浅谈高等教育自学考试毕业生档案的网络化审核

2013-08-15刘勇

档案与建设 2013年5期

关键词：毕业证书自学办理

刘勇

（江苏省教育考试院，江苏南京，210024）

1.自学考试毕业生档案材料网络审核的基本概念及其主要特征

开展自学考试毕业生档案材料网络审核是指依托自考生电子档案为基础，以计算机信息处理技术及网络技术为支撑的技术密集型的自学考试毕业生档案材料的审核管理模式。其主要特征是：

1.1 档案材料的电子化

自考生的基本信息、图像信息、成绩信息、笔记卡信息等共同构成电子档案的主要内容。自考生的各类信息通过相关技术手段采集并存储于计算机内作为审核毕业生档案材料、办理毕业证书的基本依据，以替代纸质档案的基本功能。

1.2 信息传输与发布的无纸化

自学考试毕业生档案材料审核情况的发布、专业计划调整与替换标准、考试机构的相关公告等均可以通过网络传输发布，实现审核过程的全程无纸化。

1.3 审核的远程化

对自学考试毕业生档案材料的审核不受地域和场所限制，在计算机网络所能涵盖的范围内，只要具备基本的软硬件设施即可完成任务。

2.网络审核自学考试毕业生档案材料的功能实现

自考毕业生档案材料的网络审核打破时空、地域限制，充分利用电子档案建设的成果，使得档案审核工作更加规范，手续更加简化。同传统的审核自考毕业生档案材料、办理毕业证书的模式相比较，由于取消了自考生纸质档案在省、市、县（市、区）、主考院校间的传递，无需再长期租赁场地存放历史档案，办理自考毕业证书的成本也将大幅减少，工作效率将得到极大的提高。网上注册、审核将过去以运转考生纸质档案为核心的人力密集型工作，转变为以电子档案传递为核心的技术密集型工作，工作效率将得到极大的提高。

2.1 自考生通过网络提出毕业申请

自考生必须在规定的时间内登陆网站，在网上填写并确认核实自己的基本信息后提出毕业申请，并由计算机对该考生能否毕业进行实时预测。为方便自考生，考试机构将审核毕业生档案材料的流程透明化，提供办理毕业证书情况的查询服务：考生可随时用注册的账号登陆查询自己提出的毕业申请处在什么样的审核状态，考生还可以通过网络系统提供的平台向当地自考办、省级教育机构进行咨询。这样可以在很大程度上缩小考生与考试机构之间的距离，为自考生提供了方便、快捷的主动式服务。

2.2 审核工作是重中之重

工作人员通过审核系统对自考生提出的毕业申请进行处理。网上审核系统真实地反映了传统的人工审核档案的流程：分别为县（市、区）自考办和市自考办进行初审，主考院校进行复审，省级教育机构进行终审。不同的工作人员通过自己设定的口令登陆不同的级别进行审核，而不同级别所做的审核工作各有侧重，做到分工有序。

县（市、区）自考办审核的重点是根据自考生携带的毕业生档案材料核查自考生通过毕业申请系统提交的基本信息的真实性，若情况属实，则将该考生的电子档案材料提交到市自考办审核，否则将该自考生的毕业申请退回。考虑到很多自考生的成绩由于历史原因没有并入到考生电子档案库，在现场确认时，自考生可以带相关成绩证明调阅纸质档案进行核实。追加的成绩档案信息提交到市自考办再次确认。县（市、区）自考办工作人员定期将确认后的自考生档案信息上传至省数据库。

市自考办审核主要是对县（市、区）审核通过的自考生进行再次确认。考生的基本档案信息与县（市、区）审核时的修改信息被鲜明地反映出来，以便让市考办审核人员进行确认。同时市考办操作人员对县（市、区）考办操作人员提交的追加成绩进行再次确认，以避免人为的操作错误。

省级终审主要是对市里提交的已审核通过的自考生毕业生档案材料进行审核。县、市追加的成绩在省级教育机构工作人员的确认下才能并入电子档案，并将审核通过的自考生的电子档案送至主考学校确认。主考学校审核再次进行自考生笔迹卡对比，对自考生成绩、加试情况进行审核。省级终审是对审核毕业生档案材料、办理毕业证书的全过程进行监督，可以对主考学校的审核结果复议，提供打印毕业生名册、毕业生登记表及查询等服务。

3.开展网络审核自学考试毕业生档案材料的优越性及价值

目前，一部分省市考试机构办理自学考试毕业证书只是将自考毕业生档案材料发布在网络上供考生核实，并没有将网上审核档案材料这一最关键的环节引入自学考试毕业证书办理工作中，使得审核工作通过信息化实现，这也是目前全国自学考试考籍信息化管理的瓶颈所在。

充分认识到审核自学考试毕业生档案材料、办理毕业证书的复杂流程后，我们可以从以下两方面着手：一是自考毕业生网上注册，即提供考生使用的系统，考生通过网络登陆核实修改自己的基本资料，直接与省教育考试院进行交流，并能够随时查看自己档案材料的审核情况；另一个就是网上审核，即通过全省各地自考办工作人员使用的系统将传统毕业生档案材料审核流程真实地体现出来。只有如此，才能满足两方面人员的不同需求。

3.1 引入考生档案所在地区域划分思想

自学考试考生分布区域广，人员分散、流动性强，不像高考那样以居住地、户籍所在地进行管理。因此，只有建立灵活的区域概念，直接反映自考生档案所在地的变化，才能真实展现自考生档案的流动性。区域内工作人员只对本区域自考生负责，而县（市、区）、市、省之间又存在着管理关系。因而由省级考试机构根据自学考试档案管理的隶属关系对全省各级考试机构进行独立的区域划分，并对每个子区域进行编码，形成一个塔形的区域管理关系，每个考生的基本信息里都包含所在区域代码，这样有效地避免了下级操作人员跨区管理所产生的越权。区域划分的灵活性也可以保证以后各级机构设置的变动不会影响管理的有效性。

3.2 审核工作完全无纸化

传统的审核自考毕业生档案材料、办理毕业证书过程中，大部分表格需要考生填写，十分繁琐。如毕业生登记表需要将考生档案成绩全部记录下来，这在审核毕业生档案材料、办理毕业证书的高峰期给工作人员带来了极大的工作量，也极易导致一些人为错误。同时，考生图像库也没能充分利用，大部分需要照片的表格还是需要考生或工作人员粘贴。而在毕业生档案材料网络审核、毕业证网上办理过程中，所有表格均由打印机输出，考生相片从数据库中取出，这就在工作上极大地方便了自考生和工作人员，另一面也实现各类表格的统一输出。