新时期企业人事档案管理的创新思考

阎玉红

（郑州中原铁道工程有限责任公司，河南 郑州 450052）

人事档案记录和反映了个人经历和德才表现等情况，是全面地考察人，选贤举能、知人善任的重要依据。企业如何建立科学合理的新型企业人事档案管理制度，进行严谨、科学的用现代信息化来管理。对于如何实现新时期企业人事档案管理的创新的思考，笔者针对企业人事档案管理存在的问题，分析了企业人事档案管理问题形成的原因，并对如何做到企业人事档案管理的改革创新，提出了几点建议：

一 企业人事档案管理存在的问题

（一）企业人事档案的管理内容陈旧，管理方式落后

目前的人事档案材料内容十分单调陈旧，企业的人事档案仅对员工的姓名、年龄、性别等基本信息进行了记录，记载的个人历史材料较多，现实材料不全。反映不出个人的专长和特点，是企业对人才选拔、培养、评定作用不大，无法对当事人作出全面评价，无法满足人事管理工作的需要。在人事档案的管理方式上，无论党政机关部门还是企事业单位，都使用统一的格式，统一的分类，统一的保管方式来进行管理。管理方式十分单一化。制度过于传统，缺乏信息化的先进管理办法。

（二）企业人事档案资料的质量不高

许多企业的档案材料内容存在失真现象，很多企业人事档案都存在内容失真问题。这些失真的档案与档案中材料内容前后不符。企业的人事档案部门忽视对这些问题的处理，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，所以企业人事档案中“弃档”较多。这给企业对人才的评估造成一定的难度。

（三）传统的人事档案管理体制不适应新的形势

我国现行人事档案管理工作特别是企业与现行的人事管理体制改革并不相符,明显滞后于社会主义市场经济发展的要求。在传统的人事档案管理体制中，人事档案部门实行全封闭的管理。这种管理模式，已经不符合现在的政治民主化进程要求。传统的企业人事档案管理缺乏信息化管理的理念，人事档案的管理手段明显落后，不适应现代化的要求。

二 企业人事档案管理问题形成的原因

（一）企业的人事档案管理人员缺乏创新意识

在传统的人事档案管理体制中，人事档案部门的全封闭管理，仅限于人工、手工管理。这种制度已经不符合现在市场经济对企业的发展要求。在社会经济飞速发展的新形势下，企业的人事档案管理人员缺乏创新意识，导致人事档案的管理内容陈旧，管理方式落后，严重的影响的企业人事档案管理工作的进程。

（二）企业在档案管理工作中积极态度的缺乏

有些企业在档案管理中缺乏积极的工作态度。人事档案的整理是一项具有较强的技术性工作,《干部档案整理工作细则》中明确要求在档案整理工作中要做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。”通过仔细观察整理使每一份档案达到完整、真实、精练、实用”的目的。料资散乱混杂随处乱放甚至没有整理,有些企业档案已立卷成册,却没按照企业规定的要求处理分类,同时给企业的档案利用上带来很多不便。

（三）企业员工对档案的重要性缺乏认识部分企业员工对于自己的档案不够重视，认为档案是其个人成长的的文字总结,可有可无,使档案处于一种用起来重要，抓起来次要，忙起来就不要的局面。同时也认为档案根本不能影响自己的前途发展,不知不觉就遗弃。

三 如何做到企业人事档案管理的改革创新

（一）建立健全企业人事档案管理制度，加强培训提企业人事档案管理人员的高综合素质。

建立科学合理的新型企业人事档案管理制度，使人事档案工作更加规范化。企业档案管理人员对待人事档案工作要持认真严谨的态度，确保人事档案的真实性和有效性。提高企业档案管理人员的综合素质，需要定期对其进行科学的教育培训。培训的过程中要注重基础理论和业务技能相结合，把提高人事档案管理人员的计算机应用能力和信息化服务水平，现代化信息技术培训作为培训的重点。

（二）端正企业人事档案管理工作的态度

企业人事档案的进出要及时、准确、全面的主动补充收集整理在收集中要及时、完整的补充新增档案；在鉴别上必须如实汇报及时记载迁出档案和迁入档案的真实性；在整理中要严谨、科学的用现代信息化来管理；同时，档案的借阅必须按照企业人事管理的原则与规定，努力做好档案的安全保密工作；在建立企业人才库中对各项专业技能具有资格证书的职工，要分类录入到人才库中，这样会使企业在任用和选拔员工的时候能便捷一些，从而使企业人事档案管理充分发挥作用。

（三）加强人事档案管理的信息化，重视电子文件的整理与归档工作。

现今，正处于网络信息高速发展时期，网络信息技术被广泛应用。企业人事档案管理工作的网络信息化与时代接轨是必然的。现代企业人事管理工作中，对网络信息技术的应用主要是人事档案内容的信息化。由于电子文档相对于传统的文档运用更加灵活，所以会大大的提高工作效率和企业管理水平，并且能节省财力物力资源。极大程度提高档案管理工作的质量和效益。

四 总结

在社会和科技不断发展的今天，陈旧的传统企业人事档案管理制度已不适应社会发展的要求，最终必将走向衰败。规范化、科学化、现代化的人事档案管理制度的建立大势所趋，企业要高度重视人事档案管理工作，要建立科学的人事档案管理工作考核与评估机制，建立健全企业人事档案管理制度，加强人事管理的网络信息化培训，注重对企业人事档案管理人员综合素质的培养。努力做好人事档案管理的工作，为社会经济的发展提供强有力的保障。

[1]陈思兰.新时期人事档案的地位和作用浅析[J].淮南工业学院学报(社会科学版),2001(02).

[2]张新芳.人事档案工作如何适应新时代企业人力资源管理的新要求[J].兰台世界,2006(24).

[3]张明秀.浅谈如何做好人事档案管理工作[J].辽宁师专学报(社会科学版),2012(03).