档案用纸规格不一。笔者在实际工作中，整理各类人事档案时发现，需要装入干部人事档案的材料没有按照标准统一使用16开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20—25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求的规定，如早期用纸基本上是16开左右的，后期的各级单位的各类材料也绝大部分是用接近A4纸的各类规格，由于纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是档案材料内容填写年龄分类混杂、前后次序混乱，如年龄、工龄、学历等记录时间段多样性。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有部分材料未按规定加盖组织、人力资源或其他相关部门的公章。五是由于木制的柜子容易发生虫蛀现象，随着天气和环境的变化，在温度和湿度上没有办法控制，而人为对于干部人事档案管理不规范、不标准，就容易引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对干部人事档案的管理产生了不利影响。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。

在日常管理中的方式方法落后，管理效能较低。笔者在调研中发现，许多单位没有投入使用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分还是靠兼职人员的手工操作，效能低下，已无法适应现代化、信息化、科学化的管理水平。因此，提升干部人事档案管理效能的手段和途径迫在眉睫。干部人事档案新必须与时俱进，沿着现代化、电子化、社会化的方向发展是干部人事档案管理创新的必由之路。

3.干部人事档案的当前发展状态与提升管理效能的趋势

针对干部人事档案更新快、变动大、查询频率提高等问题，使干部人事档案尽快实现现代化管理已是必不可少的，尽早使干部人事档案管理工作与计算机结合，真正使干部人事档案管理工作的效能得到提升，也是当前社会信息化飞速发展的必然选择。

首先，要及时更新观念，充分认识到干部人事档案在选拔、任用干部中的重要性，因此就要加强档案工作队伍建设，加大培训力度，确保档案工作者的素质与现代化档案工作要求相适应。其次从基础管理抓起，配备现代化的设施设备，建立独立的档案室，根据档案室的面积和档案数量定制直列式档案密集架（要充分考虑楼层的承重性能）。安装防盗门和防盗窗，加装防紫外线的双层窗帘。配备七氟丙烷气体灭火和干粉灭火器，因为档案室不能使用水剂灭火器。安装空调，增添加湿器，保持正常的空气湿度。要使用多种防虫药物交替轮流使用，防止长期使用同一种药物致害虫产生抗药性。增设专用的电脑设备，达到专业管理。还有装订干部人事档案专用的办公用品等。通过有侧重地加强干部人事档案管理专业人员的培训，使其成为既精通档案业务，又能熟悉运用相应软件的优秀人才，彻底改变传统的管理方式，实现干部人事档案管理现代化的信息电子化，也就是将原有的纸质型档案进行电子型档案的转化，依托电子手段构建个人信息体系，建立更加准确和完善的干部人事信息数据库，实现无纸档案与原始档案的相互协同配合，不仅有利于档案内容增添和补充，还具有贮量大，减少翻阅次数延长档案寿命、快捷、省时、工作效能提升等优点。因此，运用现代化手段使管理更加规范，真正使干部人事档案的管理效能得以提升。

综上所述，本文通过对档案管理工作的调研，确立了提升干部人事档案管理效能，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，才能提高档案的利用价值，进一步提高干部人事档案工作质量和服务水平，指导干部人事档案管理工作的进程，逐步培养、激发干部人事档案管理工作者的历史使命感和工作热情，还必须从理论和实际方面做很多工作，新时期干部人事档案管理发展方向还需要广大干部人事档案工作者共同探索和努力，使干部人事档案管理工作提升到一个新高度，开创新局面，使干部人事档案焕发新的生机与活力，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。 [科]

【参考文献】

[1]王云庆，苗壮.现代档案管理学.青岛：青岛出版社，2002，220.

[2]傅华.聚焦人事档案.中国档案，2003，（4）.

[3]王英玮.信息时代的人事档案管理——理论·实践·方法·技术[M].中共党史出版社，2004，5.