浅谈办公自动化软件在高校采购管理中的应用

曹双河

北京印刷学院资产管理处 北京 102600

随着教育投入的增加，高校仪器设备采购任务量及项目管理信息量也在增大。在高校采购管理工作中，每个采购项目从申报、审批到执行，要形成申报、批复、采购立项、招标需求、采购合同等多种文档。每个文档分别包含技术参数、项目经费、商务等数据信息，要求制作准确、完整、统一。而这些文档制作一般是根据规范化的模板修改成个性化的文档，一方面要保持框架式的文档结构，另一方面又需要重复输入多个同样、关联的信息，极易出现错误。因此急需探究建立系统的电子文档管理模式及制作方法。

Microsoft Office是微软公司为办公自动化而开发的应用软件，应用该系列软件可以进行电子文档处理、数据信息统计、演示文稿制作、邮件接收发送等。随着计算机操作能力和应运水平的提升，管理人员也开始在业务领域追求Microsoft Office的个性化应用。Microsoft Office通过自己强大的功能平台和自带的“宏”等应用程序开发模块以及自带的“VBA”应用程序开发环境，可以实现个性化电子办公文档的开发。在高校政府采购项目管理中，尝试利用Microsoft Office开发办公自动化软件，大大提高了采购项目管理效能和规范化程度。

1 Microsoft Office在采购管理中的个性化应用

1.1 Excel在采购管理中的应用

Excel具有很强的数据信息分析和管理功能，大量的公式函数可以选择应用，使用Excel可以执行数据计算。分析信息并管理信息列表，使用Excel的各种自定义功能，充分挖掘Excel的功能，可使采购人员实现个性化管理。通过综合运用各种Excel公式、函数解决复杂的数据管理问题，运用Excel对不同来源、不同类型的各种数据进行处理和分析，从而可以实现许多功能，给管理者带来方便。

采购信息管理中的选用并不完全是利用它强大的数据信息分析和管理能力，在此所强调的也并非如此，更多的是利用它列数量和数据处理能力的结合。Excel的一个工作表有256列，也就是2的8次方，在高校采购项目的系列文档中，文档数量一般不超过256个，使用它可以将所有信息进行“一条龙”式的整理收集，从而优化采购流程管理。

1.1.1 建立基础表体，优化采购工作流程

在高校采购管理工作中，虽然各高校均有各自的特点，每个管理人员的工作方法方式也有自己的特性，但是采购工作本身有其共性。采购项目通常要经过项目申报、接收批复、项目分析、细化需求、明确方式、政府采购、签署合同、验收支付等主要环节，不妨建立起以此为列内容、以项目为行内容的表体，以便收集整理采购文档并方便记录采购执行过程。表1列出了项目基本信息；表2列出了项目分解信息及采购方式信息；表3列出了供货方基本信息；表4列出了供货及合同基础信息；表5列出了采购合同执行信息；表6列出了项目基础统计信息；而表7将以上各表汇总，形成了完整的项目执行信息。

表1 项目基本信息(共8列)

表2 项目分解信息及采购方式信息(共8列)

表3 供货方基本信息(共6列)

表4 供货及合同基础信息(共8列)

表5 采购合同执行信息(共11列)

表6 项目基础统计信息(共7列)

表7 政府采购信息管理表(共47列)

1.1.2 细化表体内容，充分利用软件功能

各工作流程内容是依据项目执行细化而来，所以在具体工作环境中可以依据自己的细节执行方式进行个性化修改。A1-47列中某些具体的表格可以充分利用Excel的功能，如在A2批复文本、A9分项内容、A25合同文本相应内容中应用Excel的链接功能将相应的文本文件链接到工作电子表格中，使其随见所得，鼠标一点就可以进入相应的文档中。另外，在此工作表中要利用好Excel的数据计算功能以核对数据的准确性，如A6应为每个项目中A10列的数据之和，A6应为A23与A42之和，A23应为A32与A38之和，A43与A44之和应等于1，A29应为A27与A28之和等，以充分利用软件功能。

1.2 Word在采购合同制作中的应用

采购合同标准模板文件长达十余页，如项目名称、采购机构、招标编号、货物名称、买方卖方、交货时间、质保期、采购方式等(如图1所示)，有十几项信息需重复录入修改，有些内容甚至要修改三四次。为了避免重复性修改，也为了减少差错率，提高采购合同电子文件制作的效率，可以充分利用Word中自带的“宏”等应用程序开发模块以及自带的“VBA”应用程序开发环境，优化采购合同文档结构，每项信息只需要输入一次，即可将相应的内容修改过来，同时将合同封面重新设计，形成一个可视化的操作界面，暗藏按钮，一键“定天下”。图1中：a政府采购合同首页“BIGC2011”即为上述功能性按钮，是“定天下”的一键；b示例向各文本框输入信息，点击功能性按钮即可将全文档中重复出现该信息全部更改；c为更改后的合同文本，重复出现信息只需要增加文本框TextBox，再配套增加一句VB定义语句即可保证相同信息的一致性；d为对采购合同首页“BIGC2011”即CommandButton1，进行功能性定义，当点击时输入文本框的内容定义为变量，同时此变量赋予此文档中出现该内容信息的其他文本标签。

图1 采购合同标准模板文件

2 结束语

在Microsoft Office软件环境下，可以通过简单的个性化办公自动化应用程序的开发，承担起高校采购项目信息管理的任务。其特点表现在几个方面：Excel软件所需建立的电子表格绝大多数可以根据现有的工作流程制作编写，其表格内的数据等信息，都可以自动生成可视化界面，从而使数据统计及处理速度提高，管理工作效率也大大提高；在Microsoft Office中应用“宏”进行程序设计，程序编写者具有熟练应用Microsoft Office和基本的软件编程思路就可以了，对编程的技术水平要求相对较低，一般管理人员可以根据工作需要，开发适合于自己的办公自动化应用程序；利用“宏”与“VBA”开发的软件程序直接与Microsoft Office办公软件相嵌套，程序运行不需要第三方控件的参与。所以对办公用计算机设备的配置要求不高，而软件环境中只要安装Microsoft Office就可以了。通过Microsoft Office系列软件的协作，可将电子工作流程表格和相应的文档有效结合起来，实现建立完整的政府采购项目信息管理平台，达到事半功倍的理想效果。

[1]周琳.Office办公实用教程(XP版)[M].西安:西安电子科技大学出版社,2002.

[2]张宏.Excel数据处理与分析[M].北京:电子工业出版社,2003.