质量管理体系文件的分类管理

吕庆双 张 焱 雷 丹

（中航黎明锦西化工机械（集团）有限责任公司)

0 前言

目前，很多企业为了完善企业产品质量管理，都通过了很多认证，例如ISO 9001质量管理体系认证、特种设备制造许可认证等。每取得一项认证，都要形成一套体系文件，结果出现了 “文山会海”的现象。各体系文件有时相互重复、矛盾，一旦工作中发生问题，不知以哪个文件为准，导致有关部门相互推脱责任，工作效率低。为了简化企业的管理工作，使企业的管理更清晰、透明、高效，本文提出用企业标准体系文件编号方法对质量管理体系文件进行分类管理。

1 企业标准体系

企业标准体系是由标准组成的系统。企业标准体系囊括了企业方方面面的要求，以技术标准为主体，包括管理标准和工作标准。

1.1 技术标准

技术标准是对企业标准化领域中需要协调统一的技术事项所制定的标准。它有多种存在形式，包括标准、规范、规程、守则、操作卡、作业指导书等。技术标准体系是企业标准体系的重要组成部分，是企业组织生产、技术和经营、管理的技术依据。

1.2 管理标准

管理标准是对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准，也就是对企业管理活动中与技术标准相关的重复性事物和概念所制定的标准。它涉及到经营管理、设计开发与创新管理、质量管理、设备与基础设施管理、人力资源管理、安全管理、职业健康管理、环境管理、信息管理等诸多方面。

1.3 工作标准

工作标准是对每个具体的工作 （或操作）岗位做出的规定，包括操作说明、经济责任制、岗位说明书、岗位标准、岗位责任制、工作守则等。

2 质量管理体系

质量管理体系是在质量方面指挥和控制组织的管理体系，对所有影响产品质量的活动进行策划、评审、验证、确认、持续改进。质量管理体系中使用的文件类型包括以下几方面：

（1）向组织内部和外部提供关于质量管理体系的一致信息的文件，这类文件称为质量手册;

（2）表述质量管理体系如何应用于特定产品、项目或合同的文件，这类文件称为质量计划;

（3）阐明要求的文件，这类文件通常称为规范；

（4）阐明推荐的方法或建议的文件，这类文件称为指南；

（5）提供如何一致地完成活动和过程的信息的文件，这类文件包括形成文件的程序、作业指导书和图样；

（6）为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，这类文件称为记录。

以上类型文件可以分成三个层次结构。

第一层文件：质量手册——根据所阐明的质量方针和质量目标描述质量管理体系。

第二层文件：质量管理体系程序文件——描述实施质量管理体系所需的相互管理的过程和活动。

第三层文件：作业指导书和质量管理体系中的其它文件——由详细的作业文件构成。

3 企业标准体系与质量管理体系的关系

企业标准体系是企业质量管理体系的基础。企业标准体系，应根据企业的特点充分满足质量管理体系的要求，促进企业形成一套完整、协调配合、自我完善的管理体制和运行机制。

两个体系都要求 “实施、改进、保持有效”，所以可以把企业标准体系纳入到质量管理体系中，实施PDCA（质量环）管理。这样，在体系运行中就可根据需要对程序、文件进行调整、修改，完成“标准”的持续评审与改进。

企业标准体系中的文件 （标准）范围要大于质量管理体系的文件范围。有些企业标准虽然不是质量管理体系文件，但是属于企业标准范围。例如，环境管理标准是企业标准，但不是质量管理体系文件。

4 对质量管理体系文件进行分类管理

4.1 文件层次和类别划分

通常，企业标准体系可分为三类标准，质量管理体系文件可分为三个层次，这三类标准和三个层次文件具有一定的内在关系。因此，我们可以将质量管理体系三层次文件 （第一层文件、第二层文件和第三层文件）归类到企业管理的三类标准 （管理标准、技术标准和工作标准）中，如图1所示。

图1 企业标准体系与质量管理体系三层次结构关系

4.2 双编号原则

明确了企业标准体系和质量管理体系的关系，我们就可以用企业标准体系文件编号方法对质量管理体系文件进行分类管理。为顺利对质量管理体系的文件进行分类管理，建议借用我国采用国际标准时的方法，即 “等同采用”或 “修改采用”各类管理文件。对已经存在的体系文件，原则上不要动，在排版上可以保留原来的格式。在企业制定标准体系表时应该将这些程序文件拆开，以单独标准的形式分别列入各大标准类别中。为保证企业标准体系的系统性，在保留质量管理体系文件原标号和内容不变的基础上，将之分别纳入企业管理标准体系的各类别中，同时给予新的标准编号，即采用双编号的形式。例如：企业标准 《科技档案管理规定》在质量管理体系中的文件编号为 QMS/×××.××.××，而在企业档案管理标准体系中的编号为 Q/×××.××.××。可以将两种编号都在文件封面上体现，以方便文件检索和分类管理。

4.3 文件分类管理

将不同体系、不同类别的文件分门别类，当企业需要对某个专业体系进行评审、认证、复审时，可以从标准体系文件中抽调出相应的文件归队，以满足不同场合的需要。这样，既保持了体系文件的独立性和特殊性，又满足了企业文件管理的系统性和协调性，这正是我们将各类体系文件整合的最终目的和最好的结果。

5 分类管理的作用和意义

通过用企业标准体系文件编号方法对质量管理体系文件进行分类管理，可以使企业内所有标准按其内在联系形成一个科学的有机整体，对企业所有的规范性文件进行 “简化、统一、协调、优化”，克服企业 “文山会海”的顽疾，促进企业形成一套完整、协调配合、自我完善的管理体系和运行机制。

6 结论

企业已经形成的大量企业标准和规范性文件是企业文化的宝贵财富，只要对这些标准进行相应的修改、完善或补充，就仍然是企业管理的支柱。企业应根据自身情况，认真研究适合企业特色的管理模式。用企业标准体系文件编号方法对质量管理体系文件进行分类管理，可将原本相互游离、杂乱无序的管理，变成真正系统的、全面的管理，从而更好地为顾客服务、为企业创效。

[1] GB/T 19001—2008.质量管理体系：基础和术语[S].

[2] GB/T 15496—2003.企业标准体系：要求[S].

[3] GB/T 15497—2003.企业标准体系：技术标准体系[S].

[4] GB/T 15498—2003.企业标准体系：管理标准和工作标准体系 [S].

[5] GB/T 19273—2003.企业标准体系：评价与改进 [S].