基于SAP系统存货管理方法的探究

（上海柴油机股份有限公司，上海200438）

基于SAP系统存货管理方法的探究

曹玲莉

（上海柴油机股份有限公司，上海200438）

发动机制造企业为适应市场竞争的多品种、多配套、小批量、新老产品共线交替的生产特性，对于传统的存货管理提出了新的要求。如今，发动机制造企业普遍实施了SAP系统，因其具备数据集成性、资源共享性、传输及时性的特点，特别适合对存货进行电子化、程序化管理，SAP系统为传统存货管理的变革搭建了广阔的平台，拓展了企业管理的美好前景。

存货管理 内控 SAP系统

1 存货管理的要点及传统存货管理的不足

物流是企业运作的经脉。存货管理涉及到企业的各个部门，一般有计划、采购、仓储、制造、销售、会计等。由此，存货控制的要点也较多，一般有生产计划的制定、采购合同的签订、材料验收、付款审核、账账核对、盘点清理、领用发料、销售发货、会计记账、资金占用等。

传统的存货管理，往往根据存货的业务流程，把重点放在采购、库存管理、存货盘点等方面。其要点就是在企业内部建立一个庞大的存货仓储管理系统，以及与之配套的存货计价系统。通过对存货日常收、发、存的管理和对存货每年的定期盘点，确保存货台账、财务账面与存货实物的一致性。

然而，对于多品种、小批量、新老交替、共线生产的制造方式，制造工艺极其复杂、零部件物料达到万种以上的大型发动机企业来说，这种靠人工或者部分借助于计算机系统的、传统的存货管理显得有点捉襟见肘，纰漏产生是不可避免的。这种不足不仅体现在生产计划上的顾此失彼，而且在应对新的市场条件下出现的新情况和新要求时，如为保证质量减少资金占用的供应商DD配送、为服务客户而建立的客户所在地成品仓储点、为适应乘用车的三包服务要求而建立专用短发动机等种种情况，存货管理措施方面就会显得力不从心，靠一时一事花费人力财力的传统存货控制显然暴露出其不足之处。

2 SAP系统对传统存货管理的变革

SAP系统的存货管理比传统的管理手段与方法更为先进，且能够做到精细化管理。在物料流转的

各个环节，都将存货内控管理渗透到其中。SAP采用全覆盖管理模式，涉及采购环节、生产配送环节、售后服务环节的存货管理，不留一点空白。通过对存货管理和风险控制点的把握，SAP系统能完全达到资产安全的内控要求。

来稿日期：2013-09-09

图1 实施SAP前后存货成本的变化

2.1 存货管理职责分工的电子化授权

存货管理涉及的部门众多，参与管理的专职或兼职人员多。管理人员不仅部门不同而且岗位也不同，管理对象——存货还不在同一个管理软件之中，如果出现存货账实差异，就难以寻找其差错的根源。SAP系统集多个平台为一个内控平台，根据存货管理相关部门、岗位的职责，以电子授权的形式以予确认，包括设立和撤销授权的审批程序，确保了企业计划与采购、采购与领用、仓储的收发存与会计的记账、会计的记账与财务的支付等相关岗位互相牵制。其中，在关键控制点上不是一个环节而是多个环节的控制，只有授权部门和责任人依次同意，才能流入下一道程序。比如，过去生产部门月末为了完成指标，将未下线的在制品作为成品先开票计入收入，再补做收单入库的系统外操作。现在这种情况被杜绝了：生产成品下线缴库是通过扫描之后，库房自动收货，不能人工干预，随后财务才能开票确认收入。SAP系统授权严格控制了之前的不规范操作。同样，在采购环节中，只要没有经过计划确认、没有经过采购检验的供应商零部件，即没有达到相应的要求，审核环节就不容许后续操作，比如物料的上线或入库。

2.2 存货管理可以追溯源头

对于物料达万种以上的企业来说，存货管理如果只是依靠简单的计算机软件的话，难免会出错。SAP系统在存货管理的最原始状态，即在新物料号生成的第一时刻起，就进行了授权和规范。它必须由TeamCenter系统审签流程（图样及技术参数），并经过工艺部门（其职责主要确定工艺定额、工艺分工）、财务部门（其职责主要确定目标成本）、采购部门（其职责主要确定供应商）、生产制造部门（其职责主要按工艺路线生产并做完工报缴）的确认才能激活。否则，涉及该物料的生产将无法拉动，真正做到了环环相扣，缺一不可。也就是说，SAP系统保证了物料的有效性。

SAP系统对物料时效性的把握也比传统的存货管理有了质的飞跃。SAP系统的WM仓位管理，确保了物料台账与财务台账在系统中的高度统一，由此为真正实施存货的先进先出打下了坚实的基础。在传统存货管理中，物料的先进先出完全依靠仓储人员的丰富经验才能完成。一旦人员调动，就可能造成存货状态信息的缺失，为存货的后续管理带来一定的难度。SAP系统中，物料的时效性，即物料的入库时间是物料的重要属性之一。当物料采购业务发生、收货入库后就开始计算有效期，当超过有效期后，系统会自动将该物料冻结，并做上标志符号“S”，被冻结的物料将不再参与MRP运算及物料的移动等。同样，保管员在发料时，SAP会根据时间优先的原则，告知先进先出物料的货架位号。这样不但保证装机物料是合格产品，而且减少物料变为呆滞的可能，这种控制比传统的人为控制更为精准。

SAP物料信息的完善还有利于在企业发生质量事件时，对产生质量问题的零部件进行追索和赔偿，对可能造成质量问题零部件的批次进行冻结，达到对质量问题的快速反应，以减少企业损失。

2.3 改善采购计划与供应商管理

无论在市场旺季或是淡季期，组织生产往往是靠存货实现的。在新产品验证上市过程中，缺件情况会经常发生，由此而造成的库存积压或呆滞屡屡发生。SAP摈弃了以库存组织生产的方法，它完善的采购计划有力地支持了生产组织计划，包括短缺件的计划提醒。特别是SAP系统中设置的安全库存

期量，随着企业生产形势的变化可随时进行调整，以确保企业正常的存货周转速度。

在公司压缩内部机构，追求企业价值最大化的现代管理时期，SAP系统为进一步优化供应商管理提供了软件保证。采用SAP系统后，公司加大了供应商DD直送装配线旁库的力度，零件的直送率逐年提高。这样，公司内部的物流部门将成为专业职能管理部门，管理物流的全过程，而不再仅仅只对库存进行仓储管理。库存管理的发展趋势必将是零库存，符合精益化生产的要求。随即，支付周期将会大大缩短，从而大大减少库存占用资金的成本。

2.4 强化实物状态的存货管控

企业因存货的收、发频繁，流动性大，种类繁多等情况，而更着力于存货的流动有“据”可查。即使这样，传统的存货管理还存在着薄弱环节。如在途物料因其不属于任何一个库房而在盘点中往往被忽略，通常会在盲盘后发现这部分物料而被误认为是盘盈。正是由于在途物料的特殊性，给计划物流部的实物管理带来一定的难度。SAP系统对岗位授权更加细化，针对在途物料委派专人进行管理。系统中可以看到此类在途物料的状态及库存情况，使公司内部仓储保管人员，以及公司异地库托管人员，清晰了解物料的情况，方便进行实时对账。

2.5 提供对销售的后续支持

SAP系统不但为公司的售后服务提供了可追溯零部件源头的质量管理，同时也为主机配套厂的良好售后服务提供了基础信息。而采用传统方式，应配套企业要求而发往主机厂的最终产品，往往由于装机前后顺序的调换，或发生质量问题时临时用其他产品替代，而造成存货的对账不平。正因为非正常业务时有发生，加大了对账的难度，从而公司必然要提高对账要求，否则账实很难对平。对账上的要求不仅仅核对数量，而且要求对应到柴油机机号上（机号是唯一的）。SAP系统强大的存货管理功能有效地满足了配套主机厂关于就近设置成品仓库的服务要求。公司通过第三方物流运输到主机厂的发动机，在客户上线装车后可按机号进行结算；在收到客户上线清单，由公司营销财务人员确认后，SAP系统会自动后续结算，如产生系统发票，确认主营业务收入，并同时结转主营业务成本，完成销售业务。

2.6 促进资金占用的改善

由于市场竞争激烈，发动机配套企业频繁变更，以及整车配套企业要求携带部分原来由整车携带的零部件，所以发动机的专用件越来越多。特别是国家排放要求不断升级，使发动机整机的设计也随之变化，甚至同一零件的版本可能有六七个。企业对供应商考核验证也需要一定的时间。在这个过程中，一些供应商会被淘汰，一些供应商会被启用，由此产生的存货物料的参数一直在变化之中。如果没有强大的技术交接、生产交接的计算机支持系统，存货呆滞将是不可避免的。

SAP系统为杜绝这种现象造成的资金占用，进行零部件的库龄分析，是按物料的入库时间与其最后一次的出库时间分别计算存货库龄的。通过库龄分析，能够分析出当初购入存货时的市场情况和未来的趋势情况。如当年预测从国Ⅱ排放标准提高到国Ⅲ排放标准大约需要三年左右的时间，从而分析出与排放标准相关专用件物料的切换时间。该时间段的采购、装机、销售进展情况直接影响公司存货占用的资金。通常低排放要求的柴油机成本会更高，因而企业会充分利用新法规的最后期限，将现有库存物料安排计划用尽，再行切换，也就决定了该物料的采购批量与采购时间的控制。在引进国外新品并进行国产化进程中，对CKD（进口件）的装机使用也面临相类似的问题。采用相同的方法进行进口件采购的批量控制，以达到新品开发成本最低。

SAP系统还反映了企业每一个分厂、每一个生产制造工序上在制品的状态，包括总装线上零部件库存的状况。这些信息在SAP中实时更新，各分厂等部门能够及时看到。由于库存被设为考核指标，从而激发了对在制品资金占用量进行控制的动力。比如，总装线上尽管以产品BOM进行投放，并以此确定装配线上的安全备量。但是，对于产品交替共线生产的总装线，通用件和标准件的安全备量是否还可以进一步减少或备量方案的进一步优化，类似的问题和合理化建议是企业实施SAP后生产部门不断改进和提升管理水平的方向。持续改善后的资金占用情况见图2。

3 SAP存货管理的改进措施

3.1 SAP物料数据库管理需要协同合作

SAP系统的上线，物料的基础管理工作也上了一个新的台阶，物料的唯一性和准确性在很大程度上得到了改善。但是，物料管理仍有改进的地方。SAP是一个庞大的数据库，上线运行一段时间后，冗余数据会不断出现。由于系统的特点，一旦进入系统并使用过的数据，不能做根本上的删除，从而会占用服务器、内存等硬性资源；同时，也会占用管理成本等无形资源。

图2 库存资金占用分月趋势图（2011年1月～2012年12月）

随时间积累，SAP中会不断积累两个层面的物料冻结。物料冻结是指物料在SAP系统中的一种状态，通常是错误物料号、过期物料、报废物料等等不用物料的状态。第一类为物料主数据层面引起的物料冻结，即系统中不用物料、错误物料的冻结；第二类为物料使用层面上引起的物料冻结，即因质量、超有效期、缺料等原因进行的冻结。针对这二种冗余物料的情况，公司分别采取了以下改进措施，并取得了良好的效果。

第一种情况是由物料标准化、输入误操作、版本升级随意性等问题造成的。这类冗余物料号是SAP中的垃圾数据，要及时清除。在相关部门认同下，将技术上不再使用并已升级换代的、供应商被淘汰等原因造成的不用物料，及时做冻结物料处理，传递给MDM（物料主数据）小组进行清除。在源头上就要进行控制，是最为关键的控制点，即MDM小组不再将未交付的SOP（批产开始）前的新产品物料号导入系统，从而从根源上把控消除冗余物料的主动权，避免了后续花大量人力清除冗余物料。

第二种情况是业务层面上的管理问题，即物料冻结后没有及时处理，最后只能作呆滞处理，这样会造成企业损失。这类问题产生的根源，在于存货管控的条线分割和部门间的协同合作上。可由生产部门牵头召集会议，对本月系统中未处理完的冻结物料进行分析，协调各方，给出解决办法。或者协调供应商进行换货处理，做到月毕月清，防止在SAP系统中堆积。

3.2 存货实物流、信息流与资金流精确同步

上柴公司对存货管理有着丰富的经验，有会计制度、内控制度、风险控制点的风控保障，还建立了存货管理岗位责任制，明确内部相关部门和岗位的职责权限，切实做到不相容岗位相互分离、制约和监督。公司的存货管理职能由计划物流部负责。实施SAP后，由于SAP系统账实同在一个系统中，因而基本保证了物料账实的一致性。就目前情况而言，公司的物料管理还有进一步提升的空间，比如如何将物料的实物流、信息流与资金流在每时每刻都能同步。

首先，对于精确同步的要求，除了加强SAP中存货管控的力度外，还要靠企业的员工来实现。因此，在SAP系统中各岗位管理人员的敬业程度是十分重要的。比如，供应商送货可能因路途原因，过了下班时间才将货送到公司。此时，物流部门出入库记录应做到日毕日清，实物收到与货物发出，都必须在当天进行SAP系统操作（或在TS中进行操作），保证当天的物流和信息流同步。

其次，对账的要求也有所提高，对账的频次和内容也将有所增加。计划物流部门加强与主机配套厂的异地库对帐工作；而在销售经理配合下的财务人员的监盘也非常重要。由于SAP系统数据库能够提供发动机基本信息，所以对账不仅仅是发动机数量的核对，还包括机型、机号等信息的核对。由原来一季度核对一次，改为要求每月上交对账记录，从而保证后续结算能够准确及时地进行。

另外，还要关注不在库存地的物料状态，即对SAP中在途物料管理加强监管。这一部分的物料并不是真正意义上的在途，而是操作上的不完整造成的假在途物料。通过开发的报表，财务能够清楚看到操作的日期，监督计划物流部进行规范操作。

3.3 加强新产品的特殊核算

为了满足公司发展战略、市场开拓的要求，提高满足客户的响应速度，有时会出现先销售、后签订合同的情况，但这种情况一般只出现在推出新产品的某一特定时间段内。针对此种情况，公司增加例外管理，即会规定一个时间段，并增加了权限审批，进行风险管控。

在业务流程上，这一类销售是在没有确定销售价格的情况下创建的销售订单（SO），生产后第一时间运到异地库，及时给客户使用。由于SAP内在固化的内控要求，没有销售价格就无法在SAP中做相应的操作，造成实物流与信息流的不一致。为此，管控上要求计划物流部门负责跟踪并与第三方物流配合查实柴油机的上线动态信息。从而，将流转在系统之外的柴油机也能得到有效管控。

在结算流程上，财务人员及时跟进。对于这一类的客户，通常是公司的配套大客户，即是一类客户（有信用额度）。每月与主机厂核对一次，并将其作为库存管理当中一项高风险事项进行管理，从而降低存货成本与销售收入未及时入账的风险。

4 结论

存货管理的重要性对于制造企业是不言而喻的。但如何管理好存货，用什么手段管理好存货，是千差万别的，手段是很重要的。上柴公司充分利用SAP系统的数据集成性、资源共享性、传输及时性等的特点，以及利用该系统对存货进行电子化、程序化管理，拓展了存货管理方法，更好地防范了存货的风险、提高了存货管理力度。

Study on the Methods for Stock Management Based on the SAP System

Cao Lingli
（Shanghai Diesel Engine Co.,Ltd.,Shanghai 200438,China）

In order to adapt to market-required products characterized in multi-model,various variant, small quantity,an engine enterprises has to organize its production in small scale with many products produced on a same production line.This challenges the traditional stock management so much that it requires a new requirement for the stock management.Nowadays,engine enterprises generally use the SAP system(Systems Application,Production DATA Processing)to arrange their production.With the advantage of data integration,resources sharing,data transfer in time,the SAP system is very suitable for managing stock by electronic and program methods.The system has built a broad platform for the reform of the traditional stock management,and brings a good future for an enterprise management.

stock management,internal control,SAP system

曹玲莉（1973-），女，硕士研究生，主要研究方向为财务管理。

10.3969/j.issn.1671-0614.2013.04.010