刍议地震系统档案信息网站建设*

朱少华 秦梅梅 钟普浴 崔 娜

(山东省地震局，济南 250014)

引言

随着档案信息化水平不断发展进步，全国地震系统档案工作的信息化程度越来越高，室藏档案条目的计算机检索，文件内容的全面数字化，使建立档案信息网成为可能。通过档案信息网的建立，为防震减灾事业提供快捷、方便、优质的服务，已成为地震系统档案工作的发展方向。2012年山东省地震局综合档案室对这一课题进行了专项研究，通过为期近一年的项目实施和在局域网内试运行，它已成为山东省地震局政务工作和科研管理获取信息的重要手段和全新模式。在此，笔者就档案信息网站建设的作用意义和具体做法，谈几点自己的看法。

1 建立档案信息网站的目的及意义

1.1 建立档案信息网站的目的

多年档案工作实践告诉我们，准确、方便、快捷是档案信息工作为防震减灾事业提供优质服务的基本要素，档案工作在防震减灾事业发展中要有所作为，就必须充分利用现代化网络技术，不断创新，提高服务技能，为全局性工作提供全方位的档案信息帮助。

建立档案信息网站的目的就是利用现代化先进的网络技术，实现档案信息的资源共享，加快档案部门同机关各部门、各直属单位的沟通，提高全局干部职工的档案意识，扩大档案宣传力度和范围。通过网站建立起档案部门、档案工作者与每一位职工之间相互交流的桥梁。把档案信息网作为宣传档案工作，为防震减灾事业提供准确、快捷、方便的优质服务平台和阵地。

1.2 建立档案信息网站的意义

(1) 提高全国地震系统信息资源共享程度。目前，全国地震系统的地震信息资源都会以档案的形式存到各省局、各直属事业单位的综合档案室。因此，通过建设档案信息网站，将系统内各类档案信息串并起来，使全系统地震科技工作者和社会其他组织通过正规渠道获取地震档案信息，对于促进地震档案信息资源被更好地利用，促进新的科研成果、新的预测手段更快推广，全面推动地震科研事业发展，有着不可估量的重要作用和意义。

(2) 丰富网上各类档案信息资源，宣传地震文化。在信息时代，信息网络已经成为继报刊、电视、电台之后的“第四传媒”，并有传播速度快，传播地域广，省时、省力、省钱等巨大优势，已经成为人们获取信息的重要载体。全国的地震科技信息网已非常发达，但是缺少档案信息的互联交流，而档案文化又是传承、借鉴文化的载体，记录着防震减灾事业从无到有不断发展的史实。建立档案信息网站可以发挥档案部门的信息优势，让公众通过档案信息，充分了解防震减灾工作丰富的内涵，用丰富的地震档案信息去参与解决防震减灾事业中出现的矛盾和问题，宣传先进的地震文化。

(3) 转变职能，改善传统的服务模式，打破空间局限，为用户提供崭新的网络服务内容，变被动服务为主动服务，将档案信息网站建设成为便民服务的“窗口”。

(4) 增加政务公开的透明度，提高全员参与程度，进一步加强群众监督作用，促进勤政廉政建设。通过档案信息网站公布现行文件，可以增强全局信息的透明度，使群众对政务工作的监督更加容易、更加全面。

(5) 树立档案部门形象，密切与各部门的联系，提高档案部门自身的凝聚力。在信息化已成为人们的生活和工作方式的情况下，广大地震科技工作者和机关干部呼唤全新的信息服务模式。档案工作所具有的信息管理和信息服务属性，决定了档案部门完全能够为职工提供网络化、全方位、多层次的信息服务，获取更高的知名度和社会效益。这对档案部门无疑也是一个扩大宣传、增加民众档案意识的好途径。档案信息网站的建设，对于档案工作紧跟时代步伐，加强基本建设、培养专业人员、提高档案人员现代化技术水平，有着积极的引导作用。

(6) 为档案事业的工作者和使用者提供了一种方便快捷的交流方式。档案人员之间，档案工作人员与档案使用者之间可进行在线交流，交换工作中的心得，取长补短，互帮互学，让原本枯燥乏味的档案工作变得快乐和轻松[1]。

2 档案信息网站建设过程和栏目设置

2.1 山东省地震局档案信息网站建设

2011年山东省地震局档案部门已把建立档案信息网站作为一项重要任务提到议事日程，撰写项目计划书和实施方案，收集相关资料。2012年在局领导和有关部门的支持下申请了合同制科研课题，又下拨了专项经费，课题组便开始网页制作工作准备。首先，收集了大量的文字材料和照片素材，与网页制作专业技术人员共同研究，对网页中的每一个板块进行反复讨论，集思广益，将计算机网络技术、多媒体技术同档案信息完美地结合起来，使档案信息主体得到有效的展示。其次，在制作中对照片、图片进行了必要的处理，便于提高浏览速度。局档案部门对1969—1999年文书档案的计算机检索条目和部分科技档案计算机检索条目进行了重新核对，以保证档案信息的真实、准确。2012年12月第一版“山东省地震局档案信息网”制作完成，并推上山东省地震局电子政务网。

2.2 栏目设置

档案信息网站栏目的设置既要符合本单位阅览者的需求和现存室藏档案的具体情况，又应以室藏档案信息为主体，同时包括档案机构职能信息、档案利用服务信息、档案工作信息和相关资源信息。

作为档案信息网站，要保持档案信息特有的真实性的特点，坚决杜绝虚假信息。精心选取有价值的真实适用的信息，以质取胜，使信息资源得到最大限度的有效利用，且向受众展示档案工作的细致、严谨、认真的作风。

(1) 整体风格。作为专门的档案信息网站，在形式上，力求与档案的内涵相和谐，网页应选用古朴、大方、稳重的色调，来衬托档案的凝重感和真实感。山东省地震局档案信息网的基本色调是褚色，它给人一种经过历史沉淀后的厚重与质朴之感，很符合档案网站的定位。在首页板块的设计上，采用了对称的几个窗口，在每一部分都略加装饰图案，有的板块很巧妙地加入了一些滚动条的设计，并且通过改变字体大小和颜色，使得整个页面有一种动态的感觉。改变了传统档案室给人的压抑之感，体现出数字档案室的新风貌[2]。

(2) 在进入档案信息网主网页前，有一个滚动播出屏----卷首语，向阅档者介绍综合档案室的基本情况和室藏档案的基本情况，右下角处注有“点击进入主网页”的提示。

(3) 进入主网页，导航栏共设有8个部分：编研成果、业务导航、档案信息、珍档荟萃、职能介绍、查档指南、网上展厅、档案博览等。点击每一小栏目都有下拉式菜单，有多项内容可供选择。在导航栏的下面有几个大的栏框：机关荣誉室、档案信息、数字全宗、档查指南、编研成果、规章制度、网上展厅(照片、图片滚动播出)、档案荣誉室(刷新式交替)、职能介绍、珍档荟萃、档案博览、档案业务教学等。

(4) 编研成果。包括：①领导讲话汇编：按年度提供山东省地震局局长历年重要讲话；②组织机构沿革：山东省地震局发展历史及每个不同时期的领导班子成员和机构设置的变化；③大事记：按年代列出山东省地震局大事记。

(5) 业务导航。包括：①政策法规：介绍国家档案法规，省档案法规，山东省地震局档案管理制度等；②管理规范：介绍档案管理有关规范，各处室案卷整理规范等；③工作制度：介绍有关档案工作制度，相关名词解释等。

(6) 远程业务教学。有中国档案局专家讲座；山东省地震局举办档案培训时的各类授课短片。

(7) 档案动态。通过简明新闻的方式介绍了档案工作开展的近况，起到了宣传档案工作进展情况、突出档案工作重要性的作用，体现出档案管理对于防震减灾事业发展的重要价值，唤起人们自觉利用和保护档案资源的意识。

(8) 职能介绍。档案工作职能说明、发展历史、现有设施、现藏档案数量、种类、获得荣誉等。

(9) 查档指南。包括查档须知、全宗介绍、借阅表下载等内容。

(10) 档案查询。包括文书档案、科技档案、重点项目档案、会计档案、基建档案、声像档案、照片档案、现行文件。此功能需进行身份验证，仅在山东省地震局局域网内的用户可以进行查询。显示现有档案的一级目录。提供多种查询条件供用户选择，用户可按卷号、题名、处室、日期、责任者、文号等查询，并可以组合以上多项关键字综合查询，可以模糊查询等。如果记录存在，以表格形式列出现有记录相关信息。查询共设3级权限：初级、中级和高级。对阅档的范围加以区别。

(11) 机关荣誉室。在主页显著位置动态展示山东省地震局各部门获得荣誉情况，图片下方配有简单说明。

(12) 网站维护。管理员通过身份验证登录维护界面，对网站内容进行增加、删除、更改等；对指定信息设定浏览权限；对现有档案数据库的内容进行增加、删除；查看、回复、删除用户留言等。

3 档案信息网站的效果与存在的不足

(1) 推出重点的服务项目，方便了广大阅档者查阅档案，收到良好的效果。

档案查阅服务在档案信息网中所占的比例是最重的，这也是档案信息数字化成果的展示平台。用户在“数字全宗”一栏中，可以登录用户名进行信息查阅。室存全部档案实现了文件级计算机检索，并向全局职工提供查询目录信息3万余条，所有目录均可在局域网络上检索和利用。

(2) 通过一个阶段的试运行，发现存在以下几点不足：①内容不够翔实。由于赶在2012年年底前推出，有些栏目只是搭起了架子，内容还不够充实，需不断地开发档案信息资源，不断增加新的内容。②有些栏目的设置不尽合理。需要在不断的实践中进行调整和改进。③在真实性的前提下，增加趣味性。上网是为了使档案的价值得到充分的实现，也是提高档案利用率的新途径，只有吸引更多的人访问浏览，才能充分发挥档案信息网站的宣传教育和服务功能[3]。

参考文献

[1] 邓朝晖. 关于档案信息网站建设的思考. 湖南第一师范学报，2003(3)：105-106

[2] 梁永萍，丁自亮，尚志强. 走进互联网----新乡档案信息网建设侧记. 档案管理，2001(4)：42-43

[3] 宋艳萍. 青岛档案信息网站建设的成功经验. 山东档案，2006(4)：12-14

(作者电子信箱，朱少华：sddz67@163.com)