高职院校图书馆文献资源的保护管理

周敏敏

（浙江东方职业技术学院 图书馆，浙江 温州 325011）

高职院校图书馆文献资源的保护管理

周敏敏

（浙江东方职业技术学院 图书馆，浙江 温州 325011）

对图书馆文献资源进行保护管理，可延缓文献资源的变质历程，延长其使用寿命。浙江东方职业技术学院运用全面质量管理的PDCA法，从计划、执行、检查和处理四个阶段对图书馆文献资源的保护管理进行了探索，实践证明，基于PDCA法对图书馆文献资源进行有效的保护管理起着十分重要的作用。

高职院校；图书馆；文献资源；保护管理；PDCA

文献资源的保护管理是指图书馆纸质文献和电子资源的质量控制，是图书馆管理工作的重心。长期以来，高职院校图书馆只重视文献资源的利用率，而对文献资源的保护管理则较为忽略。浙江东方职业技术学院在图书馆文献资源的保护管理过程中积极实践，运用基于全面质量管理的PDCA循环，即PDCA是计划、执行、检查和处理四个阶段，是一个动态循环，可在组织的各过程内展开，与质量管理体系过程的改进密切相关[1]。本文以浙江东方职业技术学院为例，通过总结经验和教训，以期为高职院校图书馆文献资源的保护管理提供借鉴。

一、高职院校图书馆文献资源保护管理的现状

文献资源是图书馆最重要的财产，是图书馆提供服务的基础，对文献资源进行保护管理是图书馆工作的永恒主题[2]。目前，高职院校图书馆文献资源的保护管理相对薄弱。

1.管理制度不健全、管理人员素质偏低

虽然高职院校图书馆经历了10多年的发展历程，但仍处于研究、建立模型阶段，在工作中存在着管理制度不健全、管理人员素质偏低的现象。管理制度上缺乏文献资源的延缓性保护和再生性保护措施，对开展文献资源保护工作重视不够。高职院校普遍建校时间短，加之不重视图书馆工作，致使管理人员素质普遍偏低，不能担当起对图书馆文献资源保护管理的使命。

2.读者保护文献资源意识薄弱

高职院校与本科科研型高校相比，整体差距较大，不仅管理人员素质偏低，而且读者群文化层次也相对偏低，读者保护文献资源意识薄弱，文献资源破损、污损、被盗的现象严重，甚至于读者主观不端行为，相互间效仿，如读者在图书上直接做题、乱涂乱画、撕书页等直接影响了馆藏文献资源的使用质量[3]。

3.客观经济条件受限

高职院校建校时间短，而用于图书馆软硬件建设投入少，导致馆藏文献资源短缺、馆藏环境相对较差。

二、浙江东方职业技术学院图书馆文献资源保护管理的实践

浙江东方职业技术学院图书馆文献资源保护管理过程中，运用PDCA法使文献资源的保护管理在计划、执行、检查和处理四个阶段得到落实。而各个阶段的工作质量在过程中得到控制，从而可延缓文献资源的变质历程，延长其使用寿命。

1.计划阶段

在计划阶段，为使过程结果满足要求，对造成文献资源损坏的因素进行分析，找到损坏因素。文献资源在流通、部分不流通和读者服务电子化的情况下，出现损坏的因素分别为管理因素、人为因素和环境因素（见图1），然后找出影响文献资源损坏的真正原因，继而采取相关措施对文献资源进行全面质量控制。

2.执行阶段

在执行阶段，应重点做好二个方面的工作：一是制作质量控制统计表；二是制定保护管理流程。制作质量控制统计表和制定保护管理流程，可增强工作人员的责任意识，并可了解图书馆资源利用情况和过程质量控制[4]。

（1）制作质量控制统计表。学院分别制作纸质文献质量控制统计表（见表1）和电子资源质量控制统计表（见表2）。纸质文献质量控制统计表将书刊部图书的藏书、借阅量及损坏数据统计其中。图书馆装订修复人员可依照此表格，将损坏图书按时修复，尽量达到合理的复本和借阅量，确保馆藏质量管理。电子资源质量控制统计表将对读者当前使用电子资源类型、用途目的及利用人次统计其中。质量控制统计表可为更新电子资源结构提供参考作用，同时可了解读者的需求，便于开展针对性的服务。

图1 影响文献资源的因素

（2）制定保护管理流程。学院分别制定纸质文献保护管理流程（见图2）和电子资源保护管理流程（见图3）。在纸质文献保护管理过程中，建立小组成员，设立专职人员及配置相关人员来查找污损图书。对有污损图书进行分析，做好记录采取修复一新的保护管理，重归书刊部借阅，适当剔除旧书，补充新书，调整馆藏结构。这样既能树立工作人员图书保护管理的意识，又能对馆藏质量严格把关，使工作井然有序[5]。在电子资源保护管理过程中，成立管理小组，负责落实技术措施，控制电子资源数据库工作平台管理，并制定保护电子资源规章制度，做到责任到人，明确分工。这样既可持久地保存电子资源，又能实现高效电子资源快捷服务。

表1 纸质文献质量控制统计表

表2 电子资源质量控制统计表

图2 纸质文献保护管理流程

图3 电子资源保护管理流程

3.检查阶段

在检查阶段，检查的目的是检查当前馆藏资源状态和找到潜在馆藏文献资源的质量问题。对文献资源的检查应遵循二个原则：一是按类别仔细检查，针对问题分析原因并提出建议；二是实事求是，严格把关。从馆藏的海量文献资源中，检查到有异常的文献资源质量问题时，应及时记录，这样才能便于进行保护管理。对于保护过程受控而言，检查阶段是关键。

4.处理阶段

在处理阶段，着重针对发现的问题在因果分析基础上提出对策并加以解决，同时将对策标准化、制度化[1]。学院分别制作纸质问题图书与对策表（见表3）和电子资源问题与对策表（见表4），由馆藏资源管理小组成员采取集思广益和请教专家等方法，并结合影响文献资源的因素（见图1）进行复核确认，提出解决对策，可实现对馆藏资源出现问题过程和环节的控制。

三、对高职院校图书馆文献资源保护管理的建议

传统纸质文献资源已经不再是图书馆唯一的信息资源，现代化的电子文献资源在图书馆馆藏中占有的比重日益增加，而纸质文献和电子资源一体化保护管理是高职院校图书馆面临的难题之一。高职院校图书馆文献资源一体化保护管理需要在以下三个方面作出努力：

1.完善管理制度

完善的文献资源保护管理制度，可作为图书馆的管理技术标准，也可供工作参照执行。将图书馆文献资源的保护管理标准化、制度化，在计划、执行、检查和处理四个阶段均要求分析问题、提出对策，可逐步完善管理制度。如在处理阶段，针对各种问题，组织专业人员及请专家指导来解决相关性问题，把解决问题的方法、建议、规则等详细记录，有利于完善管理制度。

2.提高管理人员素质

一是强化馆员的保护意识。增强馆员的责任心，应将工作计划落实到计划、执行、检查和处理每一个阶段。馆员应担任起保护馆藏文献资源的任务，组织探讨保护管理措施。如在执行阶段，把藏书损坏册数和读者使用数字资源类型、目的、频率都统计在质量控制表中，既能达到预防藏书损坏或降低藏书损坏率，又能关注到读者对数字资源的使用状况或数字资源的运行状态。二是加强培训专业人员。为改变现有专业人员素质低下及技术落后的状况，应对专业人员进行继续教育培训，定期对专业人员进行文献资源修复、预防性保存措施和保护技术等基本知识的培训。同时，读者是利用文献资源的主体，还必须加强对读者爱书惜书的宣传教育，让读者参与保护管理，增强读者的保护意识。

表3 纸质问题图书与对策表

表4 电子资源问题与对策表

3.注重过程管理

灵活运用PDCA法对文献资源进行保护管理，有利于明确各阶段任务，注重过程管理，最终实现文献资源保护管理的目标。在文献资源具体保护管理工作中，应考虑各种载体文献的特殊需要，警惕在数字保存与传统文献保存之间形成人力、物力资源配置的冲突；应制定文献资源保护管理流程，在实践中不断探索；对质量问题严格把关，使电子资源的保护管理工作得以贯彻落实，按计划实现总目标责任制。只有这样，文献资源保护管理工作才能体现出明显效果，既能揭示馆藏资源的脆弱性，深化馆藏资源的长期耐久性和耐用性，又能使文献资源保护管理运作走向规范化轨道[6]。

[1]周敏敏.基于PDCA法对纸质图书和数字资源保护管理的研究[J].大学图书情报学刊，2012(6):46-50.

[2]刘秀娥.图书馆防灾与危机管理[M].北京:海洋出版社，2007:29.

[3]王利敏.图书资料破损的原因及解决方法[J].河南图书馆学刊，2010(1):123-124.

[4]杨凌云，邹晴枫.图书馆清产核资质量在过程文件中的受控研究[J].图书馆论坛，2008(2):15-19.

[5]吴凤仙.图书馆藏书剔旧工作在过程文件中的受控研究[J].图书馆工作与研究，2008(8):56-61.

[6]刘雯.IFLA/PAC计划述略[J].新世纪图书馆，2011(3):69-72.

[责任编辑：朱咫渝]

Protection and Management of Literature of Vocational College Libraries

ZHOU Minmin
(Library, Zhejiang Dongfang Vocational and Technical Institute, Wenzhou, 325011, China)

Literature protection in libraries can delay the deterioration of literature and prolong their usage. Applying the comprehensive quality management PDCA method, Zhejiang Dongfang Vocational and Technical Institute makes an exploration on the protection of literature from the perspectives of plan, implementation, test and disposal. It is proved that PDCA method plays an important role in the protection of literature.

Vocational colleges; Library; Literature; Protection and management; PDCA

G253.6

A

1671-4326(2013)02-0093-04

2013-01-14

周敏敏（1963—），女，浙江温州人，浙江东方职业技术学院图书馆馆员.