在高校资产管理中应用ERP系统的探索

何秉荣

(广东石油化工学院,广东 茂名525000)

企业资源规划 ERP(Enterprise Resource Planning)[1]是一个根据订单对企业范围内的资源进行规划和财务核算的信息系统，其核心目标是优化企业资源，最大限度地降低企业成本，提高效率和效益，从而提升企业的竞争力[2]。企业的经济属性与ERP息息相关，近年来在企业中得到较大的发展。从某个角度来看，高校同样具有其经济属性[3]，一方面，高校招收学生，经过培养，使之成为社会需要的人才输送出去;另一方面，高校根据社会对人才的需求变化及时修改人才培养计划 (生产计划)，调整教学资源。可见，高校的“订单”来自于社会对人才的需求，“采购”来自于教学、科研、实验等各种经费的投入，其“库存”体现在各种经费的投入是否过剩，投入过多会造成资源(或资产)过剩，增加教学成本，投入过少又不能满足教学的需要，影响教学和科研。然而，高校在管理体制、产能结构、人文思想等方面与企业都有很大差别，有其独特的行业属性[4]，不能简单地把企业ERP套用到高校管理中，其实施过程一定会有许多预想不到的困难[5]。虽然近年来ERP在企业有较大发展，然而ERP实施的成功率并不高[6]，更何况在高校实施ERP还处于探索阶段。

为此，本文通过借鉴ERP成功实施例子和相关资料，认为ERP的分步实施[7]是较为可行的。由于资产管理是高校相当重要的环节，因此，在高校实施ERP的第一步应是资产管理信息化，将复杂的ERP实施项目分解为相对简单的几个步骤，既保证了ERP的整体性应用，又极大地减轻了实施的难度。

1 高校资产管理情况

高校资产管理的内容主要包括对每一物品从购置验收、使用过程到最终报废等环节的实时变动情况进行详细的记录，并确保资产管理部门、财务部门以及使用单位记录数据的一致性，做到实物与记录要相符。学校财务部门与资产部门之间存在账物不符的现象，其主要原因有：(1)管理体制不完善，数据由使用单位提供，定期资产清查、盘点不到位；(2)部门间不协调，缺乏沟通；(3)相关部门都独立存有相应的资产数据，其数据不能共享，成了“信息孤岛”;(4)使用单位在使用过程中，对资产的变更（包括使用状态、调动、报修、报废等）很难及时反映到资产管理部门或财务部门中去，容易造成相关部门数据不一致。

2 ERP在资产管理中的实施方案

2.1 确定资产管理是ERP1的实施范畴

实施ERP的最基本条件是各个业务信息化[8]。在高校管理中把资产购置、教学资源、基础设施建设、后勤服务、人才引进等所有为教学、科研和人才培养提供应用需要的业务工作划分为“采购环节”；把教学、科研、人才培养的过程划分为“生产环节”；把人才对社会的影响力、生源及其他收入源划分为“销售环节”。作为采购环节之一的资产管理，在高校资产管理中是一个重要的环节，在ERP开始时，把资产管理信息化作为ERP实施的第一步，实施起来也有一定的可行性(如图 1所示)；作为采购环节中的一部分，资产管理同时也作为ERP1[4]的实施范畴，根据本校的情况在实施ERP时应做到：

(1)在资产管理信息化过程中，软件开发人员与各业务科室密切配合，分析、改善业务流程。ERP的精华在于管理思想，其本身具有先进性，因此在实施时不能过多地改动ERP，而应改善原有的业务流程去适应先进的ERP管理思想，这一点部门间应相互协调。

(2)在资产管理业务信息化过程中，必须完成财务业务同步管理，将资产账目、数据彻底计算清楚。因此，对在“资产管理”动作中产生的各种原始凭证能够实时地生成记账凭证，从而将业务发生的情况实时地返馈到财务中去，做到财务对业务的实时监控。

(3)项目负责人由学校一把手负责，应组织一支技术水平高、业务熟悉的软件开发团队，并提高各相关部门人员素质，使得相关人员对ERP有整体意识。

图1 资产购置（管理）作为ERP1的实施范畴

2.2 建立资产数据库

资产数据库的基本信息如图2所示(录入界面截图)。

此外，还应考虑资产的新增、变动、报废的申请、取消等字段，以及资产管理部门的审批、审核、确认等字段信息。还有与财务对应的单据号以及记账凭证号等字段信息，以便完成财务业务的同步管理。

2.3 应用功能界面

对于资产数据库的管理应包括资产管理部门应用界面、使用单位应用界面和财务部门应用界面等，各界面主要功能有：

图2 资产数据库的记录信息

(1)使用单位：包括资产申购、验收、查询、资产变动申请等。其中资产变动应包括资产的新增、修改、删除以及资产的现状、调拨、报废等。

(2)资产管理：包括资产采购管理(含协议库存采购[8])以及对使用单位资产信息变动申请的审批、审核等。

(3)财务部门：包括对资产购置、转移、查询、计提折旧、报废核销等功能。

2.4 设计原则

2.4.1 整体性原则

ERP实施是一项复杂的工程，其所需的软、硬件投资是比较大的，特别是考虑到管理软件投资的一些特点就更是如此。因此，在资产管理信息化设计过程中，需要一种整体的考虑，不能今天请这个做财务系统，明天请那个做资产管理。其结果必然是造成巨大的浪费。

2.4.2 权限

系统应对各使用单位（系、院、室）、资产管理部门设置相应的权限并建立相应的管理制度，以保证每一物品从购置、使用到报废等环节的申报和申请，确保资产数据的有效性、及时性和真实性。

2.4.3 共享性

系统设计应在保证业务功能的前提下，最大可能地增强系统的共享性、实用性，尽量使用户界面友好、操作简便。因此,技术上可采用WEB三层式结构和B/S模式，客户端以Windows作为操作平台，采用统一浏览器操作。总之，资产数据库应为资产管理部门、财务部门和使用单位所共享,如图3所示。

图3 资产数据共享

2.4.4 可扩展性

在资产管理信息化过程中，应有完整的概念。因此，在设计上应考虑系统的完整功能,各模块应有对应接口，以便其他集成管理的添加和扩展，包括基础设施管理、后勤管理、人才管理以及其他教学资源管理等。

2.4.5 建立评价体系

为配合ERP系统使用的有效性，应针对资产从申购、验收、使用、报废等环节以及ERP流程，建立完善的评价体系。主要有：

(1)资产预算率绩效评价：在资产管理信息化建设中应把资产利用评价指标加入其中，进一步评价、分析资产预算的费用对改进教学、科研和培养人才所起的效果，如：就业率=毕业生就业人数/毕业生总人数×100%，毕业率=毕业生人数/学生总人数×100%等,以便实现“产出”与“投入”的预算。

(2)资产采购、变动、报废的评价。

高校资产管理中实施ERP是一项重要复杂的工作，其重点在于如何将业务流程与ERP系统无缝接合，以及软件技术上的扩展接口问题等。这需要根据实际情况制定相应的实施对策。俗语说万事起头难，对ERP在高校实施要从简单、局部到复杂、全面。因此，本文从高校资产管理中实施ERP开始讨论，并希望通过研究、探索不断推进ERP在高校的全面实施。

[1]程昔武,纪纲.ERP系统实施的成本效益分析[J].中国管理 信 息 化,2006,9(5)：11-13.

[2]胡彬.ERP项目管理与实施[M].北京：电子工业出版社,2004.

[3]李剑芳.ERP在高校固定资产管理中的应用性浅析[J].改 革 与 开 放 ,2012(14)：37-39.

[4]崔晓阳.ERP123：企业应用 ERP成功之路[M].北京：清华大学出版社,2010.

[5](荷)诺伯特.韦尔蒂(Norbert Welti).成功的 ERP项目实施-SAP R/3[M].简学,赵凤山,译.北京：机械工业出版社,2003.

[6]郭立甫.企业ERP实施关键成功因素分析[J].商场现代化,2006(5)：48-49.

[7]戚桂杰,张振森.ERP项目实施中关键成功因素的因果关系分析—以联想ERP项目实施为例[J].经济与管理研 究,2007,9(6)：67-71.

[8]毕子健,王翎颖.ERP协议库存采购系统平台设计[J].中国 电 力 教 育 ,2012,12(6)：136-137.