如何实现档案馆的数字梦

曹晓丽（如东县档案馆，江苏如东，226400）

数字档案馆与传统档案馆相比，在服务方式、管理手段、服务质量、利用效能等方面有着明显的提高，其社会功能得到了进一步延续和发展。构建有中国特色的数字档案馆，是我们档案人的“中国梦”。如何实现档案馆的数字梦？作者通过10多年的实践，并结合本地数字档案馆建设的实际情况，提出了建设数字档案馆应该从国情、地情出发，坚持实事求是、循序渐进，实现科学发展。

一、数字档案馆的主要特征

数字档案馆是具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。主要有以下三方面的特征：

第一，数字档案馆是数字化档案存储的地方。档案馆通过多媒体、数据库和网络技术等手段，将馆藏各种载体的档案进行数字化处理，建立数字化档案信息资源库，是数字档案馆建设的一项重要任务。

第二，数字档案馆是各立档单位文件资料信息处理的中心。由于各立档单位的职责分工不同，形成了各种数据库，它们都是社会管理的基础数据信息，如国土资源库、人口统计数据库、金税数据库、人力资料数据库等。又由于他们使用的管理系统不同，各立档单位的文件资料只有向数字档案馆移交，进行信息处理，才能让这些文件资料信息形成共享信息，发挥更大的作用。

县档案局与立档单位协调档案信息处理情况

第三，数字档案馆是满足社会各界利用信息需求的知识库。数字档案馆构建的开放档案数字平台，利用数字档案馆丰富多彩的信息资源，满足社会需要。不管是传统档案馆数字化的馆藏，还是近期采集的现行文件和行业专业数据库等，不管是语音、视频、还是图形、图像，它们都是一个以档案信息为核心内容的社会综合信息资源库，能满足社会各方面对档案信息资源的需求，是关乎国计民生的超大规模的战略性知识库。

二、数字档案馆建设的目标

第一，数字档案馆不是简单地对馆藏资源进行数字化，而是一种网络环境下档案信息资源的整体处理模式。“数字”一词强调数字档案馆在网络环境中所处的数字化生存状态和环境。除了数字档案资源外，它还包括与之相适应的管理手段、职能实现与服务方式的数字化。

第二，数字档案馆不是简单地将档案馆工作计算机化，而是成为办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统的组成部分。

第三，数字档案馆不是简单意义上的在传统档案馆基础上开通网站，而是一个与软件工程、网络工程、计算机工程、信息组织工程有着密切联系的系统工程。它涉及到一系列标准规范及法规的制定与推行、软硬件基础设施构建、应用系统开发、数字资源建设、人才队伍培养等方面的内容，具有深层次的功能。

第四，数字档案馆不是封闭的档案馆信息网络，而是由分布式文件、档案数字资源构成的具有强大服务功能的跨机构、跨地域的信息系统。它在网络环境中为用户建立起一个更广阔、更开放的信息共享平台。

第五，数字档案馆不是纸质实体的简单替代，而是“无纸时代”到来的历史必然。在“无纸时代”，纸质档案如同石刻、甲骨、竹木简一样，被作为珍品精心保存。这正是档案信息载体由粗糙到精细，由小容量到海量存储，由移动不便到全方位、宽领域、全球性便携共享，由表现力较弱到越来越强，使数字档案馆成为历史之必然。

三、数字档案馆建设的措施

数字档案馆的建设内容包括数字档案馆建设总体规划、基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设六个方面，是一个庞大、复杂的系统工程，必须按科学的原则进行：统筹规划，联合共建；统一标准，资源共享；需求牵引，突出特色；科学系统，安全保密。

在时代大背景下，一方面档案工作必须冲破封闭被动的局面，积极适应数字时代档案管理的机遇和挑战，最大限度地发挥其“文化传播、文化教育传承”“社会服务效用”等功能；另一方面必须从本国、本地区的实情出发，转变服务方式、政府职能。首先，通过办公自动化，做好党政办公系统、政府信息公开、现行文件利用、党务公开等电子文件管理以及档案信息化、馆藏数字化等工作；其次，在做好基础性业务工作，稳定根基的基础上，逐步形成档案信息资源管理的一套科学的理论与方式，边实践，边总结经验、吸取教训，不断积累和完善档案信息化的各项工作成果，使之日渐规范化、科学化；第三，要通过较长时期的努力，逐步缩小与发达国家档案馆数字化的差距，根据实际情况结合国家档案馆实际，对条件成熟同时具备开发利用价值的档案馆进行数字化建设，不可急于求成、相互攀比、一哄而上地盲目发展。

我们应紧密结合当前百姓广泛的现实利用需求，对大家最关心、最直接、最现实的民生问题，比如教育、就业、社会保障、医疗、住房、生态环境、食品药品安全、社会治安、执法司法等，从社会所急需的档案文献入手，优先选择有需求、有特色、有基础、易见成效的项目，切忌盲目上马。这样，坚持从应用的角度选择，做到循序渐进，实现滚动式发展。

另外，数字档案馆的信息资源建设一定要突出个性特点，注重挖掘自身的专业特点和地方特色，尽量不与其他馆的数据重复或雷同，以保证数字档案馆的整体质量与效用。

档案扫描加工现场