加强高校采购档案规范化管理的探索

2013-04-10尹立苹李彦启杨美荣

实验室研究与探索 2013年4期

关键词：规范化档案管理管理

尹立苹，李彦启，，杨美荣

(天津科技大学a.实验室与设备管理处，b.机械工程学院，天津300222)

0 引言

随着国家投入的不断加大，高校的采购规模越来越大，采购程序及具体实施办法也相对比较完善，但相应采购资料的档案管理制度及实施办法却相对滞后，高校采购档案的规范化管理是亟待解决的问题。

1 加强采购档案规范化管理的重要性

采购档案是指在采购活动中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同载体的记录，是反映采购活动过程及各项决策原始、真实的记录。采购档案客观、真实、完整地记载了采购活动全过程，可以为采购统计分析、采购记录查阅、经验总结、采购监督检查、采购纠纷处理等提供客观真实的依据［1］，也是采购机构为提高自身综合素质，分析、总结、评价采购活动的重要依据［2］。可以说，采购档案是采购工作的浓缩和精华，是采购工作最全面最真实的记录。

《中华人民共和国政府采购法》第四章第四十二条明确规定，“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15 年”［3］。从法律规定上我们可以看出采购档案在整个采购活动中的极其重要地位，而且对采购档案的管理已经上升到了法律高度，管理不当属于违法行为。

2 采购档案管理中存在的问题

当前广为关注的是采购制度、采购程序规范与否，采购人员是否专业，采购效率的高低等问题，而在采购过程中形成的各种资料，如采购计划、招投标资料、评标标准等，未给与充分的关注。而目前高校的采购金额和规模比以往大大提高，采购项目动辄几十万元或上百万元，如果采购档案管理工作不够规范、严谨，就会导致手续缺失或者不规范的操作程序等，进而引起连锁反应，给国家和学校带来严重的经济损失。诸如有些学校没有专门的档案室，采购资料随意堆放;缺乏专业人员，管理质量差;管理方式陈旧，借阅制度混乱;档案管理缺乏保密性;管理与使用脱节等问题日益暴露［4］。如何采取有效措施，加强高校仪器设备采购档案的规范化管理已经成为当务之急。同时，规范采购档案工作，可以进一步增强内部约束机制，防止少数人利用漏洞，进行违规才做，以达到其舞弊的目的［5］。

3 采购档案规范化管理的有效措施

3.1 增强档案意识和法制观念

采购人员应加强对《中华人民共和国政府采购法》、《档案法》及相关法律法规的学习，进一步加深对采购档案重要性的认识，对采购档案工作的重视程度也是衡量采购工作质量和管理水平的重要标志［6］;转变观念，逐步提高其档案意识和法制观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感，依据档案法做好采购资料的存档工作，并接受相关部门的监督检查。

3.2 建立切实可行的规章制度

俗话说“纲举目张”，只有制度健全，才有管理规范。要提高高校采购档案管理水平，必须建章立制，依法治档。建立健全档案管理规章制度，实现管理规范化。参照国家档案法，学校综合档案管理规定、实验室管理规定、仪器设备管理办法等，对学校采购档案的管理机构、管理职责、使用办法、相关责任等进行详细的规定，建立系统有序的管理体制，做到有法可依［7］。采购档案管理的最终目的是为了更好地提供利用，只有增强档案管理职能部门的责任意识，在工作中坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，把好部门自身关，才能确保档案的质量［8］。

3.3 促进档案管理规范化、信息化

档案信息资源信息化是实现档案信息利用效益最大化的有效途径。利用计算机管理系统，实现档案的著录与标引、编目、检索、统计自动化替代所有手工抄写工作，实现档案的自动化处理和网上查询。要充分地利用计算机和网络，探索档案的现代化管理。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库［8］。

在经济全球化、社会信息化的时代背景下，研究信息技术在采购档案管理中运用，确保档案的质量，提高档案的保存、检索和使用效率，更好地为高校采购工作服务，实现采购档案管理的规范化、科学化和信息化。

3.4 努力加强档案管理人员自身建设

人员的素质成为档案管理水平的决定因素。近年来，档案管理的手段、方法、管理对象及载体发生了前所未有的变化，对档案管理人员的专业素质和职业道德提出了新的要求［9］。因此，要两手抓，一要抓职业道德建设:①档案管理人员要爱岗敬业、忠于职守，根据档案工作的有关要求，脚踏实地，一丝不苟地做好本职工作;②还要具备强烈的事业心和高度的责任感，才能产生强大的动力，踏踏实实地做好档案工作，这是做好档案工作的保证。二要抓业务素质提高，档案管理人员在加强职业道德修养的同时，还要强化业务能力。不仅要具备系统的档案管理知识，还要学习采购知识及有关法律法规、计算机外语等基础知识［10］，必要时组织到先进地区参观学习或者参加有关部门组织的培训，经验交流、开阔视野、拓宽思路［11］。

3.5 建立统一标准，规范要求

①要求做到采购过程中形成的文件和资料齐全;文件和资料中的签名齐全;无其他不符合项目档案完整性、真实性的情况存在。②要做到整理有序，便于保管和利用。在开展每项采购活动期间，要按照采购法规定的采购文件及记录要求，注意及时收集、编写采购文件或者记录。每完成一个采购项目，根据采购项目实际情况及时将采购文件进行整理，交内部有关机构保存。不能等到年终统一整理，否则，容易丢失资料，难以保证采购文件的完整、真实、有效［12-14］。

3.6 加强监管，严密手续

明确职责与分工，严格管理借阅制度，明确归档要求、时限和手续。在具体工作中做到严格执行采购档案的移交工作，严格遵守档案的借阅和利用制度、保密制度及鉴定和销毁制度。采购文件中的供应商招标文件，因涉及供应商的商业机密，没有得到有关方面的许可，不得对外提供［15］。

4 采购档案管理中应注意的问题

一些采购部门，在被供应商质疑和投诉时，常因为找不到档案资料，或者即使找到，却因资料不详细、不完整，拿不上“台面”，以至于有理变成了无理。因此，在采购档案管理工作中要注意以下几点:①采购文件资料不能等同于一堆文书资料;②采购档案不能简单化，即在范围上不全面，在内容上不完整;③采购档案不能年终突击整理;④采购档案不能随便对外提供或外借;⑤不能忽视对采购档案的监督检查［16］。

5 采购档案规范化管理，成效显著

学校非常重视采购档案管理工作，把采购档案管理工作当作日常采购中的重点环节来抓，抓重点、抓落实。组织专家和采购人员制定了详细的采购档案管理制度，而且配备了专职人员负责采购档案管理工作，狠抓采购档案室的硬件升级，确保了采购档案的安全，采购人员的业务素质和职业道德显著提升，规范了采购档案管理的流程，并统一标准、规范要求、严密手续。因此，多次在市审计局、市纪委、市政府采购中心组织的相关采购检查中，采购档案完好率、正确率高。并接待高校代表团和相关部门的多次参观和经验交流。