知识经济背景下我国高校档案管理的探究

商桂君

（赤峰学院 教务处，内蒙古 赤峰 024000）

高等学校是培养知识人才的重要基地，同样是教育教学的起源地.高校在进行综合管理的时候，主要通过对各种档案的管理，来从事各种科研活动以及教育教学活动，以使所有的活动都能够通过文字图标的形式记录在案.因此也就形成了高校的档案管，这是一个沉淀了高校的发展历程以及丰富信息资源的场所.无论任何一所高校，它的档案都蕴藏了大量的知识性、信息性.是高校的宝贵资源与财富.这是其他管理信息所没有的优势，是高校在知识经济背景下全面发展的重要依托，也为高校的进一步前进提供了大量的实践经验.本文主要从档案管理的内容着手，介绍高校档案管理的性质、基本特征以及基本要求.同时找出了在知识与经济的双重背景下，我国高校档案管理工作现在面临的最大挑战性的问题，深入探究我国高校档案管理的现状，提出具体有效的应对策略，进一步深化我国高校档案管理的实际内容，促进我国高校档案管理工作的现代化，对于加强高校的档案管理以及高校的综合发展具有重要的借鉴作用.

1 档案管理

档案管理在我国具有十分悠久的历史，它伴随着国家历史的发展而不断的进步与完善.但是我国的档案管理工作虽然现在已经有了丰富的理论性，但是经验管理仍旧是个档案档案管理的主流.现在，随着科技的不断进步与发展，一些更加先进的载体式的档案管理形式逐步出现，也就使得高校档案管理逐步的走向系统化、综合化.

1.1 档案管理的内容

档案，主要有三种主体构成，这三大主体包含国家管理机构、社会群体组织以及活动个人.档案，不外乎是这三者之间的交互问题的发生，并且对于相互之间的一些活动进行记录.这种记录的方式包含很多种，有文字记录、图像记录、语音记录等等.档案根据其不同性质分主要有，文字档案、科技档案以及司法和人事档案，这也是最主要的集中档案形式.在档案管理过程中，档案的内容主要有两个方面：

1.1.1 对于相关档案的原始资源进行管理，这是一种物质上的管理，也就是所谓的实体管理，它可以帮助管理者更加清楚档案的信息，方便管理者在管理档案信息时更加明了，更加容易分门别类.

1.1.2 对于档案中所有相关信息的管理，这主要是对信息的整合，也就是所谓的信息再组织的过程.在这个过程中需要管理者根据原始管理资源对现有的信息加以整合以及分析，使其成为信息的二次表述，但是这种表述必须客观有效，这也是保证信息的真实性以及原始性的重要环节，确保信息的真实以便使用者的利用.

1.2 档案管理的性质

档案管理必须保持管理上的科学性，这样才能够更好的为社会中需要此信息的个人、团体提供相关的服务，起到其应有的价值.档案管理工作是一项费城系统性与专业性的管理工作，也是一个独立于其他相关部门的管理单位，构成了中国文化管理的重要成分.档案是一种参考文献，是一种对信息的全面记录，具有重要的信息来源，也是信息管理系统中的组成因子.在经济与知识全面发展的双重大背景下，档案管理也从原来的信息储存转变了原有的性质内容，而成为现代的利用各种高科技手段以及新的方法对各种信息加以整合，更加方便社会的需要.

1.3 档案管理的特点

1.3.1 档案原始资源的收集十分缓慢，是一个非常艰难的过程.档案的原始信息就是一种历史信息的记录.它是随着人们生活活动的进行而逐步发展下来的，这是一种真实的生活历史，不可能有抄袭，有复制.所以这也是档案资源非常珍贵的原因之一，所以在档案管理过程中，对于档案的原始资源的保护就显得格外重视，也正是因为重视程度加强，才造成了对于档案的使用率在逐步的下降，这也是现在二者之间难以调和的矛盾，有待于工作者的进一步研究与探讨.

1.3.2 在档案管理过程中，呈现出阶段性的特征.在档案收集与整理过程中，档案被分成了两个管理部分.一个是档案室的档案管理，另一个就是档案管的管理.在两种不同的管理阶段，档案所起到的实际作用也就有所不同.当档案信息处于档案室管理状态的条件下时，档案可以起到作为凭证的作用.是管理单位的日常考核的一种选用标准或者是记录.是档案信息向档案馆管理的过渡时期.当档案信息进入档案室管理阶段的时候，它的初始作用也就降低了，但是其科学文化的实际价值却有了显著的提升.

1.3.3 档案管理对于形成者具有一定的依赖性.档案是反映形成者的活动以及相应观点的信息，其仅仅是通过管理者进行整理，将形成者的经验以及成果做最后的整合工作.这是与档案形成者密切相关的信息.这就要求管理者必须根据档案形成者的实际数据以及信息进行整理，所有信息内容必须真实可靠，而这一切的行为都必须以档案形成这为依托，需要档案形成者的管理以及相应的信息控制.所以我们也可以发现在档案信息的的记录中，都有形成者的详细信息，以供使用者能够及时对所有信息进行核实.然而，也正是由于档案管理对于档案形成者的依赖性，使得大多数的档案信息不能够向其他的文献或者是刊物一样在市场中流传，这在一定程度上也就限制了档案信息的使用范围，使其社会服务功能明显的降低.

1.3.4 档案信息具有一定的封闭性.正如上面所讲，由于档案信息对于档案形成者具有一定的依赖性，使得档案信息不能够在社会上流传，降低了档案信息的社会功能.这只是档案信息具有封闭性的一个方面.同时有一些档案信息设计到国家政治以及经济、技术机密等多个方面，为了维护国家利益，就必须对档案进行封存，只有在关系到国家利益的时候才能够由国家相关人员对其进行使用.此外，一些档案信息，在形成的初始阶段具有一定的封闭性，但是过一定的时期后，档案管理部门会对这些信息进行部分的公开.这种封闭性，也就形成了档案管理工作与档案利用之间的矛盾.

2 在知识与经济的双重背景下，我国高校档案管理的问题

2.1 高校的档案管理载体繁杂，使得传统的档案管理体系受到严重的挑战

现在我国已经进入了知识与经济的全面发展的时期，这也就使得档案管理的种类日益增多，这也就给管理者的工作带来了较大的挑战.所以也就促使管理者转变传统的档案管理体系，采用更多的载体形式，与传统的记录形式形成互补的状态.如现在更多的采用多媒体、计算机、影像形式对档案信息加以整理，这些都对传统的档案管理标准、管理中的经验理论和整理方式带来了比较大的冲击.在这种新形式的挑战下，我国现有的档案管理标准以及档案管理形式与方式还不足以满足这些载体的需求，所以这就要求必须建立新的管理模式与管理手段，并且将二者进行有效的融合.这也是知识繁荣时代我国档案管理者所面临的挑战之一.

2.2 高校数字化图书检索是急需解决的问题

随着信息与经济、经济与知识的全面革新，以及信息的不断发展，我国高校的档案信息管理技术有了比较明显的起色.但是由于我国的档案管理的传统根深蒂固，并不能使得档案管理全面发展.这也就造成了高校数字化图书检索遇到了较大的问题，而解决这些难题也就势在必行.在检索过程中，必须以档案的信息特征为依据，而传统的特征标准不能够很好的揭示信息的特征，也就使得现代图书检索的效率比较低下，而数字化的检索就可以很好的将这些问题化解.而如何使用数字化的信息，在图书检索中使得信息的特征更加明朗化，让数字化与检索的信息特征相互融合，也就成为了信息管理者需要解决的问题.

所以档案管理者也就必须加强自身的创造性思维以及丰富的档案管理学理论信息，适应现代化的信息管理进程，能够在实践中国找出更加便利的解决策略，不断的对档案信息管理加以创新.

3 改善高校档案管理的策略探究

3.1 转变档案管理者的传统观念，建立适合现代化发展的档案管理意识

建立全新的档案管理发展的意识.我国传统的档案管理体制，是在我国的计划经济体制中建立起来的，这种模式也就使得管理人员安于现状，没有足够的意识发展档案管理工作，这种意识的不足严重阻碍了我国档案工作的全面进步.所以转变传统的观念，建立全新的档案管理发展意识是非常重要的.在知识经济时代，人们对于知识信息的寻求不断增加，这也就给我们高校的档案信息管理提供了良好的契机.我们也应该更加全面的运用高校档案信息资料科技含量高的优势，最大化的发挥高校档案管理部门的职能，搜集更多有利于高校发展以及档案管理进步的信息.

3.2 转变传统高校的档案管理模式

高校档案管理，是推动高校知识发展以及学校全面进步的重要职能部门，它同样是高校中受到社会知识以及经济影响最快的一个职能领域.在知识以及经济全面发展的双重背景下，档案管理者必将接受很多档案管理理念以及接触新的档案管理模式，促进对传统模式的转变.传统的档案管理模式已经不能够适应现代高校综合发展的需求，因此必须转变传统的档案管理模式.在高校中的转换模式主要有：

（1）将原有的高校档案实体管理模式转变为依靠人力资本管理的信息集成管理模式.

（2）从原有的硬性管理模式向知识、信息、科技、人文的软性管理转变.

（3）由单一职能部门的档案管理模式向更加全面的、综合的管理模式转变.

〔1〕[加拿大]T·库克.1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响.第十三届国际档案大会文件报告集，中国档案出版社，1997.149,163,153.

〔2〕石秀春,于龙杰.试论当前高校档案工作存在的问题及对策[J].兰台世界，2007（8）：89-90.

〔3〕黄丽华,纪秀英.做好新形势下档案信息资源开发利用工作[J].中国档案，2005（6）：18-19.