探索高校档案信息数字化管理

崔爱荣

（德州学院，山东 德州 253023）

高校作为人才培养基地，是科技研究和学术研究的重要场所，尤其是在当今社会，各国都愈发的重视高校对科技进步、经济发展所做出的重要贡献.越来越多的学术科研会议选择在高校召开，学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的材料也就更加的丰富繁多.如何对其规范合理的管理成了一大问题.所以与现代社会信息高速传播，工作质优、量高标准相对应，建立功能更为全面的数字化、信息化档案馆是高校乃至所有办公场所的必然趋势.

1 数字化档案馆

1.1 档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享.

1.2 对于数字化档案馆，我们可以提出一个“一材料多资料”的理念.对于所谓的“一材料多资料”是指举办一次活动的材料不止包括举办地本身所涵盖的东西，我们还可以通过网络实现全球范围内的追本溯源、同类链接，实现全方位的记录，更好地学习、了解从而促进根本性创新和进步.传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，做到档案源本与电子档的同步记录，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的，可以实现更方便快捷的为人了解和服务，更好地体现出它的价值所在.

2 档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性

2.1 加速发挥档案价值.数字化档案馆的建立将有力地促进信息资源开发一体化.档案是再现历史真实面貌的原始文献.也应该是促进科技进步、社会发展的前车之鉴.充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享.从经济角度来说，数字化档案馆的建立将会极大地促进高校与社会企业的联系，高校的科研项目可以通过互联网这个媒介快速找到有兴趣合作的企业，尽快发挥出经济价值；从社会角度来说，一些便民成果也可以尽快的投入到社会服务中去，为改善民众的生活质量做出贡献.

2.2 降低管理成本.在档案处理数量上升时，传统的档案管理处理方法是通过增加办公人员和办公费用来解决的，加人加钱必然致使管理成本大幅上涨.通过档案的数字化处理后，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且从根源上防止了档案篡改的行为，保证了文件准确性.查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张、人员的浪费和资料清晰度失真的可能，非常符合现在倡导的科学发展、可持续发展的理念.

2.3 提高办公效率.首先，档案信息数字化可以使资料能及时归档，提高档案信息的时效性.而信息的快速传播与应用也对档案本身的措辞和准确术语起到了很好的规范作用.在信息交流共享下，资料一旦出现错误可以在第一时间内被查出并且得到修正，确保了文件的严谨性.尤其是在教学科研中，一个小数点的差错也将会造成巨大损失，而这样的错误是不能允许出现的，大众的监督作用在此可以得到有效地应用.其次，档案信息数字化缩短档案信息检索时间.手工档案信息检索本身耗时长，一旦查找信息不明确，就会增大查阅难度，拖延档案材料的查找时间.档案信息数字化后，可以迅速的通过相关字段进行查找，大大缩短档案的查找时间，获取的档案也更为全面.档案信息数字化、网络化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨.数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也变成功能更为强大信息控制中心.

2.4 实现对档案原件的强化保护.将实体档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全.由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护.活动档案的历史意义和存在形式多样性要求我们保存原件做到有据可依.但档案的材质本身具有时效性，传统档案的保存形式大多已经不适合现在高效率、快节奏的办公模式，实现数字化电子档的转化可以很容易的放置于轻便的移动设备中，省掉了原件取用过程中的繁琐取调程序避免了磨损.

3 数字化档案馆的建设要求和现存问题

3.1 档案数字化意识淡薄.随着高校档案信息管理的发展和管理工作的规范化,领导和教职员工的档案意识得到加强,但对档案管理数字化缺乏足够的认识.虽然很多高校具有专门的机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻力度不够.数字档案馆的建立需要不断的进行尝试和实验，因此这项工作既需要领导阶层的支持又要通过加大宣传力度，明确档案管理数字化工作的重要性.强化高校教职员工的档案意识,使其以高度的责任感和主人翁姿态，积极投身到学校档案管理数字化、档案资源开发与利用工作中去.

3.2 数字化档案馆建设的要求.基础工作的规范化和标准化是档案信息管理数字化的前提.数字档案的标准化、制度化和规范化急需加强.数字化档案馆建设初期对于传统档案的管理还是相当重要的，要想实现从传统档案管理到数字化档案的过渡，必须做好档案记录格式的转变和记录信息筛选工作.根据其同时我们社会的需要，将所提供的信息资源逐步加工成为有序的系统化的信息.实现档案源本与电子档的同步记录，并模拟图书馆储书系统进行有效分类和保管.方便归类和输出，从而能更好的为社会提供优质的服务.

3.3 档案管理人员的技术要求.合格的档案管理人员不但需要有一定的专业知识，还需要具备丰富的专业经验.信息社会，档案的载体形态和记录方式已呈多元化发展，信息化背景下档案信息化建设需要既懂档案业务管理，又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才.数字档案馆复合型管理人才欠缺，逐步实现档案管理人员的知识化、年轻化是确保档案管理人员队伍稳定健康发展的保证.要想适应社会的发展以及各级岗位和专业的需求，我们的档案管理工作人员应当树立起终身学习的思想并自觉地接受再教育.主动学习一些还不为多数人熟知的必备的技能如数据存储和压缩技术、档案信息组织技术、检索技术、安全性技术等并能熟练应用.

3.4 数字档案馆建设的技术支持.首先是对于档案资料的安全性保护，档案资料具有其时效性和保密性，可根据文件的性质不同，设置公开范围，为档案信息化管理的安全性做出保障.网络是把双刃剑，它的不受限性使更多人享受平等服务的同时也使得“病毒“”黑客”泛滥.这就要求我们从网络技术的安全性出发，采取有效地措施：如建立自己的访客查询系统并与公安系统联网，采取实名或密码访问制度，对于恶意侵入损毁行为，予以有效反击，充分保证档案信息资源的安全.再是对于档案资料的保密与共享的处理.档案的保密工作不能依赖档案管理员本身的思想觉悟和职业素养，目前的软件或者是系统尚无比较完备的自我检测系统，而对于恶意侵入，是否有足够的能力应对也是个问题.随着现代信息技术的发展，全面数字化并不遥远.所有的信息不止是档案都将会以抽象形态存在.到时数字档案馆就像是放置了巨大的数据信息的保险箱，而打开保险箱的过程就像是破译密码，并不是只有有钥匙的人才能打开.开发合适使用的软件与系统是当前建立数字化档案馆亟待解决的问题.否则建立数字化档案馆将会处于比较尴尬的境地.

4 高校建立数字化档案馆的优势

4.1 高校是培养人才的基地，也配备了比较先进的硬件设施和师资力量.在这里可以更容易挖掘软件开发和数据管理方面的人才，便于开发和测试数字化档案馆所需的软件和系统.

4.2 大部分高校拥有计算机专业，对于网络问题的研究还是比较有实力解决的.就档案本身的整理频率和分档质量来看，高校的档案基础还是不错的，给档案信息的数字化转型打了个比较好的基底.高校可以是全社会乃至全世界的信息技术风向标，成功的建立数字化档案馆将会促进整个社会档案信息管理技术的改革.

高校档案数字化建设需要经历一个不断探索、不断发展的过程.只有遵循合理的原则，设立教学的目标，采取正确的方法，把追求档案事业的数字化作为发展战略目标，重视先进技术，完善管理体制，改善服务水平，为建设数字化档案馆打下坚实的基础才能逐步做好此项工作能充分发挥高校信息为学校教学、科研和管理服务的作用，引起人们的重视.相信不久后，我国的档案数字化建设工作一定可以取得成功.

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