新形势下医院档案管理工作的新思路探究

曾永辉

广东省河源市中医院，广东河源 517000

新形势下医院档案管理工作的新思路探究

曾永辉

广东省河源市中医院，广东河源 517000

随着新医改的深入，对医院管理工作提出了更高的要求，医院档案管理作为容易被忽略的工作内容，应引起重视。传统的医院档案管理工作存在较多弊端，不能保证信息资料的完整性和连续性。针对此种情况，本文从健全医院档案管理制度、组织业务培训、引进现代化技术及拓展档案服务领域方面阐述了新形势下医院档案管理工作的新思路。

医院档案管理；新医改；信息化；新思路

随着我国新医改方案及配套政策的陆续出台，医疗改革日益深化，对医院临床及管理工作提出了新的要求和挑战。医院档案是国家信息资源的重要组成部分，其不仅有凭证作用，更作为一种特殊的信息资源，为临床医学的研究和发展提供依据和线索[1]。档案管理是医院管理的重要组成部分，应加强医院档案管理的科学化，以适应新医改形式的发展。本院较为重视档案管理工作，但以往的档案管理方法存在一定的弊端，不能保证档案的系统性及完整性。随着医改的深入和科技的发展，笔者对新形势下医院档案的管理方法进行了有益的探索。

1 传统医院档案管理存在的问题

1.1 管理体制不健全，缺少统一标准

医院绝大多数科室的工作人员都有明确的工作职责及制度，但医院档案管理方面的制度及职责规范则不明确[2]，没有一定的管理模式也没有管理网络，档案管理机构设置杂乱且管理分散，各部门档案分别管理，使信息资源缺乏完整性和连贯性，无法统一有价值的资料，且可能收集重复信息，查找困难。这会给档案的计算机网络化管理造成困难，不足以满足新时代的发展需求，不利于管理的科学化。

1.2 缺少专业管理人员，且管理人员意识不强

绝大多数的医院档案管理人员均非专业出身，多是由其他科室，如行政、护理或医技科室转岗或兼职，理论及文化水平参差不齐，流动性大，随意性强[3]。由于缺少专业管理人员，转岗或兼职人员往往对档案管理工作不能足够重视，不能将精力放在档案管理工作中，使档案管理工作处于弱势和被动地位，缺少创新且发展缓慢。另外，管理人员法制意识薄弱，相关人员对《中国人民共和国档案法》有关知识学习不足，致使管理无章可循，无法可依[4]。

1.3 现代化管理水平较低

由于医院档案管理分散且管理人员主动性差，档案管理的现代化发展较缓慢。传统的档案管理方法为次年的第一季度收集整理上年各科室档案资料，然后进行分类归档保存。而医院档案室一般较小，储存空间较少，传统方法收集的档案往往因为拮据的空间无法全部归档保存，而被删选掉的信息则永久遗失，使医院档案信息十分有限。另外，医院全年工作总结数据均自各个科室的统计报表，整理操作十分麻烦，需要从多个材料中提取需要的信息[1]。这样不但加大了档案管理人员的工作量，且手工提取数据难免错漏，无法保证数据的准确性，不符合新形势的发展要求。

1.4 重管轻用

从目前医院的档案管理来看，重管轻用的现象普遍存在。很多医院档案收集、整理、保管之后就被束之高阁，鲜为利用，忽视了最为重要的档案信息资源的开发，特别是对医疗、教学及科研有极为重要意义的病历档案，使许多珍贵的信息不能物尽其用。档案信息不能得到充分利用，则失去了档案的价值，久而久之会使医院档案管理工作流于形式，难以发展。而传统的档案管理方式的缺陷，如查找不便、信息不全等也可能是重管轻用的原因。由此可见，以上原因互为因果，均严重阻碍了医院档案管理工作的创新和发展，使其跟不上新时代的节奏，成为新医改下医院管理工作的软肋。

2 医院档案管理工作的新思路

2.1 健全医院档案管理制度，规范管理模式

建立健全医院档案管理制度的内容十分广泛，如建立档案利用、保管制度，制定档案保管期限及范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院管理考核之中，制定相应的考核和奖惩措施，将有助于制度及规定的实施，并能调动各科室及档案管理人员的积极性。制度及规定的建立应符合医院的实际情况，由多年从事档案管理的有经验人员带头组成小组，小组中应至少有一名技术人员，提供专业技术指导，且应广泛收集各科室意见，认真总结科室对档案管理的实际需求，并与小组多年的管理经验结合，从而制定出切实可行的管理制度和规定，让档案管理从无章可循到依章办事，达到规范化管理，这样也保证了档案资料的连续性和完整性。

2.2 组织业务培训，强化管理意识

医院档案管理人员的业务素质对档案的优化管理至关重要。医院档案管理工作，不是各门类档案的简单集中保管，而是一项实现医院档案管理工作规范化、制度化、科学化、现代化的高标准系统工程，需要工作人员具备一定的专业素养。面对现今档案管理人员素质较低的问题，组织业务培训，强化管理意识迫在眉睫。提高档案管理人员素质，一方面医院应将档案人员培养纳入医院人才培养计划，要特别重视复合型人才的培养。通过专业培训、继续教育等手段，提高档案管理人员的知识水平。同时，与其他科室一样，档案管理也应引进考核、晋升制度，从而调动工作人员的热情，激发其工作主动性。另外，要提高全院的档案管理意识，应首先得到院领导的支持，院领导通过开会强调、突击检查及向科主任施压等方法，可迅速提高全院对档案管理的重视，经过一段时间的习惯及熟悉以后，规范的档案收集工作成为定式，将有利于医院档案管理工作的开展。为维护档案的完整与安全，档案管理人员的法制观念也应强化，应建立和完善以《中华人民共和国档案法》为依据的档案管理模式。

2.3 引进现代化的档案管理技术

现代化管理离不开现代化的设备，利用计算机管理档案可以减少档案的储存空间，保存方便简单，既节省人力、物力和财力，又进高了工作效率，且在信息高度发展的今天，计算机管理档案符合时代发展的需求。

2.3.1 储存方式的多样化 在传统的档案管理时期，医院档案主要以纸质文本形式储存，其具有所占空间大、查找困难、难以常年保存、共享性差等缺点[5]。随着现在信息化的发展，档案的储存也呈现多样化，除了纸质文本以外，且更多的是以为患者服务过程中产生的电子文件和视听档案的形式出现。新的储存方式的出现，不仅减少了传统档案储存的占地，更扩大了存储的内容和范围，延长了储存时间，具有共享性。但新技术并不能完全替代旧的储存方式，笔者认为应两者结合，根据档案类型，选择合适的储存方式。

2.3.2 电子管理网络的建立 实现档案网络化管理是网络时代档案工作的主题。传统档案管理因受管理人员的主观性影响，使管理工作效果受到较大影响，而计算机管理程序为主导的管理方式可以解决这一问题，提高工作质量和效率。应从以下几个方面实现医院的档案的网络化管理：（1）人事档案的网络化；（2）病历档案的网络化；（3）文书管理的网络化[6]。然而，要实现档案网络化管理也仍存在一定的问题。首先，各部门在档案数据库的建设中，不能协调统一，标准化程度难以制定；其次，医院各科室封闭的办公环境阻碍了档案管理网络化的发展，由于协调机构的缺少，使工作效率无法提高；另外，在某些地方医院信息网络化的技术问题难以解决，成为阻碍档案管理发展的瓶颈，而网络黑客和病毒等也可能造成档案信息的泄漏和损毁，引发严重后果。总之，虽然实现档案网络化管理是时代发展的必然趋势，但医院应根据自身实际情况循序渐进，避免急于求成，造成浪费或不良后果。

2.4 拓展档案服务领域

档案管理的终极目的是利用，使其发挥潜在的社会效益和经济效益，因此，医院档案管理工作者应通过编制多种检索工具、开展编研工作、提供主动服务、加强各级医院信息的横向联系，提高档案信息利用率。同时，还可以经常举办医学档案信息相关讲座，结合医院在不同时期对档案信息的不同需求，积极拓宽科研选题新思路，主动为医院临床、科研或教学工作提供服务。

3 小结

医院档案是医院的财富，面对新形势，医院档案管理应积极探索创新，寻求发展，以适应时代的要求。这需要建立健全医院档案管理工作制度，并取得档案管理工作人员、院领导及各科室的配合，提高对档案管理工作的重视。随着电子网络化的发展，医院档案管理顺应形势引进新技术是大势所趋，但需量力而行，逐步发展，避免急于求成。除此之外，提高医院档案信息的利用，是档案管理工作的重要内容。

[1]艾莉丽，刘铁强.医院档案管理规范化可行性探讨[J].中国医院管理，2004，24（9）：33.

[2]陆艳，蔡栋.当前医院档案管理工作分析[J].中国医院管理，2000，20（10）：55-56.

[3]魏庆红.浅谈新医改下的医院档案管理工作[J].云南档案，2010，15（5）：67-68.

[4]陈锦萍.试论综合性医院档案管理的现状与对策[J].广西医学，2007，29（9）：1480-1481.

[5]李奕恒.信息化时代医院档案管理工作探讨[J].现代商贸工业，2010，8(16)：51-52.

[6]刘振宇.关于医院档案管理网络化的思考[J].中医药管理杂志，2011,19(4)：389-390.

New ideas of hospital archives administration under new situation

ZENG Yonghui
Hospital of Traditional Chinese Medicine of Heyuan City in Guangdong Province,Heyuan 517000,China

With the new medical reform deepening,it has puts forward higher request for hospital management.Hospital archives administration as easily overlooked work content,should be given more attention.Traditional hospital archives administration has many disadvantages,which can not ensure the integrity and continuity of information.In view of this situation,this article expounds the new ideas of hospital archives administration under new situation from aspects of perfecting hospital archives administration system,organizing business training,introducing modern technology and expanding archives service field.

Hospital archives administration;New medical reform;Informatization;New ideas

R197.32

C

1674-4721（2013）04（b）-0143-02

曾永辉，男，法学专业，研究方向：文书及病案管理。

2012-11-30 本文编辑：郭静娟）