电子档案在高校档案管理工作中的应用

王莉萍

（长江工程职业技术学院，武汉 430212）

当前，高校的各项工作中，电子文件早已成为招生、教学、科研、管理工作中信息资源传递的主要途径，而许多高校档案馆（档案室）仍采用传统方式开展档案管理工作。如何适应高校档案改革发展的需求，做好纸质档案管理向电子档案管理的转变，顺应信息技术时代电子档案管理的大趋势，已成为高校档案管理工作面临的重要课题。

1 电子文件的特点

电子档案，是指在社会实践活动中形成的、具有参考和利用价值并归档保存的电子文件。

电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。它是与纸质相互对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。

电子文件有以下几个特点：①电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用。②电子文件可以直接由计算机等现代办公设备阅读和传递。③电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响。④电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

2 建立电子档案的意义

电子档案作为信息社会发展的产物，已经成为现代社会各项工作必不可少的重要组成部分，以其操作简便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，正逐步替代纸质档案。高校建立电子档案，目的是让档案信息更方便、快捷地为高校招生、教学、科研、管理工作和广大师生员工服务，实现资源共享，也是适应当今信息时代高速发展的要求。

（1）提高工作效率。伴随着办公自动化系统的建设与应用，电子档案大量产生。依靠计算机强大的信息处理能力，可大大提高工作效率，使档案材料在收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分快捷、有序，既规范还不易疏漏出错。能使管理人员可以从繁杂琐碎、枯燥乏味的手工建档工作中解脱出来，把时间和精力放在档案编研和二次信息开发上，从而提高档案管理工作的效率。

（2）提高档案利用率。高校档案管理工作的根本目的在于查阅和利用。电子档案管理改变了传统档案查阅和利用方式，利用者不再需要亲自到档案室，向档案管理人员提出申请，只需提供所需材料的主题和范围，管理人员也不需要反复翻阅纸质目录进行人工检索，再一次次进库提取原件，而是利用计算机目录进行检索后，通过网络传递PDF等格式文件，即能在极短的时间内将文件送达到利用者手中，缩短了查询时间，提高了档案利用率。

（3）提高档案安全保密性。实行电子档案管理后，将过去整卷提供利用档案材料方式，改为提供单份电子文件利用，从而保证了档案的保密性。确保有保存价值的电子文件真实、完整、有效，使电子文件得以安全保存和有效利用。另外管理人员出入库次数的减少，也有利于库房温湿度控制和管理人员身体的健康，节约了能源，这与档案安全保护的目的也是非常吻合的。

（4）提高档案完整性和时效性。电子档案管理改变了传统的手工作业方式管理档案。所有新文件都可做到即有即入、及时快捷，改变了过去档案整理工作于第二年下半年进行手工编辑、分类、归档等方式。碰到文件收集不完整或漏交归档时，还可随时增缺补漏，只需调整一下电子目录，而无需拆卷重做。从而达到档案管理工作完整、归档及时的目的，在提供利用服务上，能够发挥出更好的时效性，更有利于档案的开发与利用。

（5）降低管理成本并有效保护档案原件。电子档案侧重于数据库的管理，从而节省了人财物力的投入，它不像纸质档案需要将大量的人财物力投入到分类、排序、组卷、装订等工作上。电子档案管理工作使传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，这不仅节约了打印、复印等费用，降低了档案管理成本，也减少了对原始档案的翻阅次数，对档案原件起到了最大限度的保护作用。另外，实行电子档案管理还能有效防止档案被篡改的行为。

3 电子档案的建立和利用

3.1 如何建立电子档案

建立高校电子档案的关键，就是建立档案目录数据库。档案目录数据库也是电子档案与纸质档案的交汇点。档案目录数据库中的每一份文件，都对应着该文件的电子文件链接地址和纸质文件的存放位置。只有采用数据库形式的档案目录，才能使档案的查询和检索迅速而方便。

对高校档案馆来说，电子档案的建立需要开发或购买专业软件，而对于中小型档案室则可以用目前最广泛使用的办公软件中的EXCEL或WPS表格在自己的电脑上建立起电子档案数据库。

（1）指定一台专用计算机，在计算机C盘以外的分区作为电子档案分区如：选D盘分区或E盘分区等。（2）在选定的分区上，根据需要建一个或几个档案目录数据库，相应地再建一个或几个子目录用来存放电子文件的文件夹。（3）随时把接收到的纸质文件或电子文件，通过扫描或数码照相等技术手段对原始档案信息进行数字化扫描和录入制做成电子档案，这个过程包括：档案全文扫描、图像图片处理、文件级目录著录及存储、档案分类等工作。（4）对纸质文件进行集中审核鉴定，以确保纸质文件与相应电子信息的一致性。将数据导入数据库，进行随机检索抽查，再一次复核并检验质量。（5）将所有数据进行实时备份、异机备份，并妥善保管。（6）档案目录要设置打开权限密码，以防止外部人员更改或误操作破坏目录。（7）在学院局域网上，档案目录和相关文件夹设置成共享，并设置成不允许网络用户更改我的文件。这样本学院局域网上的所有计算机，都可以通过学院局域网访问电子档案系统。通过查询档案目录，找到所需档案文件，打开文件链接就可以进行浏览。（8）将制做完成的电子档案设置成只读文件，放在相应的文件夹中。然后按要求在相应的档案目录上做登记和文档存放位置链接。这样一个电子档案就做好了。

3.2 电子档案的利用

电子档案利用可根据档案信息的利用需求、网络条件、服务对象和开发范围，分别通过公众网、政务网、局域网等建立利用窗口，构建几个服务平台。

一是利用学院局域网。面向学院师生员工和来馆利用档案人员的馆内电子档案利用服务平台，可以直接上网访问档案馆的共享文件夹，点开相应的档案目录，键入要查找的文件名或文号等等，可以键入全称精确查找，也可以键入部分名称模糊查找。找到后，直接点开链接地址，就可以打开所要查找的档案进行浏览，能随时查询和阅读最新的档案文件，并可同时提供给多个用户利用而互不影响。还可为广大师生提供多种形式网上查询服务，如：在线提供英语等级查询、历届毕业生去向查询、学历证书查询、学生信息查询、教授信息查询、毕业生优秀论文目录查询等等。

二是利用当地政务网。建设面向本级各部门各立档单位的电子文件归档和档案信息共享平台，它能够接收各立档单位电子文件，能够为政务网用户提供在线档案查阅利用、档案业务指导或其他档案工作服务，实现各部门档案信息资源共享和服务工作。

三是利用公众网。建设面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台，这是档案馆实现公共档案服务和档案信息资源社会共享的有效途径之一，它依托公众网，通过档案网站建立满足公众查阅档案需求的利用窗口，同时，采集具有重要保存价值的各类数字信息，进行资源整合，实现公众档案信息资源的社会最广泛共享。该平台还可采取必要的安全措施，实现馆际档案信息交流。

四是利用计算机单机查询。学院还没有建立档案系统局域网的，利用者可到档案室的专用计算机上查询。也可由档案管理人员代为查找，找到后将其所需档案通过电子邮件等方式发送给利用者。目前长江工程职业技术学院档案室采用的就是这一方式。

3.3 正确处理实行电子档案管理的几种关系

（1）电子档案不能取代纸质档案。

虽然电子档案优点很多，但它也存在局限性，而纸质档案由于它的原始性，具有不可代替的法律凭证作用。当前，电子档案不能完全取代纸质档案，而应实行纸质档案和电子档案双套归档制度，形成内容相同的两套档案。因此，在相当长的历史阶段，纸质档案与电子档案将长期并存。

目前大多数的高校实行电子档案与纸质档案长期并存的保存方式，而且一般还是以传统的纸质档案作为保存的主要方式。笔者认为，现阶段电子档案侧重突出“应用”，而纸质档案侧重突出“保存”。电子档案的应用要求档案工作者与时俱进，适应时代新的要求，不断尝试进行电子档案管理的新模式，同时协调好两种形式的档案管理模式，避其缺点发挥其长处，提高档案管理的水平与适用的有效性。

（2）加强相关部门的协调配合。

电子文件在归档工作中所涉及的问题非常广泛，仅仅依靠档案管理部门是很难完成的，必须做好相关部门的协调配合工作。应采取电子文件形成部门、档案管理部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的 形成 和 联系，是承担归档工作的主要责任者；档案管理部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。这些部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子档案。

高校电子文件的形成是贯穿于高校的党政、教学、科研、管理等工作始终的，如职能部门产生的规定、章程等，教学部门形成的教学计划、教学大纲、学生学籍成绩、毕业设计等，科研工作中产生的项目申请、研究成果等，财务部门形成的报表、决算等。所以，只有充分协调好档案部门与电子文件形成等部门之间的关系，使各部门参与到电子文件管理活动的全过程中，才能集成一个有机整体，从根本上杜绝电子文件形成与归档的脱节，共同形成符合质量要求的电子档案。此外，还应将电子文件的归档纳入学院办公自动化系统建设中，只有将学院办公自动化系统接入档案管理系统，形成有机整体，才能实现信息共享。

信息技术日新月异的发展不仅为高校档案管理信息化提供了资源和技术的保证，而且也会促使高校形成对电子档案信息的更大需求，因此高校档案工作者应抓住机遇，克服困难，早日实现档案管理的信息化。

［1］刘晓春.电子档案管理［R］.湖北省电子档案管理培训班，2012.

［2］孟世恩，王 颖，何 芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考［J］.档案学通讯，2004，（5）.