公路工程建设领域电子归档的实践与思考

陈龙民

（青莱高速公路临沂管理处，山东 临沂 276400）

0 引言

现代信息产业的高速发展，使各行各业的办公方式都发生了重大变革。办公自动化已经成为企业展示自身实力，实现无纸化高效办公的普遍潮流。在公路工程建设领域，自动化办公方式已经非常普及，由于公路工程的特殊性，在整个建设过程中，会产生大量的工程设计文件、工程建设资料及其他的公文性电子文件。此类电子文件和电子档案由于数量较多，且容易重复使用，所以，需要对此类电子文件和档案进行有效的归档管理。公路工程建设领域电子文件的有效归案，不仅可以缩小档案保存的空间，还可实现信息的快速传递和交流，实现信息服务的高效性和信息资源的共享性，为以后公路工程建设和管理带来极大方便。

1 公路工程建设领域电子归档滞后的原因

1.1 电子归档管理未得到重视

当前，公路档案馆（室）都在推行数字化管理，一方面对馆（室）档案进行扫描，建立信息管理系统；另一方面，对新进馆（室）档案实行电子报送，然后录入到信息管理系统。在公路工程的建设过程中，许多工程管理人员没能充分考虑到电子文件的最后归档问题。比如在项目的设计阶段对设计不断的修改，使电子文件始终处于变动的状态，设计的版本较多，且标识不清，最终导致后期归档时搞不清哪个才是最终的版本，从而影响了电子文件的准确性。另外，由于公路工程建设项目多且复杂，文档管理者的任务也非常繁重，电子文件往往分散在多位不同工程建设人员的手中，归档工作很难及时进行，如果分散的文件在保存期间出现丢失或者损坏现象，就会使电子文件的全面性和真实性受到干扰。

1.2 档案管理者电子档案管理熟练程度不一

建设工程档案工作从初期的手工操作、查询、保管提升到目前的电脑查询、信息下载、智能监控保管，把人们从繁重的、单调的劳作中解放出来，但是原来的公路建设领域档案管理都是采用手工管理的模式，这种管理模式已经让档案管理者形成了一种固定的管理思维。电子文档从草稿阶段到其开发利用的阶段，中间包括了很多环节。哪一个环节的职责不明，或者考虑不全，电子文件的原始性和真实性都会受到影响。而目前部分电子档案管理制度不健全，档案管理者对使用计算机进行编目归档不熟练，不像从事纸质文件归档工作那样驾轻就熟，容易对电子文件归档工作产生畏难的心理，甚至抵触电子文件归档工作。这种管理思维很难适应现代信息技术、电子文档等高科技归档工作的要求，必然会阻碍电子文件归档工作的正常进行。

1.3 电子文件的原始性易被忽视

档案的原始性和真实性是法律层面的重要凭证和依据，电子文件在不同计算机之间进行传递、修改和复制，很难像纸质文件那样对原件进行明确，致使原始的电子文件被忽视。在公路建设过程中产生的原始文件繁多，采用计算机起草的文件，经过反复修改和审阅之后，一些草稿性文件往往不能被有效保存下来，其中一些重要的修改过程信息和审阅信息往往具有很高的查考价值，应该进行电子文件归档保证，但是在实际工作中这些原始文件的修改和审阅过程往往被删除或者覆盖，很难对原始文件和修改文件进行完整的保存，这显然有悖于档案管理的基本原则。

1.4 电子文件存储的安全性亟待提高

目前公路建设领域基本实现了网络化管理，大部分的电子文件被存储在局域网的服务器硬盘中，也有一些电子文件保存在个人所使用的电脑中，还没能形成统一且科学的归档管理模式。在网络化的环境下，计算机病毒层出不穷，个人电脑和局域网服务器很容易受到病毒干扰，导致数据丢失或者文件损坏，且电子文件改动非常容易，在保存和传输过程中很容易被改动，其安全性亟待提高。

2 公路工程建设领域电子归档的实践对策

2.1 提高电子文件管理意识

电子文件与传统的纸质文件一样，也会涉及到归档、保密、利用和安全性等问题，其作用与纸质文件同等重要。对电子文件进行归档管理时，无论是公路工程相关部门的管理者，还是文件归档管理人员，都应该意识到电子文件归档管理的重要性。尤其是文件归档管理人员要细心、认真和熟练地操作应用软件，仔细核对相关信息，确保输入信息的完整性、合法性，要在实践中不断探索规律、总结经验，努力学习有效的归档管理对策，积极引进和研发科学的管理软件，从而提高电子文件归档工作的效率。

2.2 建立电子文件归档全过程管理制度

公路工程建设领域的相关部门，应该尽快地建立起电子文件归档的全过程管理制度，对各方面的职责和要求进行明确，形成一套统一的收集、整理和归档制度，对电子文件的归档范围、归档时间和归档内容等进行明确要求和严格规定。同时，在公路工程尤其是高等级公路建设伊始，公路档案管理部门要统一为建设、施工、监理、勘察设计单位提供工程电子档案制作软件，做好各单位档案管理人员（兼职档案管理人员）电子归档的岗位培训，提高管理者的电子归档管理技能，提高报送录入工作效率，保障电子文件的原始性和真实性。电子文件的形成者对电子文件要进行详细的整理、编制和归档说明，及时进行电子文件的登记，在经过相关人员审阅后将电子档案报送到公路档案馆（室）后，公路档案馆（室）将对电子档案进行全面的检查，检查合格的电子档案导入数据库，对不符合要求的内容采取有效措施进行及时处理。

2.3 合理配置相关资源

电子文件与纸质的文件相比，其归档标准要求高，在公路建设进程中，需要根据软件数据库对电子文件的设置要求，结合公路工程的特点，合理配置相关资源。公路工程建设领域的档案管理部门要对人力资源进行合理的配置，不断充实和加强既懂公路工程档案管理，又能够操作计算机的复合型人才。并且每个建设项目都应该设置兼职的档案管理人员，在工程进度当中，进行同步的电子文件收集、整理和归档工作。电子文件归档管理的软硬件资源配置也同样重要，公路工程建设领域的档案管理部门应该合理的配备一些储存量大，且运行状态良好的计算机、储存介质等电子设备，同时还应该保证各建设部门与档案部门之间的信息畅通性和安全性，从而保障电子文件的快速传输和安全存储。

2.4 加强电子文件的安全性管理

对公路建设工程电子归档来说，构筑电子档案安全保障体系，防止人为或意外的破坏、丢失和修改非常重要。作为公路工程领域的电子归档管理，要做好软硬件环境的安全管理。根据国家保密工作要求，对涉及国家秘密的计算机系统，要杜绝直接或间接与互联网等公共信息网进行连接。加强电子文件操作过程的安全管理，安装有效的杀毒软件及防黑客扫瞄工具。做好电子文件的备份工作，并对电子文件采取动态口令、数字证书、加密手段，对档案信息、数据的来源设置跟踪机制，确保电子归档过程中的安全准确性。

2.5 完善电子文件一体化管理系统

公路工程建设的相关部门，进一步完善公路工程的电子文件一体化管理的文件归档系统，并保证该系统与局域网的高度共融。保证档案工作能够提前介入到每个电子文件的生成过程中，并保证文件从生成到归档的每个环节，都能够按照档案管理的原则和要求进行。电子文件的一体化系统，一定要能够保留文件的完整度和清晰度，提高档案的查考效率。为了保证公路工程建设领域的电子文件一体化管理系统能够符合公路工程的特点和要求，在完善公路工程领域的电子文件一体化管理系统过程中，应该由档案管理人员共同参与，从而使新开发的系统能够具有较强的实用性。

3 结语

公路工程建设项目是一项系统工程，具有投资大、周期长、环节多以及关系复杂的特点。因而，公路工程建设领域所形成的档案载体也多种多样，数量繁多。公路工程建设档案是公路工程建设的真实记录，是工程质量的鉴定依据，是解决各种合同纠纷的法律依据，对后期的事故原因也有重要的参考价值。因此，在电子文件进行归档管理的过程中，应该采取积极的措施，克服各种影响因素，全力保证归档文件的有效性和真实性。

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