医院基建档案特点和管理

李雪梅

党的十八大会议的召开为进入深水区的医改明确了方向，而随着城镇化进程的加快，医院特别是公立医院将投身到新一轮的建设浪潮中［1］。上项目，搞基建，增床位，扩张规模，各种基建项目如火如荼在公立医院中开展。如何做好医院基建档案管理，为医院保留好珍贵的历史财富，成为医院工作者不可推卸的责任。

1 基建档案的主要特点

基建档案以项目为一个档案单位，涵盖了从项目审批，建立组织架构进行工程准备、报批、设计、预算、招标和合同，建设准备阶段的立项报建、勘查设计、施工招标、施工许可证申办，工程建设阶段进行的质量管理、进度管理、预算控制，工程竣工验收和交付使用，到最后项目决算一整套完整的项目流程材料。

1.1 基建项目涉及的单位和人员较多，影响归档率 一项基建工程要和城建、规划、环保、消防、设计和勘察、建设、施工、监理、质监和采购等十几家甚至几十家部门单位发生联系，有几十甚至上百人员参与其中。由于收集的部门、单位众多，材料的分散增加了收集工作的难度。而人员素质参差不齐，档案意识淡薄，在文化程度、业务技能、理论基础等方面各不相同，对基建档案形成的来龙去脉认识不清，对收集归档范围把握不准确，造成基建材料收集不齐全。

1.2 基建项目建设周期较长，影响完整率 基建工程要经过提议、立项、审批、勘察、设计、施工、竣工、验收并投入使用一个完整周期，在实际操作过程中还可能遇到资金不到位、设计变更、增加预算和不可抗力客观因素等原因，一般要经历一年甚至几年的建设时间，使基建档案材料形成时间过长，档案资料员保存和保管容易丢失。特别是一些基础隐藏工程和电气管网工程的记录单，虽是分项目却重要和隐蔽而负责人员众多，不仅易漏责任人的签字盖章，还容易丢失不见。

1.3 基建项目专业性较强，影响准确率 基建材料产生于多个专业技术部门，有报建审批表、勘察报告、招投标书、合同协议书等文字文书材料，还有红线图、施工执照、验收记录单、施工竣工图、预决算书等报表图纸材料，形成了文字、图纸、照片、录像等多种载体形式。如果收集人员不熟悉基建工程专业知识和项目运作程序，就不知道哪里有材料该收集，在哪个阶段要收集上来，则不能及时收集每一个环节的原始材料［2］。

2 加强基建档案管理工作的措施

基建档案反映了医院各个历史时期的基本建设，是医院发展的历史见证。它记载了医院每个基本建设项目的全过程，可以为医院中长期规划和建设提供参考，为医院产权查证和地界划分提供依据，更是日后维护维修、改建扩建甚至建筑安全的重要参考依据。

2.1 加强领导，责任到人，建立基建档案预立卷制度 基建工程质量是“百年大计”，反映医院基本建设的整体水平。而基建档案真实反映医院工程项目管理过程和项目实体的全面貌，对医院长远发展有重要意义。医院领导要提高档案意识，把基建档案收集管理工作纳入到基建项目管理和考核全过程。有分管领导，设专职档案资料管理员全程专门负责各部门、每个阶段材料的催收和整理。其他相关兼职资料员在做好专业技术工作同时及时收集和上交产生在本部门的资料，建立顺畅的基建档案材料人员网络体系。

基建工程专职档案资料员要严格把关，规范归档材料，做好“谁形成文件资料谁负责收集立卷”的预立卷工作，如合同协议书必须是正本，不能是草稿或副本;签名签字要用黑色墨水，不能用圆珠笔、铅笔和蓝、红墨水;验收记录单要签字盖章齐全，不要空白和遗漏;文件要保存原件，不能使用复印件;工程图纸要标注明确，审批盖章齐全，避免重要的竣工图收集不规范等等。专职资料员要在每个阶段及时整理收集材料，发现有不规范的材料马上退回去整改，从而避免几年后项目竣工时发现问题，却因时间过久而找不到相关人员和部门弥补的永久遗憾和缺失，甚至影响到工程竣工验收的损失。

2.2 强化收集，监督指导和经济手段双管齐下，确保材料收集完整、准确、系统 基建资料收集是基建档案管理的基础也是难度最大的工作。收集工作涉牵到多个单位和医院内部不同科室。不同的单位和部门在项目各个阶段有不同的收集任务，作为建设单位的医院基建办公室的档案资料管理员要提前介入项目，了解该项目的规模和使用功能，便于在收集和汇总资料时做到心中有数。

工程准备阶段的大量文件主要产生在医院，资料管理员要做好前期阶段的文件材料收集。工程施工阶段的资料由施工单位形成，资料管理员要深入项目现场，主动、积极了解工程进度，熟悉每个阶段档案文件的内容，对照收集清单督促指导施工单位、承包单位和监理单位及时上交施工、竣工、验收各阶段的资料，催收缺失的材料。

施工阶段包含有土建、水电、照明、供暖、信息、通讯、消防、设备等主体和各分部分项、隐蔽工程种类繁多的基建资料，其材料收集齐全还关系到项目的竣工验收达标。作为建设单位的医院在签订各种建设项目合同时应把归档要求和具体内容向施工各单位作明确要求，利用合同形式对归档文件的份数、质量、时间以及违约责任作出具体规定，并和工程结算挂钩，确保各部门各阶段收集的档案完整、准确、系统［3］。

2.3 加强档案人员培训，提高业务素质和专业水平 基建档案资料管理是一项复杂而细致的工作，而在医院工作中是以卫生专业技术人员为主，基建后勤管理体制不健全，基建办公室人员流动性大，资料管理员工程技术专业性不强，又缺乏档案专业知识，所以工作起来往往显得比较被动。

广西壮族自治区民族医院是一所有50多年历史的三级甲等综合医院，医院正在进行住院综合大楼、肿瘤放疗楼和职工危旧房改住房改造等多个基建项目。随着各个大型基建工程的陆续竣工投入使用，医院的就诊医疗条件，职工居住环境和综合服务能力将得到更大的提升。医院领导要建设工程和档案管理两手抓两手都要硬，选拔一位爱岗敬业，工作细致的管理人员通过业务培训使之掌握工程专业知识又了解档案业务知识，提高其综合素质和管理能力，从而确保基建档案管理工作的质量和效率，让基建档案管理成为医院和院长一项功在当代，利在千秋的事业。

［1］杨郁素，邱卫黎，欧阳侠.以基建档案为例浅谈做好医院档案归档与管理工作.中外医疗，2009，23:95-96.

［2］崔志刚.医院基建档案管理控制的认识.山西档案，2010，增刊:52-53.

［3］申晓宁，朱伟文.建立虚拟管理模式提高基建档案工作水平.兰台世界，2008，3:35-36.