刍议医疗部门档案管理工作

李洛丽

河南省洛阳市第一人民医院，河南洛阳 471002

医院档案管理认真贯彻落实档案法和医院档案工作发展规划，积极开展日常档案管理各项工作，依法治档，充分发挥档案功能，以“团结务实、开拓进取、自我加压、争创一流”的医院精神为动力，求真务实，通过一系列档案管理工作，使医院的档案工作有了较大发展，有力推动了医院科学化管理进程。

1 提高认识，加强领导

江泽民总书记曾讲到档案工作的重要性时指出：“档案工作是各项工作发展的重要基础，这个基础牢不可破，将来我们是要负历史责任的”。档案工作是医院工作的重要组成部分，历来处于十分重要的位置，它从一个侧面反映了医院建院和发展以及医院的医疗管理水平，是医院工作和其它各项工作的历史鉴证和真实记录，是做好各项工作的重要依据，是留给我们和后人的一笔宝贵财富。随着社会的进步和科技的发展，档案事业也在进步和发展。对档案工作发展的形势如果认识不足，就会制约档案事业的发展。无论干什么工作都要有一个认识问题，只有认识上去了，才能调动人的主观能动性和一切积极的因素，才能把工作做好。医院每年都要召开档案专题会议，研究档案工作，对档案法的执行和医院档案工作发展规划进行认真学习讨论，分析我院档案工作的形势和存在的问题、解决的办法，这是历史的发展规律。医院的档案工作如果跟不上新形势下档案工作的发展脚步，就不能适应医院提出的“高起点、高标准、高速度”的整体工作要求。如果档案工作做不好，作为档案管理工作人员，就要愧对前人，更无法向后人交待，必须抱着对医院和历史负责的态度来对待档案工作。在提高认识的基础上，为了加强对档案工作的领导，医院把档案工作纳入了目标管理，把档案工作摆在应有的位置，提上重要议事日程。逐步完善和健全各项工作制度，使档案工作能够做到有法可依、有章可循，根据实际情况制定切实可行的工作计划，做到长有规划，近有目标，使档案工作避免盲目性，这就为做好档案工作提供了可靠的保障。为了进一步推进医院档案工作的全面发展，针对工作中存在的问题，对档案工作重新进行了整体部署，在工作中，首先增强档案工作人员做好工作的信心和积极性，其次以板报等形式对医院档案工作进行宣传，使医院和患者了解档案工作的实际意义，再次通过档案工作实践，取得了一定成效，逐步向档案管理规范化迈进。

2 狠抓基础设施建设，注重归档卷宗质量

档案库房和装具、电子档案，是做好档案工作的必备条件和重要基础。由于主客观条件等诸多因素的限制，医院过去的档案库房大部分都十分拥挤，档案装具、电子档案不到位。随着社会发展和逐步完善，医院近几年医疗档案和管理档案逐渐增多，归档的卷宗也随之增加。原来落后的基础设施和档案装具已无法满足日益发展的档案事业的需要，这就使档案工作再上新台阶受到阻碍，要想解决基础设施和设备，需要大量的资金投入。多年来，由于单位领导档案意识的不断增强，加上档案工作者的辛勤努力，在解决档案室、档案库房、电子设备等基础设施时，医院领导表现出了远见卓识，采取了强有力的措施，在办公用房和资金十分紧张的情况下，克服了许多难以想像的困难，为档案室腾出和整理了宽敞明亮合乎规范的档案库房，解决了档案装具、电子档案等问题。为了档案工作的长远发展，医院专门为综合档案室调整了档案库房，对档案库房优先做出合理安排，又购买了密集架，使用了电子档案，使档案管理工作彻底得到了改观。现代化管理工具是做好新时期档案工作的重要保障，随着各类新型档案管理的不断涌现，对医院档案管理提出了更高的要求，在现代化管理方面，医院为进一步提高档案工作打下了坚实的物质基础。

卷宗质量是档案工作的生命线，过去医院归档卷宗质量有的不是很高，如装订次序混乱，正副卷不分、电子档案不完善，直接影响了档案工作的整体水平。为保证档案工作质量，使档案能够经得起历史的检验，医院本着认真负责的态度，组织有关人员重新学习国家档案局规定的各项规章制度，从一个新的高度认识档案管理工作的重要意义。

医院的档案工作能够认真履行工作职责，按归档标准坚持原则严把归档关，对遗送归档的卷宗认真验收，发现问题及时指出，并要求重新整理装订，输入电脑，把问题解决在归档前，从而保证了归档质量。在做好档案工作的同时，加大了对临床业务科室、行政后勤科室、分院、社区卫生服务中心等部门的业务指导，帮他们找出问题，督促解决落实，努力提高医院的整体档案管理质量。

3 增加档案门类，注重开发利用

由于医院工作性质所决定，多年来，比较偏重于对行政、临床档案的收集，忽视了对声像、科技、人事等档案的收集，出现了以偏盖全的现象，致使医院的一些重大活动和事件没有档案记载，失去了许多珍贵的资料，造成了无法弥补的损失，也给档案工作留下了一些令人遗憾的空白。为了把医院档案综合室真正建成多功能、门类齐全的科室，在继续做好卷宗归档的同时，注意了对科技、声像等档案的收集和整理，改变以往坐等上门送档案资料的工作方式，主动到各部门和领导那里进行收集，经过筛选，整理分类，把有价值和意义的资料收集归档。如医院的基建图纸等重要资料，都是经过档案工作人员主动争取收集归档的。经过努力，逐渐丰富了医院的馆藏，增加了档案门类。收集、保护档案是因为它具有很高的历史价值和实用价值，利用档案工作赖以生存的基出，档案工作的最终目的就是为医院服务，档案工作要服从和服务于医疗工作这个中心，就要积极提高档案利用率，让更多的档案直接为医疗服务。过去在很长一段时间内，对档案重保管轻利用，使档案的价值没有很好的体现出来，为了更大限度地发挥档案的使用价值，利用档案为医院和患者更好地服务，在保管好档案的基础上，医院加大了对档案开发利用的力度，由过去的被动服务逐步向主动服务转变，根据每个时期医院工作的特点及时了解需求信息，认真当好利用者的参谋，事先把可能需要的档案进行整理分类，使查阅档案的同志便于查找，节约了时间，把档案工作做在了前面。

4 提高素质，稳定队伍

医院档案工作的特点是集政治理论、医疗卫生知识和档案专业与一体，医院的档案数量大、门类全，这决定了档案工作人员既要有良好的政治觉悟，较高的理论水平，又要有熟练的医疗卫生知识和过硬的业务能力，因此只有培养和造就一支高素质的档案队伍，才是档案事业兴旺发达、长期健康发展的必由之路。

档案管理人员要想在政治待遇和工作中有地位，首先在工作上要有所做为。

随着档案事业的不断发展，档案工作经常会出现许多新的矛盾和问题，这就对档案队伍提出了更高的要求。只有不断学习钻研，提高自身的素质，才能跟上档案工作发展的需要。工作中，狠抓档案工作人员的综合素质，对他们进行政治理论学习和思想道德教育，采取以会代训、档案宣传、评比检查、参加学习等形式进行培训和学习，通过培训学习使档案工作人员的综合素质有了明显提高，增强了责任感和使命感，树立了默默无闻、爱岗敬业的精神，强化了档案工作为临床服务的意识。根据档案工作的特点和档案事业的发展需要，在保持档案队伍相对稳定的基础上，医院对不适合做档案工作的同志做了适当调整，选调了一批政治思想好、组织观念强、知识水平高、热爱档案工作的同志充实到档案队伍，使档案队伍出现了以老带新、年龄和知识结构更加合理的可喜局面。

多年由于诸多原因，档案队伍不太稳定，许多档案工作人员认为干档案工作不被重视，影响进步，医院为了稳定档案队伍，解除档案工作人员的后顾之忧，使他们安心投入工作，采取了一系列措施，在政治待遇、工作生活上关心支持他们，对他们在工作和生活上存在的问题尽可能解决，在各种待遇上一视同仁，积极鼓励进步，对在工作中做出突出成绩的同志进行年度表扬和奖励。通过一系列措施使档案的整体工作得到了全面提高，对促进医院的工作起到了很大的作用。

[1]林素梅.医疗保险档案的收集与整理[J].上海档案，2002（3）：52-53.

[2]王季.对做好医保档案工作的几点认识[J].黑龙江档案，2011（2）：70.

[3]张军.医疗保险档案 ABC[J].科学之友，2002（7）：86-87.