浅谈湖州电力局ERP系统实用化的推进方法*

钱振兴，宗丽英，黄 立

（国网浙江省电力公司湖州供电公司，浙江 湖州 313000）

1 应用现状

ERP系统全称Enterprise Resources Planning（企业资源计划），是“一套将财务、物资、项目和其它业务功能合理集成的应用软件系统”，是帮助企业提高管理水平的新型企业管理模式.

在浙江省电力公司的统一规划下，湖州电力局于2001年在市局部署了ERP系统，业务涵盖人资管理、财务管理、物资管理、项目管理以及设备管理.2008年湖州电力局所辖三县供电局ERP系统上线，标志着湖州电力局地县两级已全面应用ERP系统.经过2009年浙江电力公司ERP系统版本升级以及2010年ERP全覆盖后，湖州电力局的ERP系统应用形成了省公司集中部署，地县两级应用的格局，地市局对ERP系统的运维重心也由系统维护转移到推进系统实用化.通过数年的工作实践，湖州电力局逐步摸索，形成了一套行之有效的ERP系统实用化推进方法.

2 组织保障

建立有效的组织保障是任何工作的首要条件，机构的合理设置为工作提供了人员组织保障，明确了工作范围和职责分工，固化了工作流程，当然，工作机构组成是否切实有效还直接关系到了推进工作的效率.

针对湖州电力局ERP系统的实用化推进工作，我们成立了如图1所示的工作机构.

湖州电力局的ERP系统实用化推进工作机构由领导小组和专业小组构成.领导小组总体协调ERP系统实用化过程中遇到的困难、研究决策工作中的重大事项和问题；专业小组负责落实领导小组的决议，推动各项工作落地，跟踪工作进展，协调处理问题.由于ERP系统是一个覆盖面广，业务流程多且跨部门的系统，领导小组可以进一步提高重视程度，统一认识，对涉及多部门多业务的复杂问题起到协调和关键时刻决定的作用，是工作能否顺利推进的关键保障.专业小组由专业部门领导及关键用户组成，不仅起到推动专业工作前进的作用，也起到对同级或下级部门进行专业指导的作用.专业小组是针对ERP系统的模块而设立的，明确了责任主管部门、配合部门和联络人，专业程度高，有利于从上而下规范专业工作，消除业务差异，使得业务更加符合ERP流程，也符合“系统规范业务”的目的.另外，ERP实用化推进工作机构还成立了协调组.协调组由信息支撑部门、各专业工作小组联络人组成，起到总体牵头，协调以及与上级部门联络的作用.

ERP实用化推进工作机构从ERP系统的特点出发，以优化保障实用化推进工作为目的，是实用化工作推进的基石.

图1 ERP实用化推进工作机构构成图

3 管理机制

湖州电力局的ERP系统实用化推进工作管理充分依靠业务部门的关键用户，调动业务部门用户积极性，信息部门坚持“业务主导，信息协调”的思路，做好基础支撑和协调工作；业务部门根据“谁使用，谁主管，谁负责”的方针，做好业务专业管理.

同时，在ERP系统实用化推进工作的管理机制中也不乏创新和亮点，例如建立联络人制度.联络人须由精通业务流程的关键用户担任，起到上下联络沟通的作用.在ERP实用化推进协调组中，联络人由各专业工作组的联络人担任.联络人熟悉业务和考核标准，向下可以解释考核指标的含义，指导最终用户工作，向上可以反映实际应用的问题，提出管理的转变意见.当协调组收到需转发的文件或需整改的问题时，则直接联络专业组联络人，再由专业组联络人联系各配合部门联络人，直到最终用户.联络人制度确保了“单点联络”，避免了重复联系或遗漏联系，犹如一棵大树，从根部吸收的水分能迅速到达每片叶子——最终用户，提高了工作效率，使得ERP实用化推进工作的管理能够“横向到边，纵向到底，全员参与”，即横向覆盖所有同级部门，纵向贯通专业线.

4 过程管控

要想在实用化推进工作中取得好的成效，过程管控是必不可少的，特别是问题的全寿命管理，对提高系统的实用化水平效果明显.下面是几条实用化推进过程中采取的管控措施.

（1）日报制.日报制是湖州局ERP实用化推进工作中总结出的一项十分行之有效的措施.日报制使得ERP业务流程中的不规范操作以最快速度暴露出来.由于ERP系统是一个高度集成化的系统，一条不规范的记录可能影响造成数个专业模块应用的问题，越晚发现影响面也大，整改的难度也越大.通过日报制将不规范的操作通过联络人告知操作用户，不仅可以立即整改，同时也及时纠正了错误操作，避免错误的重复发生.

（2）整改回复.发现的问题通报给最终用户后，最终用户对问题进行原因查找和整改，并将其形成文字材料回复给联络人和协调组，协调组可将此问题作为共性问题告知给市局或县局相关部门用户，其整改措施可作为知识进行分享.问题必须以整改回复为终结.

（3）月度实用化指标分析会.协调组每月牵头召开月度实用化指标分析会，会上对本月ERP系统实用化推进过程中发生的问题、原因及其整改措施等做介绍；各专业小组介绍各自模块实用化过程中的心得体会和经验，提出需要其他部门协调的问题进行讨论.月度实用化指标分析会议不仅对本月出现的问题进行了再次总结，预防问题重复发生，更重要的是使各业务部门可以面对面的对需要协调的问题进行沟通，来提高整个业务流程的规范性和集成的耦合度.

（4）实时培训.发现问题及时整改毕竟是补救措施，从系统录入的源头规范操作才是“治标治本”的方法.“以师带徒”、部门内部定期培训、发现问题后的经验分享、县局间的经验交流等多种形式的培训，贯穿整个推进工作过程中，可有效提高每个用户的系统应用水平，从而从整体上推动系统实用化程度的提升.通过这些措施，实用化的过程由发现问题开始，通过整改、分析、总结形成问题的全寿命周期，并且通过月度分析、实时培训强化整改效果.

5 实施效果

在ERP系统实用化推进之前，由于市局及三县局的部分管理方式有差异，用户长期的工作习惯已固化，各部门之间业务交织，协调不够，用户操作不熟练，往往会造成业务输入错误和操作错误，进而累及多个部门的流程.例如，由于需求部门对物资提报的不准确，或是物资提报人员在系统内有重复输入或是MRP运行造成采购申请重复，会在流程流转到物资采购部门时造成大量的冲销凭证；又例如业务部门随意冲销发票校验的凭证，导致财务部门的发票校准降低.

ERP系统实用化不仅是提高系统的应用准确率，更重要的是通过系统规范业务，通过主动的业务变革，使得管理能够符合系统的标准流程，从而提高管理水平.ERP系统实用化推进一段时间以后，湖州电力局业务管理更加符合标准流程，管理差异度更小，业务操作更加规范，各业务部门之间的沟通协作也更加流畅.反映到ERP实用化指标上来看，实用化推进之前，湖州局指标扣分项较多，而且整改缓慢，重复出错很多；实用化推进以后，指标扣分逐步减少，出现问题能第一时间进行修正.2012年的ERP系统实用化考核湖州局市局、县局均获得满分，是ERP系统实用化推进工作成效的最直接的体现.

6 结论

系统实用化推进工作是一个脚踏实地的持续性工作，是一个不断需要探索的过程，是一项需要长期坚持和在过程中不断改进完善的工作.ERP系统实用化推进工作的实施，为以后大型应用系统的深化应用工作提供了经验和方法.从ERP系统实用化推进工作中、总结出许多切实有效的经验，可以在其他工作中进行推广.由于实用化推进也给每个用户带来了切实的好处，例如减少了错误的发生即减少了工作的反复，责任明确提高了解决问题的效率等，也减少了其余系统深化应用的抵触和困难.

通过对ERP系统实用化推进工作的总结和经验提升，会使日后其他系统实用化工作更加合理，而系统实用化的推进，可以更加发挥信息系统的作用，从而促进企业信息化发展，为企业的发展增添动力.